Os pedidos de compra adoitan ser impresos previamente, documentos numerados xerados polo sistema de xestión financeira do vendedor. Noutras palabras, se usa un software de contabilidade como QuickBooks , cando solicite os produtos dun vendedor, creará unha orde de compra no sistema. O propósito do PO é crear un documento trackable dentro do seu sistema de contabilidade ou POS que se usará en todo tipo de formas benéficas de realizar o seu negocio.
Como funciona cun sistema de inventario
- Un PO informa ao seu sistema de inventario o que ten por encargo. Se está a usar un sistema de compra aberto , non sabe pedir máis dun produto porque xa están ordenados.
- Pode establecer especificacións de compra co provedor. Por exemplo, obviamente contén as cantidades de cada produto que está a solicitar, pero tamén detalla o método de pagamento, os termos dos que pagará polos produtos (incluído a data de citas ) eo método en que desexa que os produtos sexan enviados ao seu tenda.
Moitos provedores teñen un sistema conxunto ou estándar que utilizan para a facturación e o transporte de mercadorías. Entón, sen ningunha instrución, eles serán por defecto para UPS Ground cando o envío para ti, por exemplo. Pero podes necesitalo máis rápido e PO pode comunicalo.
- Un PO é un documento de rendición de contas para todas as partes. É moi fácil cometer erros ao realizar pedidos. Pero cando todo está por escrito, é difícil discutir. Podo lembrar moitas veces cando recibín unha factura incorrecta dun vendedor, pero tiña a miña orde de compra para facer unha copia de seguridade e conseguiuno revertir ou corrixir.
Un exemplo diso, recibín unha factura de 300 caixas de crema de zapatos e cando pedín 300 pezas. Hai 100 pezas nunha caixa, así que podes imaxinar canto maior sexa a factura que o que se supón que era.
- Cando chegue a mercadoría do vendedor, podes consultala no PO e asegurarte de que o envío sexa correcto. En quinto lugar, permite que todos os empregados estean implicados. Por exemplo, un empregado pode ordenar e outro pode recibir.
Recordo a miña primeira tenda de venda polo miúdo fai 26 anos cando non tiñamos un sistema de PO. Dende que eu era quen ordenaba, tamén tiña que revisar todo para asegurarse de que era correcto. Non uso eficiente do meu tempo como propietario da tenda.
Un dos outros beneficios das ordes de compra é a súa solvencia. Os bancos sempre mirarán os seus PO para determinar se é un disolvente. Un sólido proceso de pedido pode axudarche a ser aprobado. Un pobre resultará en non obter un préstamo. Tamén se pode empregar para obter crédito co provedor. Por exemplo, algúns provedores poden esixir que pague diñeiro cando faga a compra. Despois dun período de facer negocios contigo, poden permitirche enviar unha PO contra unha tarxeta de crédito. Isto é enorme na xestión do fluxo de caixa .
Os PO son unha práctica común no comercio minorista. E calquera software de contabilidade ou contabilidade que poida instalar na súa tenda terá un compoñente PO para ti.