Hai variables a considerar ao facer a súa selección. Estes inclúen o obxectivo do seu evento, o orzamento co que está a traballar, o motivo da contratación externa e os candidatos dispoñibles para o traballo e, afortunadamente, hai algúns excelentes recursos que as empresas poden empregar para elixir o mellor planificador ou productor de eventos. axuda a crear o evento da empresa.
Utiliza a seguinte guía para axudarche a determinar se necesitas ou non un planificador de eventos para o teu próximo evento empresarial e, se o fas, como seleccionar o mellor candidato para o traballo.
Determine o seu obxectivo e necesidade de evento para o planificador de eventos
A maioría da xente pensa que contratar un planificador de eventos externos ou un proveedor comeza por determinar o orzamento do evento , pero o certo é que é máis importante comezar por definir por que quere realizar un evento en primeiro lugar. Antes de chegar a un recurso externo ou interno que o axudará a planificar ese evento, quere estar en posición de compartir os obxectivos importantes do evento. Responda ás túas preguntas relevantes sobre quen, que, onde, cando, por que e como, haberá tempo para facer axustes máis tarde.
Unha vez definidos os seus obxectivos, comezarán a xurdir algunhas ideas claras sobre o tema e mensaxe que quere transmitir no seu evento, pero o máis importante, vai querer determinar que actividades e servizos necesita o recurso externo para manipular no teu nome.
Vai querer determinar o orzamento que ten para un planificador e se axudan a seleccionar o lugar, crear os menús e facer recomendacións sobre as opcións de comida e bebida, oradores e entretemento, estar no lugar para necesidades de día de produción, e / ou axuda a crear documentos de comunicación importantes como invitacións e lista de invitados.
Se está a planear o seu evento por si só e aínda non ten ningunha destas necesidades, é probable que queira contratar un planificador de eventos para xestionar estas tarefas e responsabilidades.
Use fontes locais para atopar un planificador de eventos cualificado
Moitas veces, a xente pensa que o boca a boca é a mellor forma de contratar un planificador de eventos para a súa festa de aniversario, a reunión de negocios do almorzo, a retirada de fin de semana ou outro tipo de evento e, aínda que seguramente, este probablemente non sexa o enfoque máis efectivo.
Se estás a buscar o mellor planificador de eventos para o teu caso, é mellor investigar a alguén con experiencia e ten unha reputación sólida dentro da comunidade de planificadores de eventos. O boca a boca ofrece unha oportunidade de vendas sinxelas para un planificador que desexe atopar novos clientes, pero a reputación dos compañeiros é moi efectiva.
Independientemente de se se trata dun evento social ou dunha reunión corporativa, en xeral, as regras de contratación dun planificador de eventos ou restauración seguen sendo as mesmas: quere contratar a alguén que teña experiencia en crear o seu tipo de evento.
Considere os capítulos de grupos de membros profesionais ou consulte co capítulo nacional ou local de Meeting Professionals International, a International Special Events Society, a Asociación Nacional de Executivos de Catering.
Tamén é relevante para descubrir quen está publicando artigos na súa industria.
Se desexa coñecer quen ten a reputación de prestar servizos ou coñecementos especializados en un determinado mercado, consulte coa oficina de convencións e visitantes locais, xa que moitos planificadores de eventos son membros activos e tamén mantén relacións coas cámaras de comercio locais; Outro xeito para os expertos en orixe é chegar ao departamento de vendas de convencións do hotel: comparten contigo a quen confían.
Entrevistas e debates sobre as necesidades do evento cos solicitantes
A maioría dos planificadores de eventos estarán ansiosos por escoitar sobre o seu evento específico, pero proporcionarlles breves detalles ao comezo e centrar un pouco máis na súa experiencia na rolda inicial das entrevistas, durante o cal debería reducir o número de candidatos ata o final. tres candidatos máis fortes.
A continuación, debe solicitar a cada planificador de eventos ou á súa empresa compartir información sobre o seu negocio, experiencia con eventos pasados e como planean as continxencias, prestando moita atención á forma de resposta do solicitante e ás preguntas de seguimento que poida ter para a túa empresa, o evento ou os seus obxectivos.
Os bos planificadores obrarán nunha discusión para coñecer os obxectivos xerais do seu evento, a súa liña de tempo, o orzamento, o reconto dos convidados e as preferencias persoais. Os bos planificadores faránlle preguntas sobre a súa organización e coñecerán os seus obxectivos e o seu evento particular: buscará estes sinais cando entrevista para buscar candidatos que se destaquen do resto.
Aínda que non sempre é posible coñecer a alguén persoalmente durante a primeira rolda de entrevistas, especialmente se o programa está fóra da cidade, isto pode ser un paso crítico na elección do planificador ou produtor axeitado para o seu evento e empresa.
As reunións cara a cara proporcionan información máis aló da experiencia ou experiencia dun planificador na súa relación co equipo da súa empresa que axudará a crear este evento: vai querer elixir un candidato que non só teña un bo historial para Producir eventos de calidade, pero tamén un que se xunta co teu equipo.
Opcións restrinxidas e facer unha selección
Non é o suficientemente bo para seguir o instinto, o consello dos teus amigos ou mesmo compañeiros e compañeiros de traballo ou a reunión persoal só, este é o teu evento e o teu nome e a túa reputación estarán asociados. Necesito consultar as referencias dos teus candidatos tamén. Asegúrese de solicitar os nomes dos clientes cos que traballaron previamente os candidatos, pero tamén cavar na historia do planificador para atopar eventos que el ou ela non mencionen; pode que descubra que botou algúns eventos cun cliente particular que non Non fai o seu currículo.
Unha vez que comprobou que un candidato está ben coa súa compañía, demostra coñecementos especializados no campo e ten unha comprensión bastante boa do evento que quere producir con el ou ela, é hora de limitar a súa selección a unha e escoitar as súas ideas sobre o evento. Con base nos seus obxectivos e ideas, un bo planificador de eventos presentaralle un plan que axudará a acadar o seu tema; se é unha noite e cea privadas para un grupo íntimo de persoas, o planificador debería chegar a ti con ideas que inclúen moitas de os detalles do teu programa.
Neste punto, o planificador de eventos debería presentarche ideas que lle farán sentir que tomaron o seu orzamento e duplicaron o seu valor. Debe ser evidente na forma en que lanzan a súa visión para o seu evento.
Comparando o seu orzamento para o planificador do evento
Con base nos seus obxectivos do evento, é posible crear un sentido xeral de canto custará para varios elementos do seu programa, que variarán dependendo do tipo de evento que estea hospedando e do que inclúa. Moitas persoas que organizan un evento por primeira vez tenden a caer na trampa de querer planificar un evento de champaña cun orzamento de cervexa, polo que moitas persoas volverán ao seu planificador de eventos para obter axuda.
Un candidato ideal levará o orzamento que os presente e convertelo en algo máxico, pero esas ideas chegarán a un prezo e é importante que solicite ao planificador que revele todos os seus custos e posibles fontes de como estas taxas serán cubertos e incorporados ás taxas globais de planificador de eventos orzamentarios que variarán de planificador a planificador ou compañía de eventos a compañía de eventos.
Dependendo da natureza do teu evento, deberás proporcionar depósitos, trámites e contratos para o planificador de eventos e os lugares e servizos dos eventos que ofrecen. É un xeito completamente aceptable de manipular os negocios, pero o mellor consello neste momento é buscar asesoramento profesional e nunca asinar un contrato que non fose revisado polo seu propio avogado legal, especialmente cando se trata de persoas particulares que quizais non teñan Os mesmos recursos dunha gran empresa.
Quédate co planificador e prepárate para disparar e rehacer
A maioría das historias malas que ocorren relacionadas coa planificación do evento adoitan ser consecuencia da falta de seguimento. A planificación de eventos require a coordinación efectiva da loxística e devolvelos a unha persoa de terceiros pode producir un incendio se o planificador de eventos que contratou non é totalmente responsable dos obxectivos e obxectivos da empresa para o evento.
Por este motivo, vostede como director de contratación debería traballar en estreita colaboración co planificador ou o productor para asegurar que cada elemento da produción se despegue sen enganar: asegurarse de que os locais e os provedores estean listos para o evento para garantir que se fixeron pagos a cada un. vendedor antes e despois. Non quere dicir que a maioría dos planificadores de eventos non cumpran os seus servizos prometidos; simplemente significa que debes asegurarte de que a loxística sexa confirmada.
Se todo sae do xeito planificado, terá un evento exitoso e un excelente recurso de planeador de eventos para o futuro, pero se o proceso de planificación non funciona sen problemas polos servizos acordados por escrito, é importante revisar se o proxecto é un bo axuste co planificador.
Aínda que é razoable ter paciencia e traballar coa loxística e os posibles malentendidos ao longo do camiño, se non está a recibir os servizos que quere, entón debería estar preparado para ter unhas discusións serias. Se tes que estar preparado para disparar un planificador mal e ter unha opción de copia de seguridade en todo momento.