Unha factura, ás veces chamada factura de vendas, é un documento enviado por un provedor dun produto ou servizo ao comprador. A factura establece unha obriga por parte do comprador a pagar, creando unha conta a cobrar . Noutras palabras, a factura é unha verificación por escrito do acordo entre o comprador eo vendedor dos bens ou servizos.
As facturas son unha parte importante do sistema de contabilidade e contabilidade da súa empresa porque rexistran transaccións de vendas.
Que inclúe unha factura?
As seccións habituais nunha factura inclúen:
- A data en que se creou a factura. Non esqueza isto. A data da factura inicia o reloxo marcando no cliente. Se tes termos (un límite de tempo para o pago), queres incluír a data para que todos saiban cando o pagamento é debido.
- Nomes e enderezos de clientes e provedores. Se está a crear a factura no software de contabilidade, só pode necesitar o enderezo de correo electrónico do cliente, pero aínda é unha boa idea recompilar e incluír a dirección física, no caso de que necesite enviar unha carta ou documento real.
- Nomes de contacto de persoas físicas nas dúas empresas (ou empresas e individuais). É unha boa regra de relacións cos clientes para asegurarte de escribir correctamente os nomes.
- Descrición dos elementos comprados , produtos ou servizos, incluíndo prezos e cantidades. Moitas veces terás descricións de elementos estándar e números de inventario. Pero sexa o máis específico e detallado posible, cando cree a factura. Isto evita confusión e problemas "non sabía".
- Condicións de pagamento. Por exemplo, o provedor pode especificar "net 30 días", o que significa que o importe total é de 30 días.
Como invocar a un cliente
Pode estar usando o software de contabilidade comercial en liña ou quizais estea usando unha factura preimpresa que completará. O proceso funciona do mesmo xeito para os dous procesos de facturación.
Prepararás unha factura só despois de enviar ou entregar o produto ou servizo ao cliente.
- Comezar identificando o cliente . Nalgúns casos, tamén pode querer identificar un sub-cliente ou traballo dentro do ficheiro do cliente.
- Inclúe números de documentos anteriores relacionados con esta venda, incluíndo calquera orde de compra ou acordo de venda ou estimación.
- Identificar os elementos vendidos e entregados . Normalmente, incluiría o nome do produto ou servizo, cantidade (ou tempo, por servizos) e taxa (por elemento ou por hora). Se está a usar o software en liña, calcúlase o total de cada elemento. Este é o lugar onde pode ter que clasificar un elemento como " orde de atrás ".
- Cada elemento ten a súa propia liña e engádese o total de todas as liñas.
- A continuación, incluirá información sobre os depósitos xa realizados polo cliente ou os descontos aplicados a esta factura.
- Pode querer ofrecer aos clientes diferentes métodos de pago, posiblemente dando un desconto para pagar en efectivo.
- Inclúe as condicións de envío dos produtos enviados. Existen dous tipos: punto de envío FOB ou destino FOB. (F OB significa "libre a bordo" ). Se os termos son o punto de envío FOB, o cargador (que é o vendedor) paga o envío. Se os termos son o destino FOB, o comprador paga o envío. Tamén é bo notar se o cliente colle o elemento ou os elementos, se hai algunha dúbida sobre o elemento que se está a recibir.
- Inclúe os termos de venda. É dicir, cando quere que o comprador pague e dará calquera descuento para o pago anticipado? Os termos exprésanse así como 2/10 Net / 30. Isto significa que darás un 2% de desconto se o pago se recibe dentro de 10 días e todo o saldo débese en 30 días.
As facturas poden ser enviadas por correo electrónico ou por correo electrónico ou por fax a un cliente.
Cando un cliente paga, o número de factura debe ser observado no recibo de vendas e correspondente ao recibo de vendas no seu programa de contabilidade, polo que está claro que a factura foi pagada. O pagamento leva o importe en circulación da súa conta de contas a recibir.
Facturas vs Ordes de compra
As facturas ás veces se confunden coas ordes de compra . As ordes de compra (PO) son antes da transacción e as facturas son despois da transacción. As ordes de compra rexistran un pedido dun cliente a un vendedor ou provedor.
Unha factura, por outra banda, rexistra a recepción do produto ou servizo e, como se mencionou anteriormente, as condicións de pagamento. Os pedidos de compra son utilizados por moitas empresas como parte dun proceso de aprobación. Algunhas empresas requiren pedidos de compra de produtos ou servizos por un importe específico.
Facturas vs facturas
A diferenza entre unha factura e unha factura é o foco eo punto de vista. A factura é creada por un provedor e é unha declaración de servizos ou produtos producidos e entregados a un cliente, incluído o importe adeudado. Pódese crear unha factura antes ou despois de que o produto ou servizo se reciba. É común que unha factura se inclúa cos produtos que se entreguen, polo que o destinatario pode verificar os elementos para asegurarse de que estean todos alí.
Un proxecto de lei é unha solicitude de pagamento. Normalmente considérase unha factura desde o punto de vista do cliente. É común recibir unha factura sen unha factura, como nun restaurante ou tenda de venda polo miúdo. A factura xeralmente dáse coa expectativa de pagamento inmediato.
Algúns exemplos de facturas
Esta factura de mostra inclúe información canadense, pero daralle unha idea do que inclúe unha factura .
Aquí hai algunhas indicacións paso a paso para crear unha factura.