O formulario W-2 inclúe información sobre os salarios dos empregados pagos o ano natural anterior e a retención destes salarios, así como información sobre beneficios e outras deducións salariais.
Cando son debidos os formularios W-2?
Os W-2 son debidos aos empregados a finais de xaneiro, para o ano calendario anterior. Se o 31 de xaneiro é un fin de semana ou vacacións, os informes deberán entregarse o próximo día hábil. Aquí atópanse as datas de finalización do informe de impostos sobre as follas de pagamento finais finais do ano en curso.
Os formularios W-2 débense á Administración da Seguridade Social ata o 31 de xaneiro. Despois de ter entregado os formularios W-2 aos empregados, tamén debe enviar estes formularios, xunto coa forma de envío W-3, á Administración da Seguridade Social (SSA).
O prazo de xaneiro é un intento de frear a fraude fiscal, pero isto significa que debes dar formularios W-2 aos empregados a principios de xaneiro, polo que teñen a oportunidade de miralos antes de que sexan arquivados. A distribución anterior aos empregados pode diminuír os erros nos formularios W-2 , polo que non tes que arquivar un W-2 corrixido.
Recollendo información para preparar os formularios W-2
A información deste formulario provén do seu rexistro de folla de pagamento , que mostra os totais ano a día de cada empregado por salarios e retencións, xunto coas deducións por plans médicos, contas de aforro de saúde e outros elementos.
Aquí tes máis detalles sobre a información que necesitarás para preparar estes formularios W-2.
Dificultade: media
Tempo necesario: depende do número de empregados e do número de deducións e pagos adicionais
Aquí está a forma de preparar o formulario W-2
Información do emprego
Para cada W-2 que prepare, necesitará incluír información sobre a súa empresa: número de identificación do empresario (EIN) e nome e enderezo do empresario.
Número de control
Pode querer engadir un número de control interno en cada W-2, se paga moitos empregados. Pode xerar o número por si mesmo ou o software de preparación da nómina pode xerar este número.
Beneficios do empregado Tamén necesitarás
- Salarios totais, consellos e outras compensacións (Caixa 1). Este é o salario bruto de todos os empregados por hora e asalariados.
- Importe total de retención (Recuadro 2)
- Total de salarios da Seguridade Social (ata o máximo de Seguridade Social ) (Recuadro 3). Algúns salarios non están incluídos nos salarios da Seguridade Social , polo que deberá reducir a entrada por estes importes.
- Imposto total da Seguridade Social retenido (recuadro 4)
- Total de salarios e consellos de Medicare (o mesmo que os salarios totais) (Recuadro 5)
- Imposto de Medicare retenido (Recuadro 6). Este importe inclúe o importe do imposto adicional de Medicare para os traballadores con maior remuneración.
- Consellos para a Seguridade Social (Recuadro 7) e consellos asignados (Recuadro 8)
A continuación, necesitarás información sobre empregados e salarios totais e retención para cada empregado do ano pasado:
Outros pagos. Pode ter pagado anticipadamente os pagamentos de EIC (crédito de renda obtida) (Recuadro 9) e os beneficios de coidados dependentes (Caixa 10) pagados aos empregados.
Información sobre Participación do Plan de Xubilación, Empleados Estatutarios
En cada W-2 ten que comprobar a casilla adecuada se o empregado participa nun plan de xubilación (Caixa 13) ou un plan non cualificado (Caixa 11), se este empregado é un funcionario estatutario (casilla 13) ou se o empregado recibiu un salario por enfermidade de terceiros (recadro 13).
Caixa 12
O recadro 12 corresponde a cantidades por outra compensación ou informe, para ingresar en 1-4 caixas. Algunha da información máis común para o recadro 12:- Seguridade Social non recoñecida, RRTA (xubilación ferroviaria), ou imposto de Medicare, en consellos ou seguro de vida grupal
- Retiros electivos a 401 (k), 403 (b) e outros plans de xubilación cualificados
- Pago por enfermidade non tributável
- Pagamentos de paracaídas de ouro
- Gastos móbiles reembolsables excluibles
- Contribucións ás contas de aforro médicas ou contas de aforro de saúde
- Opcións non estatais de valores de empregados
- As contribucións Roth designadas debaixo de 401 (k) ou 403 (b) plans
- Custo da cobertura sanitaria patrocinada polo empresario, utilizando o código DD, de acordo cos requisitos de informe da Lei de coidados de baixo custo
Caixa 14
As entradas no cadro 14 corresponden a outras deducións ou compensacións que se deben comunicar aos empregados para obter as declaracións. Por exemplo- Pensión despois de impostos
- Reembolsos automáticos
- Impostos especiais para California, Nova York, Nova Jersey e Washington
- Contribucións benéficas deducidas da remuneración dos empregados
- Seguro de saúde e deducións de beneficio franxa
- Débedas uniformes ( por custos de uniformes )
- Débedas por débedas sindicais
- Renda non tributável
- Gastos de vehículos incluídos nos salarios (100% do valor do arrendamento do vehículo subministrado aos empregados e incluídos nos salarios da Caixa 1)
- Tamén hai unha caixa para elementos "Outro non na lista" que deduciu dos empregados
Información estatal e local
Nesta sección, ingresarás información sobre os salarios estatal e local e a retención. Introduce:Teña en conta que hai espazo para dous estados e dúas localidades no formulario. Se alguén traballou en máis de dous estados ou localidades durante o ano, use un segundo W-2 para incluír a información adicional.
- O seu código de estado de dúas letras eo número de identificación fiscal do estado da súa empresa (consulte co departamento de ingresos do estado) (Caixa 15)
- Salarios do Estado (recadro 16)
- Imposto sobre a renda estatal rexeitado (Recuadro 17)
- Salarios locais, se hai (Recuadro 18)
- Imposto sobre a renda local retenido (recuadro 19)
- Nome da localidade (cadro 20)
Verifique a exactitude
Pase tempo asegurándose de que a información que está a proporcionar aos empregados (e, finalmente, á Administración da Seguridade Social e IRS) é precisa. Comprobe os seus totais de rexistro de folla de pagamento para o ano e executa un W-3 para asegurar a precisión de toda a información que está enviando.Formularios preimpresos
Se está a imprimir os seus propios formularios W-2, pode obtelos a partir de varias fontes:O W-2 é unha forma multipartida. Aquí tes as páxinas desta forma:
- O sitio web da Orde de formularios de IRS (leva 7-15 días)
- Un proveedor de formularios en liña ou tenda de subministración de oficina.
- A copia A diríxese á Administración da Seguridade Social. A copia A adoita imprimirse en forma vermella.
- A copia 1 é para a cidade, o estado ou a localidade
- A copia B é para a presentación coa declaración de impostos do empregado
- A copia C é para os rexistros do empregado
- A copia 2 é outra copia para outra cidade, estado ou localidade
- A copia D é para os rexistros do empresario.
Imprimir W-2s
Imprime os formularios, comproba que se aliñan cun formato preimpreso se tes un.Distribuír os W-2
- Para o empregado: Copias B, C, 1 e 2
- Á Administración da Seguridade Social - Copia A. O SSA require que envíe a Copia A do W-2 de cada traballador, xunto co Formulario W-3, a finais de febreiro.
- Mantén a copia D para os teus rexistros.
Aínda confundido sobre o formulario W-2? Respostas ás súas preguntas sobre o formulario W-2 do 2011
Consellos para preparar o formulario W-2
- O número de identificación fiscal do estado da túa empresa non é o teu número de identificación do imposto de vendas do estado. Moitos estados usan o número de identificación fiscal federal (EIN) e engaden díxitos ao final. Consulte co departamento de ingresos estatal para obter información.
- Renda de consellos. Os ingresos por prazas dos empregados están suxeitos aos impostos á Seguridade Social e aos impostos de Medicare, incluído o imposto adicional de Medicare.
- Caixa 12 - Máis de 4 elementos
Se tes máis de 4 elementos para o Caixa 12, terás que poñer os elementos adicionais nun segundo W-2. Pero non inclúa o salario do empregado nin a retención neste W-2 adicional. - O formulario W-3 , xunto coa copia A de todos os formularios W-2 dos empregados, débese á Administración da Seguridade Social ata o 31 de xaneiro. Cando completes o W-3 e teñas todos os formularios W-2, envíanos aos empregados o máis axiña posible, polo que teñen a oportunidade de revisar os formularios. Se atopan erros, pode corrixilos antes de enviar o informe consolidado á SSA ata o 31 de xaneiro.
- Exención de responsabilidade
A información que se inclúe neste "Como" é para fins xerais, para axudarche a recompilar a información que necesita para preparar e imprimir os formularios W-2. Non se trata de asesoramento tributario e de ningunha maneira esta información intenta ser completa ou para informarlle toda a información que debe incluír nos seus formularios W-2 . Fale co seu asesor fiscal para obter información sobre a súa situación específica.