A liña de fondo é: Se non pode probar isto, non deduce.
É fantástico poder tomar deducións fiscais para todos os seus gastos comerciais, pero é aínda mellor poder demostrar esas deducións nunha auditoría IRS. Se ten un preparador de impostos competente, esta persoa pedirá que vexa toda a documentación sobre as súas deducións fiscais.
Entón, antes de ir ao seu preparador de impostos coa súa documentación ( NON nunha caixa de zapatos , por favor!)
Neste artigo, veremos algúns simples gastos comerciais, sempre facendo a pregunta: "Como podo probar que se trata dun gasto empresarial real?" E sempre estaremos mirando estas transaccións desde o punto de vista do IRS eo seu preparador fiscal.
O feito máis importante a recordar é que DEBE ser capaz de mostrar non só que a transacción tivo lugar, senón que era para un FIN DE NEGOCIO.
Compra de bens ou gastos de pagamento
Vostede compra unha impresora todo-en-un de Best Buy para a súa empresa. Escribe un cheque desde a túa conta comercial ou usa a túa tarxeta de crédito comercial. Entón, iso é suficiente para demostrar que é un gasto de negocio, non? En realidade, non. Gardar o cheque cancelado ou o recibo da túa tarxeta de crédito é só unha parte da proba. O cheque cancelado non mostra o que compras. Usar unha tarxeta de crédito é mellor, porque o recibo mostra a compra.
Incluír o recibo da caixa rexistrada co seu cheque cancelado tamén é necesario para mostrar o que realmente compras.
Pagando dunha conta persoal
Pagar os gastos da súa conta bancaria comercial ou unha tarxeta de crédito empresarial funciona do mesmo xeito. Por suposto, ten que estar a empregar unha conta de aforro ou aforro de empresa ou unha tarxeta de crédito comercial.
Aínda que as súas contas persoais non son necesariamente un problema, fai máis difícil probar que se utilizou este cheque persoal para un propósito comercial.
Cando inicia a súa empresa por primeira vez, pode ter que usar unha conta persoal para algúns elementos. Por exemplo, recientemente formei unha nova LLC e tiven que empregar unha comprobación persoal do rexistro no meu estado. Cando usa unha conta persoal para un propósito comercial, asegúrese de ter moita documentación. Neste caso, impreso un recibo do secretario de Estado do estado que me mostrou que pagara por un rexistro de LLC. Neste caso, era bastante difícil crer que isto era para uso persoal.
Usando rexistros de gastos
Algúns gastos son máis difíciles de probar que outros. Os dous grandes exemplos disto son os gastos de viaxe, incluíndo a quilometraxe e a propiedade cotizada. En ambas as circunstancias, a mellor forma de satisfacer a demanda do IRS por unha proba de gastos é manter un rexistro.
O IRS prefire a proba "no momento" . É dicir, unha nota que fas cun rexistro de gastos ou recibo ou rexistro de quilometraxe no momento en que gastar o diñeiro é mellor que unha lista que redactas ao final do ano.
Manter un rexistro de quilometraxe é, sei, manter un rexistro de quilometraxe é unha dor enorme. Isto significa que cada vez que accede ao seu coche (non importa se o negocio pagou polo coche), debe gravar:
- A data
- A quilometraxe
- Onde fuches
- O propósito - empresarial ou persoal - o máis específico posible.
Se queres facelo máis sinxelo, teña en conta a quilometraxe do coche o 1 de xaneiro do ano e, a continuación, anota a quilometraxe só para fins comerciais.
Para deducir os gastos de quilometraxe de negocios, usando a dedución por quilometraxe estándar ou os gastos reais, debe demostrar que usou o coche polo menos o 50% do tempo para o negocio.
Unha información: se está conectado ao seu teléfono intelixente, proba unha aplicación de millas ou unha aplicación de gastos. Vai aforrar moito papel e manter o seu rexistro de gastos en liña.
Finalmente, recórdase que os traficantes de desprazamento (pasando dun lado a outro a traballar) non se consideran gastos de viaxe deducibles. Mentres pode realizar un seguimento dos gastos de desprazamento, non os inclúa no rexistro de viaxes de negocios.
Usar recibos de viaxes de negocios
Ademais dun rexistro de quilometraxe, se viaxa para o negocio, necesitará facer un seguimento dos recibos por gastos.
Estes gastos, como a quilometraxe, son atendidos de cerca por un auditor do IRS, porque é fácil incluír gastos de viaxe persoal con viaxes de negocios.
A mellor forma de probar gastos de viaxes comerciais (incluídos os hoteis, voos, coches de aluguer, comidas e entretemento) é usar unha tarxeta de crédito (usando a súa tarxeta de visita, por suposto) con notas adicionais sobre o propósito comercial. Fai a nota no momento en que incurre no gasto. Tamén podes usar un planificador de días, unha axenda de citas ou un calendario para observar os eventos de viaxes de negocios e, a continuación, vincularlos cos teus recibos.
Compra de propiedade listada
Vexamos máis atento a esa impresora todo-en-un que compras. A impresora tamén se pode usar para a impresión persoal e o IRS categoriza estes tipos de propiedades como a propiedade listada . Eles están nunha lista porque poden ser utilizados para fins persoais ou empresariais. O IRS require un maior grao de proba do uso comercial.
Debe documentar específicamente como usa a propiedade listada. O mellor xeito é manter un rexistro coa peza de propiedade (como o rexistro de gastos descrito a continuación). Cada vez que usa a impresora ou outra propiedade listada, ten en conta a data, o uso (número de copias, por exemplo), o traballo específico (impresión de copias dun folleto para o negocio) e se o uso é comercial ou persoal. asociados á impresora, como cartuchos.
Ao final do ano, debería ser capaz de mostrar o uso porcentual para o negocio e asignar esa porcentaxe aos custos. Por exemplo, se cre que usou a impresora o 60% do tempo para o negocio, pode levar o 60% dos custos como unha dedución empresarial.
Como recordatorio, se tes a propiedade no lugar da túa empresa (NON na túa oficina na casa ), non tes que manter un rexistro. Todo o uso en un lugar de negocios suponse que é para fins comerciais.
Usando declaracións de conta
Digamos que perdeu a tarxeta de crédito ou non tes a comprobación cancelada da compra desta impresora. Pode usar unha declaración bancaria ou unha declaración de tarxeta de crédito para probar unha compra comercial, pero tamén necesitará unha verificación adicional, desde un caderno de citas, un calendario ou un planificador de días.
Non hai tal cousa como proba demasiada
Se hai algunha dúbida sobre se algún gasto é para fins comerciais, o mellor é ter varias formas de probar o gasto.
O teu sistema de rexistros comerciais
Finalmente, os rexistros que manteña con estes gastos comerciais deben ser parte do seu sistema global de mantemento de rexistros.