Consellos de xestión de ficheiros para ficheiros dixitais
Ademais de almacenar documentos localmente en ordenadores de sobremesa, portátiles ou dispositivos móbiles, cada vez máis empresas están a usar a nube para aplicacións comerciais básicas e almacenamento de ficheiros. (Vexa Por que a computación en nube é ideal para pequenas empresas e 5 desvantaxes da computación en nube ) .
Aumentar aínda máis o problema de almacenamento é a necesidade de que moitas empresas compartan documentos entre os empregados .
Dentro dunha oficina normalmente realízase usando un servidor de ficheiros ou un dispositivo de almacenamento conectado á rede (NAS). Se se require acceso móbil compartido, os documentos poden almacenarse na nube e compartirse asignando permisos de acceso. O resultado de todo isto pode ser unha ameaza de xestión de ficheiros con algúns dos documentos dunha persoa almacenados na nube e algúns locais e ata documentos individuais almacenados só nun só lugar ou outro.
A organización é a clave para a xestión de ficheiros electrónicos
Onde queira gardar os documentos, é importante mantelos organizados e actualizados. O obxectivo da xestión de ficheiros electrónicos é asegurar que podes atopar o que estás buscando, mesmo se o estás buscando anos despois da súa creación.
A maioría das persoas de negocios teñen, nunha soa ou outra ocasión, a vergonzosa posición de ter unha chamada ao cliente e non poder localizar rapidamente a factura relevante ou outros documentos importantes do cliente.
Igualmente molesto está revolvendo ao final do ano intentando atopar documentos relativos ás contas da compañía para o contable ou, peor aínda, o fiscal .
A organización adecuada de documentos dixitais é especialmente importante nun ambiente compartido: se un dos seus empregados está ausente (temporal ou permanentemente), debería poder localizar facilmente calquera documento creado ou xestionado por esa persoa.
(Teña en conta que a posible perda de problemas de datos con empregados descontentos e despedidos é outro motivo para protexer os datos da súa empresa. Ver 6 regras de protección de datos comerciais ).
Estes consellos de administración de ficheiros axudarán a manter os seus ficheiros accesibles:
1. Use os cartafoles de instalación por defecto para os ficheiros do programa.
Use as localizacións predeterminadas do ficheiro cando instale programas de aplicación. En Windows, os ficheiros do programa de aplicación de convención residen baixo o cartafol (Carta de condución) -> Directorio de ficheiros de programa. Instalar aplicacións noutro lugar é confuso e innecesario.
2. Un lugar para todos os documentos.
Coloca todos os documentos baixo un só cartafol "raíz". Para un único usuario nun contorno Windows a localización predeterminada é o cartafol Os meus documentos.
Nun ambiente de compartición de ficheiros, intente facer o mesmo. Crea un único cartafol raíz (chamado "Documentos compartidos" por exemplo) e almacena todos os documentos en subcartais dentro do cartafol raíz. Dispoñer dunha única localización para todos os documentos electrónicos facilita a busca de cousas e executa copias de seguridade e arquivos.
3. Cree cartafoles nunha xerarquía lóxica.
Estes son os caixóns do gabinete de arquivo da túa computadora, por así dicilo. Use a linguaxe sinxela para nomear os teus cartafoles; non queres ver esta lista de cartafoles no futuro e me pregunta que "TFK" ou calquera outra abreviatura interesante que inventas sexa.
4. Cartacar nidos dentro de cartafoles.
Crea outros cartafoles dentro destes cartafoles principais segundo sexa necesario. Por exemplo, un cartafol chamado " Facturas " pode conter carpetas chamadas "2018", "2017" e "2016". Unha carpeta chamada para un cliente pode incluír os cartafoles "datos do cliente" e "correspondencia". O obxectivo é ter todos os ficheiros nunha carpeta en lugar de ter unha morea de ficheiros orfos listados.
Non obstante, non crea estruturas complexas de carpetas profundamente en capas. Sempre que sexa posible, empregue nomes de ficheiros descritivos.
5. Siga as convencións de nomeamento de ficheiros.
Algúns sistemas operativos (como Unix) non permiten espazos nos nomes de ficheiros ou cartafoles, así que evite isto se o seu entorno de computación está mesturado. En lugar de usar os guións baixos como un delimitador (por exemplo, Doe_John_Proposal.doc.) Outros caracteres como /? <> \: * | "^ tamén están prohibidos nos nomes de ficheiros ou carpetas en Windows.
Use nomes de ficheiros descritivos para facilitar a identificación e recuperación, pero non vaia ao bordo. Os nomes de ficheiro / ruta teñen límites de lonxitude que varían entre os sistemas operativos. En Windows, a lonxitude de ruta máxima máxima para un ficheiro (por exemplo, a letra da unidade + nomes de cartafoles + nome do ficheiro) é de 260 caracteres. Use abreviaturas comúns sempre que sexa posible, como Jan for January ou Corp for Corporation.
6. Sexa específico.
Dea ficheiros electrónicos lóxicos e nomes específicos e, se é posible, inclúa datas nos nomes dos ficheiros. O obxectivo cando se nomean os ficheiros é saber o que é o ficheiro sen ter que abrilo e ollar. Polo tanto, se o documento é unha carta a un cliente que lembra que o pago está atrasado, chámao como "overdue_20180115"; en lugar de algo así como "carta". Como sabes a quen a carta está sen abrir?
Se está a compartir ficheiros por correo electrónico ou dispositivos portátiles, pode querer que o nome do ficheiro inclúa información máis específica, xa que a información do cartafol non se incluirá co ficheiro compartido. Por exemplo, se o seu documento reside en My Documents \ Invoices \ 2017 \ Customers \ Doe_John_20180416.doc e o arquivo é compartido ou enviado por correo electrónico, todo o que o destinatario verá será o Doe_John_20170416.doc e pode que non poida dicir que o ficheiro é un cliente. factura sen abrila.
7. Ficheiro como vai.
O mellor momento para arquivar un documento é cando o creas primeiro. Entón ten o costume de usar o cadro de diálogo "Gardar como" para arquivar o documento e nominalo, colocándoo no lugar correcto en primeiro lugar.
8. Solicite os teus ficheiros para a túa conveniencia.
Se hai cartafoles ou ficheiros que usa moito, forzalos á parte superior da lista de ficheiros cambiándoos por un. ou un AA ao comezo do nome do ficheiro.
9. Coloca os teus ficheiros regularmente.
Ás veces o que é vello é obvio como no exemplo da carpeta chamada "Facturas" de arriba. Se non o fas, mantén os teus cartafoles desactivados eliminando os ficheiros antigos.
Non elimine ficheiros relacionados co negocio a menos que estea absolutamente seguro de que nunca volverá a necesitar o ficheiro. En vez diso, na súa principal colección de cartafoles baixo o cartafol raíz, cree un cartafol chamado "Vello" ou "Inactivo" e mova ficheiros antigos ao atopalos.
( Como debe manter rexistros comerciais para o CRA ou o IRS? Explica o tempo que debe manter os rexistros comerciais para cumprir as súas obrigacións tributarias).
10. Fai copias de seguridade dos teus ficheiros regularmente.
Se está copiando os seus ficheiros noutra unidade ou en cinta, é importante configurar e seguir un réxime de copia de seguridade normal. Vexa os 3 pasos para un sistema de copia de seguridade exitoso .
A boa xestión de ficheiros fai que se poida atopar o que vostede quere
A xestión de documentos electrónicos debe ser parte dunha estratexia global de xestión de documentos para o seu negocio. Un bo plan de xestión de documentos debe incluír todos os aspectos do manexo de documentos, incluíndo almacenamento, recuperación, copias de seguridade e seguridade.
A función de busca é unha cousa marabillosa, pero nunca coincidirá coa facilidade de poder dirixir directamente a un cartafol ou ficheiro. Se segue estes consellos de administración de ficheiros de forma consistente, mesmo se non sabe onde se atopa, sabes onde debería ser, unha enorme vantaxe cando se trata de atopar o que está a procurar. Boas prácticas de xestión de arquivos van aforrar tempo e diñeiro do seu negocio .