Como recuperar rexistros empresariais
Que pasa se perdes os teus rexistros comerciais nun desastre? É un dobre golpe. Ten dous problemas aquí:
En primeiro lugar, non tes os rexistros para apoiar as deducións fiscais en xeral e,
En segundo lugar, non tes rexistros para soportar perdas debido ao desastre.
Apoio ás deducións fiscais cando os documentos non están dispoñibles
O IRS require que as empresas (e os individuos) proporcionen rexistros para apoiar as súas reducións comerciais ou fiscais persoais. Se non ten rexistros comerciais para apoiar as reducións, e está auditado, ten un dilema. A normativa fiscal sinala que "a indisponibilidade dos rexistros dos contribuíntes non alivia ao contribuínte a carga de demostrar o seu dereito ás deducións reivindicadas".
Terás que intentar reconstruír os rexistros da empresa perdida. Pero se os rexistros foron perdidos ou destruídos nun desastre de negocios, que fas?
Apoio ao dano por desastres cando non están dispoñibles os documentos
No caso dun desastre que faga falta os rexistros comerciais, siga un proceso de dous pasos.
En primeiro lugar, documento de que o desastre ocorreu. Nun caso recente (2014), o tribunal fallou ao contribuínte porque nunca comunicou o desastre.
Neste caso, o contribuínte alegou que os danos causados pola inundación fixeran que os rexistros da súa empresa non se recuperasen, pero non documentou os danos das inundacións cunha reclamación de seguro ou outra evidencia. Se non pode probar que os rexistros foron perdidos ou destruídos, o IRS pode supor que non os tiña en primeiro lugar.
A mellor forma de documentar un desastre é presentar unha reclamación de seguro . Mesmo se vive nunha zona de desastres, o IRS non ten forma de saber se o seu negocio sufriu unha perda a menos que poña a perda por escrito.
Como documentar perdas comerciais
Necesitará os rexistros dos seus activos para documentar as perdas aos activos comerciais, incluídos vehículos, equipamentos, mobles e accesorios. Informe as perdas por accidentes na súa empresa ou declaración de impostos persoais. A publicación do IRS 547 describe o proceso de determinación de deducións por perdas, incluída a redución do valor xusto de mercado.
Tamén pode solicitar axuda con FEMA (a axencia federal de asistencia para desastres de emerxencia) ou presentar unha reclamación de axuda ante desastres coa Administración de pequenas empresas.
Polo caso do Tribunal Fiscal que se menciona anteriormente, se os seus rexistros comerciais se perden ou destruíron, debe facer un "esforzo serio e persuasivo" para reconstruír os rexistros comerciais.
Reconstruíndo rexistros tras un desastre
O IRS ten unha publicación excelente, que trata sobre como reconstruír os seus rexistros en caso de perda dun desastre.
Nestes formularios, debe proporcionar a " base de custos " e "base axustada" para calquera propiedade que posúa a súa empresa.
Podes facelo? Ten rexistros que mostran o que pagou por este material?
Protexer rexistros comerciais do desastre
Por suposto, a mellor forma de asegurar que os rexistros da túa empresa sobreviven a un desastre é protexelos antes de que chegue o desastre.
Fai copia de respaldo dos rexistros e lévallos a un lugar seguro, lonxe da túa empresa. Devolve-los de volta en liña tamén.
Lea máis sobre como protexer os rexistros comerciais da perda de desastres .
Que facer agora antes de que o desastre ataca a súa empresa
- Configure o sistema de mantemento de rexistros comerciais para que teña todos os rexistros que necesite para efectos fiscais.
- Fai o rexistro da túa empresa a salvo do desastre, na medida do posible.
- Fai copia de seguridade dos teus rexistros.
Para máis información
Fonte: TC Summ. Op. 2014-75 (PDF)
Referencias do IRS pode resultar útil:
Publicación do IRS 547: Casualties, desastres e roubos
Publicación IRS 584-B: Diario de accidentes empresariais, desastres e roubos