¿Cal ano de W-2 para efectos fiscais?
A pregunta: ¿son suxeitos ao salario de fin de ano impostos no ano do traballo ou o ano do cheque de pagamento?
A regra é: O salario é considerado como unha renda tributável no ano en que o cheque de pagamento está emitido (con data) , aínda que o traballo fose feito eo salario obtivésese nun ano diferente (pero lea a excepción a continuación).
Por exemplo:
Paga aos empregados o 2 de xaneiro de 2018, por traballo realizado na última semana de decembro de 2017.
O salario bruto está suxeito a impostos no 2018 e non a 2017. Se paga aos empregados o último día de decembro para este traballo, a data do salario do 31 de decembro de 2017 significaría que o salario é unha renda tributable en 2017.
Por que é importante o ano do cheque de pagos dun empregado?
O ano en que o xustificante tributario tributa afecta a renda tributaria do empregado. Se un empregado tivo un gran bonus de fin de ano , por exemplo, podería afectar a taxa impositiva do empregado. Nalgúns anos, hai un período adicional de pagamento, o que pode facer que os empregados reciban o que parece ser un cheque de pago "extra". Informar ao empregado da diferenza antes de que se pague dá ao empregado tempo para cambiar o formulario W-4 da persoa para engadir máis retención a ese cheque de pagamento.
O problema xorde cando un período de pagamento non remata o último día do ano. Se o período de pagamento remata antes de fin de ano, hai uns días no primeiro ano que se pagará o próximo ano.
Se o período de pagamento remata despois de fin de ano, hai uns días extra no salario do próximo ano.
Unha excepción: Recibo Construtivo
Se fai cheques de pago dispoñibles para os empregados antes de fin de ano -por medio de depósito directo, por exemplo- o salario debe considerarse recibido (e suxeito) nese ano, aínda que a verificación de depósito directo estea fechada o ano seguinte.
O IRS di que os empregados deben ter acceso ao cheque de pagos "sen limitacións ou restricións substanciais". Isto chámase " recibo constructivo ". O recibo construtivo é un termo contable que se refire cando se considera que a renda está en poder de alguén e cando está dispoñible para gastarse. É dicir, cando a persoa ten control sobre o diñeiro?
Cheques post-datados e recibo construtivo
En xeral, cando unha persoa recibe un pagamento por correo, podería considerarse que a persoa ten constancia construtiva dos fondos. Pero iso non sempre é certo. Podería ter unha verificación posterior. Un cheque post-datado é un cheque que ten unha data futura nel. Se recibe un cheque en 2017 que ten data de 2018, non pode facelo ata o próximo ano. Só porque tes a verificación na túa man, porque está fechada o próximo ano e non pode ser factible ata ese momento, o cheque estaría incluído nos impostos do próximo ano.
Como afecta esta regra os formularios W-2 do empregado?
Os formularios W-2 son os formularios aos empregados en xaneiro para proporcionar información sobre o seu salario e as contas retenidas para impostos de renda federais e impostos FICA (seguridade social e Medicare).
O último salario datado en decembro está incluído nas ganancias do W-2 deste ano.
O primeiro cheque de pagamento en xaneiro está incluído nas ganancias do ano novo W-2.
Despois de preparar eses formularios W-2 , deben ser distribuídos aos empregados e presentados na Administración da Seguridade Social. Aquí están as datas para recordar: os formularios W-2 deben ser entregados aos empregados a finais de xaneiro, polos salarios do ano anterior. Tamén debe presentar os formularios W-2 coa Administración da Seguridade Social ata o 31 de xaneiro (non o 28 de febreiro, como en anos anteriores. Esta nova data de presentación de W-2 comeza en 2017, para os impostos de 2016). Se está a usar software de contabilidade de folla de pagamento , o software debería ocuparse do problema fiscal para o empregado W-2s.
Como funciona o software Payroll con este problema?
Patriot Software di: "O usuario [que é vostede, o negocio] seleccionaría a data de pagamento que incluiría día, mes e ano. Pero para estar claro, normalmente a data de depósito do cheque de pagamento é tamén a" data de pagamento ". Se hai É sempre un atraso por algún motivo no depósito dos fondos, o empregado W2 aínda reflectirá a data de pagamento na nómina. "
¿Como xestionar este problema?
Algunhas suxestións:
1. Non te esquezas de ti e non intentes pensar máis. Repartir cheques de pago cando normalmente se distribúen. Se estás a calcular os impostos sobre a folla de pagamento por si mesmo, podería ser prudente considerar a obtención de software de folla de pagamento.
2. Informar aos empregados. Deixe os empregados saber que ano fiscal terá o seu último saldo. Sempre é mellor avisar aos empregados que facelos saber máis tarde e estar molestos.
3. Pode obter axuda do seu CPA ou outro profesional fiscal. Se está realmente confundido, pode querer considerar obter un servizo de folla de pagamento para axudar con este tipo de problemas.