Como preparar un plan de continuidade de negocio para a súa pequena empresa
Un plan que protexe a interrupción dos negocios en caso de eventos imprevistos. Ou, se o desexa, "... os procedementos empregados para asegurar a reposición ordenada e ordenada do ciclo económico dunha organización a través da súa capacidade de executar plans con mínima ou ningunha interrupción ás operacións de servizo ou servizo sensibles ao tempo" ( Facility Management Journal).
Os obxectivos da planificación da continuidade empresarial inclúen:
- Asegurar a saúde e seguridade de todo o persoal
- Minimizar as interrupcións á capacidade do negocio de proporcionar os seus produtos e / ou servizos
- Minimizar a perda financeira
- Ser capaz de retomar as operacións críticas dentro dun tempo determinado despois dun desastre
Un plan de continuidade empresarial ben pensado pode significar a diferenza entre a supervivencia do seu negocio e o fracaso no caso de desastre. Un incendio, unha inundación, un fallo no disco duro ou roubo de datos - calquera ou todos estes poden poñer a súa empresa fóra de comisión. Aproveitar o tempo para configurar un plan de continuidade de negocio axudará a garantir que o seu negocio poida reactivar as operacións no menor tempo posible.
Para crear un plan de continxencia empresarial:
1) Determinar cales son os principais riscos para o seu pequeno negocio.
¿É o roubo de datos? Inundacións? Terremoto? Descubrir que tipos de desastres son máis probables axudarán a centrar o seu plan de continuidade e non perder tempo e diñeiro preparándose para algo que é moi improbable que ocorra.
Non hai ningún punto en planificar como recuperarse dun terremoto, por exemplo, se a túa empresa non está situada nunha zona de terremotos. Pero non te esquezas dos crecentes riscos que adoitan pasar por alto as pequenas empresas como os ciberataques, a actividade de hackers e o sabotaxe.
2) Decida o que sería absolutamente esencial para que a súa pequena empresa volte a operar se un desastre comercial pechábao e tomase medidas para garantir que aqueles esenciais estivesen dispoñibles rapidamente.
Estes elementos esenciais poden incluír persoal, datos, equipos, asignacións financeiras e protección de infraestruturas.
Cales son as persoas clave para as túas operacións? Que equipos necesitas para continuar a producir e entregar os teus produtos e / ou servizos críticos? Quizais un arranxo pódese facer con outra empresa que teña o equipamento que necesitas. Que subministracións son necesarias? Descubra por anticipado que os provedores ou cargadores alternativos serían se a súa disposición actual pode non ser funcional. Canto tempo podería funcionar o seu negocio se o seu fluxo de renda foi desactivado? Onde conseguirías o diñeiro para mantelo en marcha?
2) Preparar un plan de evacuación en caso de desastre físico.
Pasa con persoal e publícao de forma visible nos seus locais comerciais. Como vai saber o persoal que necesitan para evacuar? Que deberían facer cando se notifique dunha evacuación? Que rutas están dispoñibles fóra do edificio (s)? ¿Onde deberían reunirse as persoas fóra do (s) edificio (s)? ¿Quen é o responsable de verificar que todo o mundo saia con seguridade?
3) Crear un sistema de ventilación de comunicacións.
Se algo pasou no seu negocio, quen sería o responsable de notificar a cada persoa que traballa alí? Asegúrese de que as listas de contactos de teléfono e correo electrónico estean actualizadas e que as persoas responsables de contactar con outras persoas teñan listas impresa xa que a tecnoloxía falla tarde ou cedo e normalmente no momento máis inconveniente.
Tamén decidir quen será o responsable de comunicarse co público e de como (actualizar o sitio web da empresa , publicar en redes sociais , comunicados de prensa, sinalización nas fiestras, avisos de radio, etc.)
4) Asegúrese de que os kits de emerxencia in situ estean completos e estean actualizados.
Estas Listas de verificación de Kits de Primeiros Auxilios de St. John Ambulance mostran exactamente cales son os kits de primeiros auxilios para diversas empresas que necesitan contar con base no número de empregados. Dependendo do tipo de desastres que poida ocorrer na túa área, podes querer engadir outros suministros. Por exemplo, un galón de auga por persoa ao día é un dos materiais recomendados nesta lista de fontes de emerxencia para a tenda de venda polo miúdo.
5) Fai agora os pasos para protexer os datos da túa empresa.
Os teus datos comerciais son o teu activo máis valioso. Se foi roubado ou destruído, o seu negocio podería volver a funcionar de novo ou incluso continuar?
3 pasos para unha copia de seguridade de datos exitosos explica como se pode ter a tranquilidade de saber que os datos da súa empresa están protexidos e serán accesibles de novo rapidamente. A protección de datos é unha das moitas vantaxes de cambiar o seu negocio á computación en nube .
6) Asegúrese de que o seu negocio ten un seguro axeitado.
O seguro de incendio é o tipo que vén á mente, pero o incendio non é o único desastre posible que a súa pequena empresa podería experimentar. Ademais de outros desastres físicos obvios como a inundación ou o dano do vento, considéranse os danos que poden resultar do roubo, por exemplo. E entón hai o factor de responsabilidade potencial se a súa pequena empresa está involucrada en actividades que poden abrirlle ata demandas.
Escoller o tipo de seguro axeitado para cubrir os seus riscos e ter unha cobertura de seguro boa e actualizada fará un longo camiño para conseguir que o seu pequeno negocio funcione nuevamente se ocorre un desastre.
8) Coñeza os teus veciños.
Ao abrir as liñas de comunicación cos empresarios que che rodean realmente pode beneficiar a planificación da túa empresa. Deixe-los saber o que está esperando facer e ver se pode involucrar-los. Poderás compartir os custos dalgúns gastos relacionados coa planificación da continuidade ou facer arranxos tit-for-tat para axudarnos uns a outros en caso de desastre. Os plans de emerxencia coordinados son especialmente importantes para as empresas que comparten espazos adxacentes como os que se atopan nos centros comerciais ou nas rúas da cidade.
9) Consulte programas e recursos locais.
A súa cidade, cidade ou comisión de empresa en acción pode ter plans de continxencia / plans de resposta ante desastres no seu lugar ou proporcionar recursos que o farán máis sinxelo para xuntar o seu propio plan. Por exemplo, a cidade de Ottawa ofrece información sobre a preparación de emerxencias para as empresas de Ottawa no seu sitio web e ofrece talleres de capacitación sobre o tema. Vexa o que está dispoñible na súa cidade antes de comezar a escribir o seu propio plan de desastre empresarial.
10) Póñeno todo xuntos.
A medida que traballa a través do seu plan de continuidade, coloque todas as pezas xuntas en forma impresa. (As copias dixitais son agradables pero non moi útiles se a enerxía sae e / ou non se poden usar dispositivos dixitais.) Un aglutinante de tres aneis funciona ben. Inclúe o plan de evacuación da súa empresa, o plan de comunicación, información sobre os kits de emerxencia e pólizas de seguro, as medidas de protección de datos e as funcións esenciais operativas, así como os detalles de calquera arranxo que fixeches para manter ou reiniciar.
11) Mantén o teu plan de continxencia comercial cómodo.
Por último, non menos importante, quere asegurarse de manter o seu plan de desastres nun lugar doado de acceder e asegurarse de que todos os que precisen saber onde se coñece a súa situación. Tamén debe asignar unha persoa e un segundo para coller o plan de continxencia empresarial no camiño a saír se o desastre empresarial require saír das instalacións.
12) Utiliza o teu sitio web para empresas e os medios sociais
O seu sitio web de negocios e plataformas de redes sociais como Facebook , LinkedIn e Twitter son excelentes formas de comunicarse con clientes e socios de empresas en caso de emerxencia. Non deixes que os teus clientes se pregunten se estás aberto ou non cando chegue o desastre: unha publicación rápida en Facebook pode mantelos actualizados.
A planificación da continuidade empresarial segue pagando
É fácil desactivar a planificación da continuidade do negocio. Sempre hai "crises" inmediatas que esixen a nosa atención. Pero o significativo que realmente se compara cun evento que cierra o teu negocio durante horas, días ou semanas? Tomar o tempo para preparar un plan de continuidade de negocio terá un gran beneficio se o desastre atinxe.