Por que tomar as Minas de encontro da xunta corporativa?
En realidade, hai varias razóns para tomar e rexistrar minutos das túas reunións corporativas.
O primeiro e máis importante motivo para levar minutos de reunións é ter un rexistro do que decidiu. Teño sentado nas reunións do taboleiro onde ninguén podería recordar unha decisión tomada polo consello fai uns meses. Ter algo por escrito para o teu negocio,
O segundo motivo para o minuto do consello corporativo é para fins fiduciarios e de responsabilidade. Os membros do consello están nunha posición de confianza. Están tomando decisións sobre o diñeiro investido polos accionistas corporativos e necesitan poder demostrar que actuaron con prudencia, no mellor interese da corporación e sen conflitos de interese . Tendo minutos de reunión do consello axuda o consello a demostrar que actuaron de boa fe e evitan a responsabilidade persoal das súas accións.
A terceira razón é para efectos fiscais. A corporación é unha entidade separada dos accionistas individuais. Para estar seguro de que está mantendo esa separación, os minutos de reunión do consello proporcionan un rexistro.
Sen eles, o IRS ou as axencias estatais poden negar o estado fiscal do negocio. Unha corporación que non o mostre actuando como unha entidade separada dos propietarios pode crear unha situación fiscal difícil.
Hai un equilibrio entre as empresas que se esforzan por asegurarse de que os membros do consello cumpren o seu deber e están protexidos, contra as reunións xerais e longas que perden o tempo do membro.
Nós abordaremos ese equilibrio neste artigo.
Agora que discutimos os motivos para levar a cabo os minutos de reunión do consello, aquí hai algúns erros que fan as empresas e algúns pensamentos sobre como corrixilos.
Non crear e distribuír unha axenda antes da xuntanza
Outro gran erro feito polas empresas nas súas xuntanzas non é establecer unha axenda antes da reunión e non distribuír a axenda e os documentos pertinentes antes da reunión. A axenda debe incluír cantidades específicas de tempo para cada elemento da axenda. O feito de ter unha axenda específica non só fai que a reunión funcione sen problemas, pero permite que o consello (e quen lea os minutos máis tarde) coñeza a importancia relativa de cada elemento na axenda.
Iso non significa que non poida chegar á axenda se é importante e urxente, pero os elementos poden engadirse á axenda por votación. E moito iso é urxente que deben ser tratados polos executivos, e non polo consello.
Faltan partes importantes das actas da xunta directiva
O modelo para os minutos de reunión do consello debe incluír:
- O data, hora e situación da reunión
- Hora de inicio e finalización, e os tempos asignados a elementos específicos da axenda
- Que tipo de xunta directiva: regular, especial ou anual (todos os estados esixen que as corporacións teñan unha reunión anual)
- Quen estivo presente, notando a directores, invitados e empregados, e os membros do consello non estaban presentes. Deberán notarse os nomes de alguén que chegue tarde ou saia cedo.
- Especificando se un quórum está presente. Un quórum adoita ser requirido polos estatutos sociais para que se poidan tomar os votos. O requisito do quórum adoita ser máis da metade dos membros. (Para un consello de nove membros, por exemplo, cinco membros deben estar presentes para un quórum).
- Se as presentacións son dadas por comisións ou outros, inclúense nomes e títulos de presentadores.
Minutos de reunión demasiado específicos
Probablemente as táboas de erro máis grandes son requirir información detallada sobre discusións (ás veces argumentos) e procesos. As reunións deben reflectir os resultados das decisións, e non quen dixo o que na discusión. Digamos que a súa xunta vota sobre unha moción para vender unha nova liña de produtos.
Os minutos da reunión deberían dicir: "Movemento para engadir unha nova liña de especias. Moción secundada e aprobada, con tanta disidencia". Se o grupo tivo unha discusión, debes rexistrar a duración da discusión e resumila, pero non necesitas entrar en detalles sobre a discusión.
Minutos que non son suficientemente específicos
No outro extremo do espectro, algúns minutos non son o suficientemente específicos como para proporcionar información e manter os membros afectados. Se a decisión non foi unánime, un rexistro de que membros do consello non estaban de acordo, o que se abstiveron (e notase si a abstención foi por causa dun posible conflito de intereses).
Mentres non tes que rexistrar o golpe de todas as conversas, ou quen dixo o que. Pero debe haber suficiente información no minuto para reflectir o espírito da discusión.
Reunións da xunta demasiado tempo
Ninguén gusta de longas reunións, pero hai algunhas formas de acurtar a reunión e os minutos. Pode querer aforrar tempo de xuntanza a bordo creando unha axenda de consentimento. Basicamente, esta axenda é unha lista de cuestións que poden ser tratadas rapidamente sen discusión. A lista pode incluír minutos da reunión anterior, finanzas e informes dos comités ou o presidente.
A axenda de consentimento e os informes e outras informacións deben ser distribuídos antes da reunión para que os membros teñan a oportunidade de lelos. Entón, na reunión, a axenda de consentimento forma parte do proceso da reunión. Calquera membro do consello pode formular unha pregunta ou preocupación acerca da axenda de consentimento, pero se non hai ningún problema, a axenda de consentimento pode ser votada á vez.
O tipo incorrecto de decisións
Unha xunta corporativa toma decisións sobre a política xeral. As decisións cotiás son feitas polos executivos da corporación con base nesa política. Ás veces, as táboas se exceden e intentan tomar decisións que mellor se deixan á xestión.
Non aprobando os minutos
É tentador, no bullicio e no bullicio das reunións do consello, esquecerse de aprobar os minutos. Pero é importante asegurarse de que os minutos reflectan correctamente tanto a letra como o espírito da reunión. Os minutos son considerados "redactores" ata que se aproben.
Non mantendo rexistros de minutos de encontro
Despois de todos os problemas aos que vaia para manter bos momentos para a súa empresa, non esqueza manter os seus minutos de reunións corporativos en algún lugar seguro e accesible. Configurar un proceso para manter os minutos nun rexistro de rexistros corporativos ou "na nube" nun arquivo protexido por contrasinal.
Escoitando recoñecer o papel do secretario corporativo
A maioría das funcións relacionadas cos minutos corporativos están baixo o dominio do secretario da corporación. Ser unha boa secretaria corporativa é unha arte, e estes individuos a miúdo non son recoñecidos. Diga "grazas" a esta persoa regularmente.
Non inclúe un avogado como asesor do seu consello de administración
A información neste artigo non está destinada a ser asesoramento fiscal ou legal, eo autor non é avogado. Se a súa empresa é privada ou pública (con accións comercializadas publicamente), debería ter un avogado aconsellándolle sobre como tomar minutos corporativos e asistir a xuntas importantes do consello para asegurarse de que vostede eo seu consello están protexidos.