Leccións aprendidas na planificación e execución dos eventos do día da nai de Y-ME
Os planificadores de eventos especiais, especialmente os do mundo sen ánimo de lucro , saben que organizar un evento de recaudación de fondos ao aire libre é unha gran idea. Estes tipos de eventos, como outras ideas de recolleita de fondos comunitarios, requiren que a planificación para o evento do próximo ano inicie inmediatamente despois do evento de recolleita deste ano. É importante debatir o evento e discutir o que saíu ben e o que se podería mellorar mentres o evento aínda está fresco nas mentes do equipo.
Discutir os éxitos e melloras aseguran que esas funcións poden ser incluídas ou melloradas para o evento do próximo ano. Esa planificación proactiva tamén agrega valor aos patrocinadores. E, inevitablemente, todas as andadas exitosas da comunidade esperan crecer e expandirse de ano en ano.
É importante estar centrado no obxectivo principal de realizar tales eventos: recolleita de fondos. Para aqueles planificadores de eventos que previamente realizaron un paseo pola comunidade, un dos momentos máis importantes para a planificación realízase despois de que acabe o paseo. Para coñecer os moitos aspectos da planificación e executar unha camiñada de recaudación de fondos da comunidade, imos ter unha mirada detrás de escena no Evento da Nai celebrado pola Organización de Cancro de Mama Y-ME de Chicago.
Paseo de fondos para o cancro de mama do día da nai de Y-ME
Y-ME foi fundada por dous sobreviventes de cancro de mama en 1979. O sen ánimo de lucro foi máis coñecido polo seu programa multilingüe de Hotline para o cancro de mama.
O programa gañou fama como a única liña telefónica gratuíta de 24 horas do país, composta por completo por superviventes do cancro de mama que son adestrados conselleiros. Pero a organización tamén organizou unha camiña anual de recolleita de fondos o día da nai, que apoiaba os seus programas e servizos. En 2007, Y-ME subiu máis de 7 millóns de dólares con case 43.000 caminhantes de 12 cidades.
En 2008 participaron 15 cidades. Desafortunadamente, Y-ME pechou as súas portas en 2012, pero o legado do seu recaudador de fondos anual segue sendo un excelente estudo de caso para os planificadores de eventos sen ánimo de lucro.
Gran parte do éxito de recolleita de Y-ME pode atribuírse a un enfoque organizado para planificar e manter en conta os obxectivos máis importantes primeiro. Liz Klug, ex director da organización de eventos especiais, tiña que dicir despois do seu ano récord no 2007: "Temos un plan para varios puntos no tempo durante o proceso de planificación. Entón, imos tomar medidas para promocionar os puntos máis críticos a tempo para asegurarnos que sexamos exitosos. Por exemplo, nunha cidade onde podamos acollernos un evento por primeira vez, debemos centrarnos en asegurarnos de que temos un lugar e unha gran ubicación onde a xente quere volver. Na estrada, podemos centrarnos en que cafés deixaremos os folletos. Vexamos como Klug eo equipo de planificación de eventos de Y-ME organizaron un evento tan exitoso.
Planificación Paso 1: Análise dos números
Aloxar un paseo pola comunidade ou evento semellante require reunir varios obxectivos constitutivos distintos, pero en última instancia, a asociación ou a caridade que acolle o evento está a facer para recadar cartos pola súa causa.
Polo tanto, o primeiro paso para planificar o seguinte evento ocorre cando o evento actual remata e a maior parte do traballo rodea os "números".
"Observamos de cerca os números despois de que conclúa o evento", explica Liz Klug, "comparamos o que fixemos este ano fronte ao anterior [ano]. Vexamos a experiencia participante. Avaliamos as nosas categorías de patrocinio. Nós respondemos a calquera correo electrónico inmediato sobre os eventos. "Os planificadores de eventos tamén terán medidas inmediatas para asegurar que todos os implicados no evento deste ano continuarán o próximo ano.
Klug tamén derrubou os detalles. Nas súas avaliacións, ela analizou todo o número de voluntarios que participaron no volume de camisetas distribuídas. Ela entón preguntaría se necesitaba máis ou menos para o próximo ano.
Planificación de cronoloxía
Para aqueles que organizan unha camiña para recadar fondos da comunidade, é importante saber que pasos deben manipularse en varias ocasións.
A maioría das organizacións sen ánimo de lucro non teñen o luxo de moitos membros do persoal e voluntarios para impulsar o éxito do evento. Pero os planificadores recoñecen que deben asegurarse de que traballen en estreita colaboración coa oficina da alcaldía e o departamento de obras públicas para obter o evento no calendario público.
Klug suxire que o primeiro paso despois de analizar os números do ano pasado sería centrarse no reclutamiento corporativo. Se o evento non é un programa novo, é importante obter o soporte corporativo para o evento do próximo ano inmediatamente despois do evento deste ano. "Nós nos concentrados na renovación de patrocinio cando entregamos o informe do informe do evento", di Klug. Tamén ofrece os seguintes puntos destacados para os planificadores interesados en organizar unha camiña comunitaria como evento de recolleita de fondos:
- Identificar patrocinadores corporativos
- Desenvolve programas de equipo a pé
- Determine as actividades do evento
- Comezar a contratación de camiños
- Finaliza a loxística de eventos
- Manteña o evento
- Manteña un evento "grazas"
- Avaliar e comezar o evento posterior
Y-ME tamén contrataría unha empresa de logística externa para manexar moitos dos seus requisitos loxísticos. Pero un dos máis útiles foi implementar un sistema de rexistro en liña.
Éxito do sistema de rexistro en liña
Y-ME aprendeu rapidamente sobre a importancia de utilizar a web para o rexistro en liña e desde entón defendeu fortemente o uso da tecnoloxía para a inscrición en liña e a recolleita de fondos.
Eles investiron nun sistema de xestión de relacións constituíntes en liña para servir como o sitio web da carreira de 2003. Este tipo de sistema serve como sitio web persoal para voluntarios para facer chamamentos personalizados de doazóns e outras implicacións. Captura información nunha única base de datos e serve como ferramenta para camiñar capitanes do equipo para animar aos seus membros.
Os participantes en liña aumentaron de 4.000 a 11.594. As doazóns en liña aumentaron de 5.000 a 19.650. O equipo de Y-ME cre que contribuíu a acadar un obxectivo de US $ 2,35 millóns e, como bonos, a tecnoloxía reduciu os custos administrativos en cerca de 20.000 dólares.
Este sistema tamén pode servir como unha importante ferramenta de comunicación que permite que unha organización siga e continúe involucrando aos electores máis aló do propio día da carreira.
Cronoloxía do día da carreira
As camiñadas comunitarias son frecuentemente programadas pola mañá. Dependendo da complexidade da sinalización e localización, a configuración para o evento xeralmente pode comezar tan cedo como unha semana antes do evento, coa maioría da actividade que ocorre un par de días antes do paseo.
Cando Y-ME estivese planeando o seu evento anual de recolleita de fondos, o equipo normalmente trataría de limitar a área onde realizaban o paseo para que non necesitase unha cantidade significativa de tempo de recursos para executar determinadas tarefas como apagar as rúas. O seu camiño non era competitivo, polo que tamén axuda a non ter que considerar os requisitos necesarios para un ambiente de competición máis competitivo.
O calendario para o propio día da carreira normalmente fluía do seguinte xeito:
- Chega o equipo de planificación de eventos (2,5 horas antes de camiñar)
- Check-in voluntario (2 horas antes de camiñar)
- Patrocinador Check-In e Configuración (2 horas antes de camiñar)
- Comeza o rexistro (1,5 horas antes de camiñar)
- Configuración da liña de inicio (30 minutos antes de camiñar)
- Cerimonias de Apertura (10 minutos antes de camiñar)
- Comeza a carreira
- Comezará o inicio do espectáculo principal (1 hora despois da saída)
- Observacións da Etapa Oficial Principal (despois de que conclúa a camiñada, a unha marca de 1,5 horas)
- O programa finaliza oficialmente (3 horas despois da saída do camiño)
- A ruptura do evento comeza (despois de que o evento remata oficialmente)
Consellos para planificar un paseo ou unha carreira comunitaria
Para aquelas organizacións interesadas en organizar unha comunidade a pé ou correr por primeira vez, Klug ofrece varias suxestións que axudarán a garantir un evento exitoso .
- Comezar con leads quentes, incluíndo voluntarios ben relacionados, patrocinadores ou equipo grande. Definir resultados mensurables.
- Avaliar os eventos competitivos na súa cidade / localización para identificar as súas mellores prácticas e áreas de mellora.
- Traballa cos distritos de alcalde e parques para discutir os permisos necesarios e a súa loxística de eventos: tempo, localización, número de participantes. Asegúrate de estar preparado para esas reunións.
- Entenda o teu orzamento e asegúrate de manter os teus gastos operativos nun 25-30% para un novo evento. Algunhas institucións de caridade loitarán por 15-20% dos gastos totais.
- Patrocinadores seguros para absorber o 100% dos gastos operativos do teu evento.