Un bo rexistro de rexistro pode ser o rexistro máis importante que o fai para a súa empresa. O Servizo de Impostos Internos (IRS) require que manteña determinados rexistros fiscais para determinados períodos de tempo e outros rexistros para diferentes períodos de tempo. Non quere que o tempo de impostos se deslice e que teña que entrar en pánico porque a túa empresa non ten os seus rexistros fiscais en orde. Os rexistros fiscais en desastres poden custarlle deducións e, se fose auditado, pode causar un problema e custar cartos. Despois de todo, queres obter todas as reducións que podes e poder facerche unha copia de seguridade.
Aquí tes oito consellos sobre os rexistros fiscais para gardar, como mantelos e por canto tempo gardalos:
01 - Configurar un bo sistema de software de contabilidade
A súa declaración final é un produto do seu bo rexistro a través do seu sistema de software de contabilidade na casa.
02 - Carga de xustificación dos impostos comerciais
Cando fai unha entrada, como ingresos, gastos e deducións, na súa declaración de impostos, ten o que se coñece como a carga da proba para eles. Ten que poder probar que ten dereito a certas deducións e gastos para poder optar a leva-las como deducións.
Como establece a proba? A través dun bo rexistro, por suposto. Se ten rexistros que substancian esas deducións e gastos, cumpriu as súas responsabilidades para ter a carga de proba para o IRS. Non tome deducións nin que poida reclamar ingresos sen ter documentación que acredite que ten a carga de proba.
03 - Documentos de orixe para revistas contable
Os documentos de orixe para compras para as túas empresas, como cheques cancelados, recibos, cintas de rexistro de efectivo e outros, son o que fai a túa contabilidade e as entradas de diario. Tamén son a súa documentación de deducións fiscais para o seu negocio que leva ao final do ano fiscal. Os documentos orixinais mantidos correctamente poden levarche un longo camiño con bo rexistro.
Os documentos orixinais en papel deberían conservarse cos libros de rexistro onde rexistra a transacción. Como copia de seguridade, en caso de incendio ou outro desastre, cada documento fonte debería escanearse no ficheiro de computadora correcto e ser almacenado nunha unidade flash.
04 - EFT e as súas pagas comerciais
A tecnoloxía está cambiando a nosa forma de operar os nosos negocios. No canto de escribir comprobacións en papel para as transaccións, moitas veces usamos tarxetas de crédito ou débito ou transferencia de fondos electrónicos (EFT) para pagar as contas. Como podemos asegurarnos de que teñamos os documentos fonte correctos para o IRS nestas circunstancias?
Se usa EFT ou tarxetas de crédito / débito, use os estados financeiros emitidos polo seu banco como documentos orixe. Para EFT, a declaración debe mostrar o seguinte: o importe transferido, o nome dos beneficiarios e a data na que a transferencia foi posta na conta pola entidade financeira. Nas tarxetas de crédito / débito, a declaración debe mostrar o seguinte: importe cobrado, nome do beneficiario, data de transacción.
A proba de pagamento por si só non significa necesariamente que teña dereito a unha dedución fiscal. Manteña resguardos e facturas de tarxetas de crédito para acreditar a súa reclamación a unha dedución.
05 - Resumo diario e mensual dos ingresos e desembolsos en efectivo
Os seus recibos de efectivo diario e mensual e folla de desembolsos de efectivo valen o seu peso en ouro. Calquera cousa que perdeu nos seus libros e libros de contabilidad, probablemente o poida atopar aquí. De novo, necesitarás documentación de orixe. Os desembolsos como os gastos por teléfono e servizo de internet e para os gastos de camión / automóbil poden ser recollidos aquí como posibles deducións fiscais.
06 - Preste atención ao seu petty cash fund
Calquera transacción feita do fondo de caixa pequeno debe ser tratada como un desembolso de efectivo cun documento de orixe. Algúns poden deducirse de impostos .
07 - Deducos fiscais por nómina do empregado
As deducións dos impostos aos empregados son complexas. A guía fiscal xeralmente céntrase en impostos persoais, pero este artigo resume as implicacións fiscais do imposto sobre as empresas dos empregados. Manteña rexistros inusualmente bos para os seus empregados.
08 - ¿Canto tempo debe manter os seus rexistros fiscais?
De acordo co Código Tributario de Impostos Internos, debes manter os teus rexistros sempre que poidan ser necesarios para a administración de calquera parte do código tributario.
Se ten empregados, debe manter os seus rexistros un período non inferior a 4 anos. Para estar seguro, manteña rexistros dos traballadores por un período de nada menos que 7 anos. Se deve impostos, manteña os seus rexistros por non menos de 3 anos. Se tes a propiedade, manteña os rexistros nela ata que caduque o prazo de limitacións do ano en que dispoña da propiedade nunha disposición tributável. Se non informa os ingresos que debe informar e é máis do 25% do ingreso bruto na declaración, mantén os rexistros durante 6 anos.