A lei federal esixe que gardes rexistros de pagos e outra documentación
Que rexistros de Paycheck son empresarios necesarios para manter?
Normalmente manteríase a maior parte dos rexistros requiridos pola lei só no curso do negocio, polo tanto, cumprir non debería tomar moito o paso de pasos adicionais ou de traballo.
Revisa os rexistros que xa tes que asegurarte de estar en liña cos requisitos do IRS e FLSA.
Os rexistros poden manterse en calquera forma, incluído o electrónico. Deberán manterse os seguintes para todos os empregados non exentos e aqueles cubertos polos requisitos mínimos de salario:
- Información persoal, incluído o nome do empregado, domicilio, ocupación, sexo e data de nacemento se ten menos de 19 anos de idade
- A hora e día en que comeza a súa semana laboral
- Total horas traballadas cada día laboral e cada semana
- Total de xornada diaria ou semanal de ingresos directos
- Taxa ordinaria de remuneración por hora por semana cando se traballa a horas extras
- Pago total de horas extras para a semana laboral
- Total de salarios pagados cada período de pagamento
- Data de pagamento e período de pagamento cuberto.
Os empregados non exentos deben pagarse polo menos o salario mínimo e recibir horas extraordinarias por calquera hora traballada máis de 40 por semana. Un empregado pode estar exento se paga polo menos $ 455 por semana con base salarial e se realiza certas tarefas de traballo, normalmente administrativo, executivo ou de xestión.
O pagamento directo é o que se obtén durante as primeiras 40 horas nunha semana.
Os rexistros necesarios para os empregados exentos difiren dos de traballadores non exentos e requírense información especial para os empregados do fogar, para os traballadores que traballen en réximes salariales pouco comúns, para os empregados aos que se lles proporcione aloxamento ou outras instalacións e para os empregados que reciben educación curricular.
Se algún dos seus traballadores cae dentro destas categorías, consulte un avogado.
Formas que debes conservar
Ademais dos rexistros de cheques de pagos, debes gardar algúns outros documentos no ficheiro para cada empregado.
- Unha copia asinada da súa forma W-4 que mostra a retención federal. Este formulario pódese cambiar moitas veces así que asegúrate de manter o formulario máis recente na parte superior.
- Unha copia de calquera forma en que un empregado autorice as deducións de pagos, incluídos os beneficios e as doazóns especiais como United Way ou outras institucións de caridade
- Unha copia do formulario de solicitude orixinal do traballador e de calquera documento de apoio, como un currículo ou transcricións.
- Rexistros sobre cambios nos niveis salariales, incluídas as promocións ou demolicións, e os motivos destas accións.
Cal é a mellor forma de manter rexistros de cheques?
Os rexistros de cheques de pagos, incluídos os que documentan todas as horas traballadas, os cambios no estado de pagamento e as taxas de pagamento, deberían conservarse nun arquivo separado.
Tamén debe manter rexistros de todas as modificacións feitas ao pagamento dos empregados e os seus beneficios, incluídos os consentimento dos empregados. Debe ter un consentimento por escrito no ficheiro para calquera dedución do salario dun empregado, con excepción dos impostos e depósitos de FICA .
Susan Heathfield, experta en recursos humanos, ten información máis detallada sobre o que se debe manter no arquivo persoal de un empregado.
Quen está autorizado a ver os rexistros dos empregados?
A maioría das empresas mantén rexistros de empregados nunha área restrinxida e permiten o acceso só a persoas que poidan ter que ver os rexistros debido ao seu posto de traballo ou posición. Os rexistros de empregados nunca deben ser eliminados da sala de discos. Se ten máis de poucos empregados, pode querer configurar unha política de acceso aos ficheiros de persoal para que os funcionarios de recursos humanos saiban responder ás solicitudes.
- Os empregados deberían poder ver os seus propios rexistros. Pode querer que alguén se quede na sala cun empregado mentres vexa o seu propio rexistro.
- Designar que empregados da empresa poden ver os rexistros dos empregados. O acceso adoita estar restrinxido aos empregados do departamento de recursos humanos e xestores e executivos por encima dun determinado nivel.
- Varios auditores federais e estatais poden ter acceso aos rexistros dos empregados para fins de auditoría. Pode solicitar un mandado antes de permitir que un auditor acceda aos rexistros dos empregados.
- Os avogados que representan aos traballadores en accións xudiciais poderán acceder a determinados casos concretos. Un funcionario de alto nivel ou o avogado da compañía deben verificar a solicitude do avogado antes de permitir a visualización dos rexistros.