Que é malversación?
O desvío é o roubo ou a mala concesión (malas accións) dos empregados ou dos outros de confianza nun negocio.
A maior parte de malversación implica o roubo ou desvío dos fondos da compañía ao empregado.
Fraude do empregado dun negocio importante
Segundo un informe de 2012 da Asociación de Examinadores de Fraude Certificado (ACFE), "o típico negocio estadounidense perde o 7% dos seus ingresos anuais ao fraude dos empregados" e as pequenas empresas teñen a maior cantidade de casos e as maiores perdas.
Detección de fraudes e malversación de empregados
A ACFE afirma que a maioría dos empregados que cometen fraude ou malversación exhiben signos indirectos que viven máis alá dos seus medios, que teñen dificultades financeiras, teñen relacións inusualmente estreitas cos provedores e teñen problemas de control excesivos. Se estás alerta e vixiante, podes detectar e evitar estas perdas comerciais. Esta é unha solución de dúas partes:
Sexa vixiante: busque estes signos de alerta
Mantéñase os ollos abertos por estes signos de alerta de fraude ou malversación de empregados:
- Un empregado que se rehúse a tomar vacacións (temendo que o roubo se detecte por substitución)
- Un empregado que traballa continuamente horas extras
- Un empregado que quere levar a casa a traballar
- Gastos persoais excesivos (coches novos, viaxes) por un empregado cuxa renda non pode soportar estas extravagancias. O empregado pode volver a vender elementos ou simplemente gozar da "boa vida" á súa conta
- Petty cash desaparecendo demasiado rápido
- Gastos extravagantes para a viaxe dos empregados
- Empleados que teñen relacións estreitas cos vendedores. Manteña un ollo para os empregados que adoitan xantar cos provedores ou que están relacionados con contratistas independentes que traballan para o seu negocio.
- Desaparición rápida de material de oficina. Se parece que estás gastando máis e máis elementos de oficina, poden ir a casa cos empregados.
Estar consciente dos signos pode axudarche a saber onde centrar as túas investigacións.
Prevención de roubos e malversación de empregados
Coñecer os signos das perdas dos empregados non é suficiente. Debe poder descubrir específicamente se os empregados están a facer. Aquí tes algúns controis internos (técnicas de xestión de contabilidade) que podes instruír para descubrir o que está a suceder:
- Depósito diario e reconciliación mensual . Deixar diñeiro sentado é demasiado tentador para algúns empregados e reconciliar a declaración bancaria cada mes axúdalle a atrapar irregularidades máis cedo que tarde.
- Separar os deberes financeiros dos empregados. Por exemplo, o empregado que escribe os cheques non debe ser o empregado que reconcilia o extracto bancario.
- Fai un seguimento dos pequenos efectivos . O diñeiro dun caixón de caixa pode resultar demasiado tentador para algúns empregados. Esixir que todas as transaccións de pequeno diñeiro teñan un pequeno deslizamento de caixa ou rexistro para apoia-los e requiren dúas sinaturas en pequenas controis de recarga de efectivo.
- MBWA (Xestionar camiñando por aí). Deixe que os empregados saiban que está velando polas cousas da compañía. Non te metas en armarios ou mesas de traballo ou elementos persoais, só debes estar atento a cambios ou a actividade inusual. É sorprendente como a xente fará o dedo na liña cando coñezan que alguén lle importa o suficiente.
- Asegúrese de que os gastos de viaxe sexan compatibles coa documentación adecuada e que estean en liña. Por exemplo, verifique as contas do hotel para asegurarse de que non paga películas ou masaxes.
Comunicar a súa mensaxe sobre a honestidade dos empregados
Desde o primeiro día de traballo, os empregados deben saber que os precisa, para ser sincero. Un novo empregado esquecerá convenientemente o que lles diga, pero se ten que ler e asinar un manual de empregados ou un manual de políticas e procedementos, non teñen a escusa de non saber o que se require.
Mantén o seu empregado actualizado e inclúe información sobre as súas expectativas e que vai ocorrer se non son honestos.
Prosegue de inmediato
Os tipos de aplicación da lei dirán que o maior impedimento para o crime é a probabilidade de ser detido e procesado. Pegar aos empregados roubar ou malversar non é suficiente; debes estar preparado para procesar. Ser esixente porque un empregado "só o fixo porque necesitaba o diñeiro" non vai manter a súa ou outros de roubar a súa empresa.
Consulte un avogado de emprego
Antes de que pase algo, pase un tempo falando cun avogado de emprego, alguén que está familiarizado coas leis de emprego e como tratar con problemas dos empregados. Descubra os seus dereitos como empresario, como tratar con sospeita de roubo ou malversación, como comunicarse sobre este problema coa prensa e outros empregados e como procesar a un empregado.
Se sospeitas que un empregado está roubando de ti ou malversación, a túa primeira chamada debe ser un avogado, pero é moito mellor se ten unha relación con alguén e coñeces os trazos xerais de tratar o roubo e malversación dos empregados.
Exención de responsabilidade A información neste artigo e neste sitio web de guía é para fins de información xeral e non pretende ser asesoramento xurídico ou fiscal. Cada situación é diferente; antes de tomar calquera acción contra un empregado, consulte un avogado.