Os rexistros corporativos son aqueles rexistros que debe manter unha corporación estadounidense para demostrar que está funcionando na forma requirida polo Servizo de Impostos Internos e as leis do estado en que se incorpora a empresa (formada como entidade empresarial).
Por que son necesarios rexistros corporativos?
Os registros corporativos son necesarios para demostrar que a corporación está funcionando de forma adecuada segundo o requirido polo Servizo de Impostos Internos, para demostrar que a corporación é unha entidade separada e mantén o escudo corporativo de responsabilidade.
¿Que é un libro de rexistros corporativos?
Algunhas empresas teñen un "libro" de rexistros corporativos que inclúe todos os documentos necesarios. Noutros casos, os registros corporativos mantéñense en liña ou nun arquivo. Os rexistros deben estar nun só lugar e dispoñibles se o Servizo de Impostos Internos audita a súa empresa.
Tamén podes gardar os teus rexistros corporativos "na nube", pero estes rexistros poden incluír información confidencial e procesos propietarios, así que asegúrate de que o teu servidor estea seguro. Susan Ward, experto en Small Business-Canada, ten un gran artigo sobre xestión de documentos que pode axudarche con este proxecto.
Como se crean os rexistros corporativos? Quen mantén os rexistros corporativos?
Os rexistros corporativos son xerados polo consello de administración da súa empresa. A xunta crea documentos como os estatutos da corporación e os seus informes anuais. O taboleiro tamén crea e edita documentos como mocións e minutos durante as reunións do consello.
O secretario corporativo adoita ser designado para manter todos os registros corporativos. Por suposto, todos os rexistros deben estar asinados e as accións que se tomen deben ter documentación. Se a corporación ten accións de stock, o secretario corporativo (xeralmente a oficina desta persoa) realiza un seguimento dos rexistros de propiedade.
O secretario corporativo tamén chama rolo en cada reunión do consello, notando cales membros do consello están presentes e ausentes.
Mantendo un rexistro de resolucións do Consello
As xuntas corporativas aproban políticas e resolucións globais (decisións) e non se involucran na toma de decisións cotiás do negocio. Unha das actividades máis importantes dun consello corporativo é a de facer resolucións. As resolucións son basicamente documentos que toman decisións na táboa. As resolucións empresariais pódense facer en moitos asuntos, incluíndo:
- Rexistros das principais transaccións da corporación
- Aprobacións de contratos
- Rexistros de venda ou compra de bens inmobles (terra e edificios)
- Contratación ou despedimentos de grandes cantidades de empregados
- Expansión nun novo mercado ou unha nova ubicación
Todas estas decisións, e máis, deben rexistrarse.
Que incluirían outros rexistros?
- Os seus artigos de incorporación e os artigos que modifican este documento. Estes artigos están arquivados co teu estado, pero aínda necesitas unha copia do orixinal e de todos os cambios.
- Estatutos sociais . Os estatutos son os principios rectores que rexen o traballo do consello de administración da corporación. Os estatutos inclúen funcións de funcionario corporativo , información sobre a reunión anual e como o consello establece políticas e votos.
- Acta de todas as reunións de accionistas e directores, incluída a reunión anual
- Informes anuais
- Un rexistro de accións para facer un seguimento das transaccións de accións e de accións.
- Asuntos empresariais e resolucións fiscais
- Resolucións de contratación e cita
- Resoluciones de Conflito de Interese Director
- Resolucións para préstamos a e por parte da corporación
- Resolucións sobre beneficios de empregados e plans de xubilación
- Resolucións de dividendos de accións
Siga a lei estatal para formar a súa xunta e manter rexistros
Ao formar a súa empresa, cómpre consultar co seu estado para asegurarse de que está a seguir as pautas do estado para organizar e executar a súa empresa. Todos os estados teñen regulacións específicas que regulan as corporacións. Consulte co secretario de estado do estado ou co seu avogado para obter máis información.