Requisitos comerciais Documentos para proxectos empresariais
Tomemos un exemplo: unha empresa (chamámolos ZXYW LLC) decidiu subcontratar as súas funcións de contabilidade a un centro de servizos compartido en EE. UU. Comezan un proceso de localización, configuración de servizos, contratación e xestión de servizos. empregados.
É unha tarefa complicada e levará varios meses a cumprir. Comezan cun equipo que prepara un documento de requisitos empresariais.
¿Que é un documento de requisitos comerciais?
O obxectivo dun documento de requisitos empresariais é dar unha imaxe completa dun proxecto ou novo plan de negocio , polo que todos están claros sobre o que se debe facer e cando.
Un documento de requisitos comerciais (BRD) pode considerarse en dúas fases. Na primeira fase dun proxecto, trátase dun documento que define todos os requisitos do proxecto, incluídos os custos, os detalles sobre a implementación, os beneficios proxectados, os fitos e a liña de tempo para a súa implementación.
Na segunda fase, a BRD pode converterse nun contrato entre as dúas partes, establecendo formalmente os requisitos da empresa de contratación (ZXYW LLC neste caso) eo contratista que realiza o traballo. Verás máis sobre a linguaxe do contrato a continuación.
Como se atopa un documento de requisitos comerciais diferente dun plan empresarial?
Aínda que ambos documentos poden conter o mesmo tipo de seccións (un resumo executivo, por exemplo), a intención é diferente.
Creouse un plan de negocio para orientar un negocio novo ou existente, pero con máis frecuencia o seu obxectivo é presentar a un valor para o financiamento de inicio ou expansión.
O plan de negocios contén información xeral sobre a empresa e os seus plans e estratexias para poder xerar ingresos para pagar o préstamo.
Os estados financeiros son unha parte fundamental do plan empresarial, mentres que os documentos financeiros no BRD poden ser moi diferentes, centrados nun proxecto específico.
Como se atopa un documento de requisitos comerciais diferente dunha solicitude de proposta?
A diferenza entre os dous documentos é leve, pero importante. Normalmente, créase unha solicitude de proposta (RFP) co propósito de solicitar propostas de varios provedores. no exemplo de ZYXW, unha RFP envíase a empresas potenciais que prestan servizos de outsourcing para solicitar licitacións.
A BRD, por outra banda, prepárase para un provedor específico ou compañeiro de empresa conxunta que xa foi seleccionado pola empresa de contratación. O BRD contén máis detalles e máis especificacións e prazos que se cumprirán ao longo do camiño e ao final do proxecto.
Cando se crea unha RFP, ven un prazo e os requisitos para enviar as ofertas. As propostas son avaliadas despois do prazo.
¿Que debe incluírse nun documento de requisitos comerciais?
De algunha maneira, un documento de requisitos comerciais é similar a outros tipos de propostas comerciais. O BRD debería incluír:
1 . Unha declaración sumaria , ás veces chamada un resumo executivo , que describe os requisitos do proxecto en xeral.
A declaración sumaria xeralmente é escrita despois de completar a BRD.
2. Os obxectivos do proxecto. Estes obxectivos deben estar en formato SMART ; específico, medible, alcanzable, realista e temporal.
3 . O fondo e unha declaración de necesidades ou xustificación para o proxecto. Esta é unha parte importante do documento, así que non a deixes. Explicar por que o proxecto é necesario é un motor primordial do proxecto, eo seu éxito dependerá do ben que enche a necesidade.
4. O alcance do proxecto : o que se incluirá e o que non se incluirá. No exemplo de empresa ZXYW anterior, a empresa deixou claro que o alcance non era incluír a contratación de alta dirección; aqueles individuos serían fornecidos pola empresa.
5. Estados financeiros. Os estados financeiros son esenciais para unha visión global do efecto do proxecto no balance e os ingresos da empresa nun período específico de tempo.
Por suposto, como a empresa financiará o proxecto é importante discutir tamén aquí.
6. Requisitos e funcións funcionais. Este é o lugar para proporcionar detalles, incluíndo diagramas, diagramas de organización e cronogramas.
7. Necesidades de persoal. Quen debe ser contratado e cando. Que categorías de empregados serán necesarios e como serán pagados. Quen paga e cando. Dado que ZXYW está a configurar unha instalación baseada no pobo, esta é unha parte crave da súa BRD.
8. Calendario, calendario e prazos. As fases do proxecto deberían detallarse nesta sección para asegurarse de que todas as partes entendan o que se require e cando. no proxecto ZXYW, a primeira fase foi a selección dun sitio, incluíndo a exploración de varias cidades potenciais.
9. Asuncións. Esta parte do documento adoita pasar por alto. Explicar supostos axuda a evitar problemas máis tarde. Por exemplo, no contrato anterior, a empresa quería alugar, non comprar , o espazo da oficina.
10. Custo e beneficio. Unha análise custo-beneficio é unha lista detallada de todos os custos do proxecto e debe incluír o aforro do proxecto.
¿Que fai que os requisitos comerciais documenten un contrato?
Como se indicou anteriormente, na fase inicial a BRD é unha proposta. Pode ter notado que faltaba algo da lista de seccións anteriores: o pago dos servizos prestados. Sen unha declaración dos pagamentos ao contratista e o momento deses pagamentos, non hai contrato.
Antes de que as dúas partes rexistren o documento, debe agregarse un idioma contractual estándar , coa axuda dun avogado, incluído
- Promete pagar e promete ofrecer servizos
- Pactos restrictivos , impedindo que o contratante poida levar os segredos comerciais da compañía ou compartilos cos demais.
- Que ocorre se unha das partes non cumpre as súas obrigacións obrigatorias (é dicir, incumpre o contrato)
- Cláusulas de seguro e indemnización (inerte)
- Disposicións de litixios e arbitraxe
- E, por suposto, sinaturas por funcionarios e contratistas adecuados.