Localizar, rexistrar e protexer o contido dixital da túa empresa
É o século XXI e todo é dixital, é dicir, en liña. No seu negocio, ten activos dixitais que quizais non teñan pensado. Estes activos, como todos os seus activos comerciais , son valiosos e deben estar protexidos.
Que son os activos dixitais?
A túa empresa ten activos: cousas de valor. Estes activos inclúen todo o diñeiro e as contas a recibir , a través de equipos e vehículos comerciais, a terra e edificios.
O seu contador probabelmente incluíu o custo eo valor actual dos seus activos no seu balance, pero talvez esquecesen os activos dixitais.
Os activos dixitais son activos que existen en liña. Algúns dos seus recursos dixitais poden existir nos seus propios servidores ou poden estar "na nube". Os activos dixitais inclúen:
- Fotos de empresas que creaches. Poderían ser fotos do teu negocio ou procesos comerciais. Estes son activos porque poderían venderse.
- Sitios comerciais ou blogs . O contido ten valor, eo "aspecto" do sitio pode ser valioso se está rexistrado.
- Procesos empresariais (en follas de cálculo, por exemplo) que desenvolveron os seus empregados e que se puideron duplicar e vender.
- Aplicacións que creou a súa empresa, xa sexa para vender ou para o seu propio uso.
- As listas de contactos de correo electrónico e as listas de clientes ou clientes , incluídas as listas de correo dos boletíns, teñen valor porque poden ser vendidas.
- As subscricións a revistas en liña teñen valor para o prazo da subscrición.
- Propiedade intelectual (material fotocopiado, marcas comerciais ou marcas de servizo (o logotipo da súa empresa, por exemplo), patentes. Estes activos poden existir en papel, pero a maioría das veces só son dixitais.
- Produtos nunha tenda en liña , que forman parte do seu inventario comercial. Deberían estar baixo o seu control, aínda que estean almacenados en liña. Se es un vendedor de Amazon , por exemplo, os produtos poden estar no seu almacén, pero obtén a venda.
¿Por que son importantes os bens dixitais?
Do mesmo xeito que todas as cousas valiosas de propiedade da túa empresa, os activos dixitais teñen un gran beneficio para o seu negocio.
- Pode reclamar gastos relacionados coa compra e uso de activos na súa declaración de negocios. O custo dos activos a curto prazo (subministracións, por exemplo) pode tomarse como un gasto inmediato, mentres que o custo dos activos a longo prazo (os que duran polo menos un ano) pódese gastar ao longo do tempo (por depreciación ou amortización).
- Pode vender moitos destes bens ou licencialos mentres aínda os posúa.
- Os activos son valiosos para os investimentos ou para alguén que compre o seu negocio . A cantidade que alguén poida pagar para comprar o seu negocio depende en gran medida do valor dos activos comerciais.
- Algúns activos dixitais, como listas de clientes ou listas de subscritores de newsletter, son particularmente útiles para establecer un fondo de comercio. O valor do fondo de comercio desde a perspectiva contabilística e de avaliación está baseado nestas listas.
- Protexer os rexistros contables e empregados en liña significa que están dispoñibles para auditorías . Non ter rexistros de contabilidade significa que non podes probar deducións de gastos. Non ter rexistros de empregados pode significar que está en risco de multas e penalidades.
Onde comezo a protexer os meus activos dixitais?
Localizar e listar. Comece facendo unha lista completa de todos estes activos.
Utiliza a lista anterior como punto de partida, pero creativa. Pense en calquera cousa que teña en liña ou no servidor da túa empresa que podería ser valioso. Está a buscar cousas que son propietarias (que ten a súa empresa), cousas que ninguén máis ten e pode querer comprar - ou tomar. Considere estes activos dixitais como posibles elementos para a venda. ¿Que querías ou consideras valioso se estiveses comprando esta empresa?
Establecer propiedade e valor. Mire os recursos dixitais que lista. ¿Quen os posúe? Antes de poder protexer estes activos, debe establecerse unha propiedade específica. Por exemplo, ¿podes probar que a túa empresa posúe correos electrónicos de empregados ou correo electrónico? Consulte cun avogado para redactar políticas que establezan a propiedade.
Aínda que poida que sexa difícil establecer un valor específico para algúns dos activos dixitais da túa empresa, é unha boa idea ter algún sentido deste valor antes ou despois.
Si, o valor destes activos dixitais pode seguir cambiando, xa que engade clientes á súa lista ou páxinas ao seu sitio web ou realice actualizacións a procesos, pero pódese establecer un valor de base a través da valoración . Atopar un avaliador de negocios que poida darche unha estimación agora. É moito máis sinxelo valorar algo que existe máis que algo que foi roubado ou destruído por un desastre como unha inundación ou un incendio.
Se tes produtos que está a vender a través dun vendedor en liña como Amazon ou eBay, lea o acordo para asegurarte de manter a propiedade.
Crear acordos de protección. Protexa os seus activos dixitais a través de acordos cos que puidesen roubalos. Considere que os empregados, os clientes e os consultores rexistren acordos de non divulgación. Estes acordos pon a noticia de que o roubo de bens dixitais pode provocar accións legais.
Rexistra a túa propiedade. Moitos recursos dixitais poden rexistrarse para contar o mundo da túa propiedade. As fotos comerciais, os procesos e o contido de sitios web e blogs poden ter copyright . Os bens dixitais como logotipos e debuxos poden ser marcas rexistradas. E non esquezas as patentes dos procesos.
Plan para o futuro. Que pasa cos activos dixitais da túa empresa se che ocorre algo? Inclúa os teus activos dixitais nos acordos da túa empresa. Por exemplo, os activos dixitais de propiedade dunha sociedade deben ser contabilizados no acordo de colaboración , xunto con outros activos. Se ten unha pequena empresa individual ou familiar, inclúa estes activos nos seus plans de sucesión.
Copia de seguridade! É importante atopar un sistema de copia de seguridade para protexer todos os seus recursos dixitais. Ter unha copia de seguridade dunha copia de seguridade non está tola; Lifewire suxire un sistema de copia de seguridade dobre, utilizando múltiples discos duros externos. Tamén pode querer tanto unha copia de seguridade de disco duro como unha copia de seguridade en liña para facer dobre de seguridade.
Finalmente, establecer Protocolos para a protección de activos dixitais
Agora que configurou o seu sistema de xestión de activos dixitais , documentalo. Configure tarefas en curso específicas para copias de seguridade e cronogramas para revisións e actualizacións.
Gran parte do teu negocio está en liña; Mantéñase burlándose ben protexendo estes activos dixitais en liña