Non obstante, mentres a planificación de eventos é fundamental se queres que o evento funcione sen problemas, tamén queres resultados de todos os teus esforzos.
É por iso que a súa organización debería reclutar unha "comisión de acollida".
¿Que é unha comisión de acollida?
Un "comité de acollida" é diferente dun comité de planificación de eventos tradicionais. En lugar de persoas que están a planear, programar ou configurar activamente os eventos do día ou da noite, o comité anfitrión é un equipo que usa as súas redes para asegurarse de que o evento sexa un éxito. Algúns membros do comité de acollida poden optar por:
- Incentive aos seus amigos, familiares ou colegas a comprar boletos
- Recoller elementos de poxa de empresas locais
- Facer conexións de provedores para os premios de portas ou catering de eventos
Por suposto, hai moitas maneiras que unha comisión de acollida pode facer que os seus eventos caritativos sexan mellores que nunca . Pense nun comité anfitrión como o actual anfitrión dunha festa; alguén que invita aos mellores invitados, sabe quen chamar pola comida ou a decoración e pode conectalo con persoas que fan que o evento sexa un éxito total.
Porque unha comisión de acollida pode aumentar os fondos recibidos nun evento ou obter máis atención dos medios, atopar e reclutar os individuos correctos é vital.
Quen escoller para o teu Comité de hospedaxe
Un comité anfitrión realmente útil non incluirá comerciantes pagados ou planificadores de eventos. No seu lugar, deben ser membros altamente comprometidos do seu equipo existente, base de doadores ou voluntarios coas conexións ea vontade de chegar.
A túa comisión de host pode variar de só un par de persoas a decenas.
Canto máis xente teña a túa comisión, máis impacto poden facer colectivamente sobre o éxito do teu evento.
Podes atopar membros do comité anfitrión en case calquera lugar, incluíndo:
- Un membro ou presidente da túa organización
- Voluntarios que están moi comprometidos coa comunidade
- Donante que ten conexións con empresas locais
- Un doador ou membro do consello que ten contactos extensos no seu demográfico doador ideal
- Voluntarios que coñecen aos vendedores ou propietarios
- Celebridades locais ou nacionais que frecuentemente avocan pola túa causa
Unha vez localizados os individuos que desexa unirse á súa comisión de acollida; é hora de reclutalos.
Como contratar unha comisión de acollida
Buscar e conectarse con persoas que farían excelentes membros do comité de acollida. Non obstante, non solicite a alguén que estea nunha comisión de acollida. Unha invitación formal é a mellor forma de contratar membros da comisión.
Nunha invitación do comité de acollida, é importante incluír:
- Información completa sobre o evento ea súa organización (data e localización)
- Información sobre o propósito do evento (recolleita de fondos por unha causa específica)
- Exemplos de como un membro do comité de acollida podería contribuír
- Unha data para responder ou conectar co teu equipo
- Grazas "avanzado" por deixarlles saber que está ansioso por convitalos
- O seu nome / persoa de contacto e información de contacto
Asegúrese de que os membros potenciais coñezan que a súa participación será recoñecida e apreciada e que poden afectar significativamente ao unirse.
Se estás a pensar como redactar a carta de invitación do comité anfitrión, hai moitos exemplos nos sitios web sen ánimo de lucro. Se está a buscar un modelo doado de usar, copie e pegue o modelo a continuación e insira a súa información en cada un dos corchetes.
[Data]
Estimado [Inserir nome]:
Estou escribindo para informarte sobre un evento emocionante que [O nome da túa organización] está a planear durante [Mes] en [Inserir cidade].
En [Mes + Ano (se diferente ao actual)], [Organización] trae o [Nome do evento] a [Cidade] para aumentar a conciencia sobre [causa / problema social / problema dos enderezos da súa organización] e para crear soporte para [ programas / iniciativas / esforzos].
[Engada información relevante sobre o evento / obxectivo / tema].
O evento realizarase en [Cidade] en [Lugar de evento (se o ten)] en [data e hora].
[Primeiro nome], encantaríamos a túa axuda para que este evento -e outros sexan así- sexa un éxito. Se desexa ser parte deste evento, así como eventos futuros, agradeceríamos se acepte esta invitación formal para formar parte do noso comité de acollida.
Existen algunhas formas simples de involucrarse:
- Comparte o teu nome ou o nome da túa organización como membro da nosa comisión de host
- Invita aos teus colegas, amigos e veciños a comprar unha [table / ticket] para o noso evento (s)
- Únete a nós para o evento
- [Insira unha solicitude específica baseada na posición da persoa, as conexións.]
Tamén nos encantaría si consideras que hospedar a túa propia mesa e convidar amigos e colegas a unha noite de diversión. O seu xeneroso apoio axudaranos a difundir a palabra sobre [cause] e realmente terá un impacto.
Un membro da [Organización] poñerase en contacto contigo no [Inserir xornada] para discutir os detalles da nosa comisión de acollida e para discutir a súa participación, se che interesa.
Esperamos traballar connosco para que o nome do evento e os eventos futuros sexan un éxito. Grazas pola súa xenerosa consideración e apoio.
Atentamente,
[O teu nome]
[Posición na organización]
[Nome da Organización]
[Número de contacto]
Despois de recrutar a súa Comisión de host
Unha vez que convidou aos membros da comisión seleccionados, recibirá cartas de aceptación ou chamadas. Non obstante, antes de entrar nos detalles do evento ou o que desexa facer, programe unha pequena reunión co comité. Sen pedirlle nada deles, deixalos:
- Coñécense uns cos outros
- Discuta como están implicados na túa organización
- Revisa materiais ou presentacións sobre a túa causa / traballo
- Inicia ideas sobre como lles gustaría contribuír
A partir de aí, podes informarlles aos teus obxectivos de recolleita de fondos e como che gustaría verlles traballar xuntos (invitar contactos ou chegar a poxas de subastas). Tamén poden dividirse en "subcomités" se ten un gran grupo
Por suposto, non é o traballo do comité anfitrión só para planificar e executar o teu evento. Un comité anfitrión debería traballar cos seus voluntarios ou comité de planificación de eventos para vender boletos, asegurarse de que se soliciten novos patrocinadores de eventos , os elementos da poxa son abundantes e que a noite será un éxito para os asistentes.
Recoñecendo os esforzos do Comité de hospedaxe
Cando finalice o evento, os membros da comisión do anfitrión deberían ser algunhas das primeiras persoas que agradezas, tanto no acto como con un escrito, grazas ao día seguinte. Canto máis lle involucre a súa comisión de host, máis estarán dispostos a aloxar no futuro.
Atopa as persoas dentro da túa organización ou comunidade que poidan axudarche a albergar o teu próximo evento. Eles poderían facer unha enorme diferencia na cantidade de diñeiro que suscita e os programas que pode soportar.