Como saber se ten un problema de control de inventario
Existen varios métodos que pode usar para probar a presión dos procesos de control de inventario. Un método é someterse a unha revisión dos envíos recientemente perdidos aos seus clientes. Foi algún destes envío perdidos debido á falta de comprensión do que ten a man e dispoñible para o envío?
Por exemplo, pode que tivese 100 cada un da parte A e un cliente pedise 100 cada un. Pero non necesitaban que o envias ata a próxima semana, polo que os 100 cada un da Parte A estaban sentados no seu almacén. Ao día seguinte, outro cliente chamou e pediu un 100 por cada parte A. Estabas lonxe da oficina, coidando os corenta millóns de outras cousas que un pequeno empresario necesita coidalo, polo que o teu outro empregado tomou a chamada . Ese outro empregado verificou e viu os 100 cada un da Parte A alí sentados e enviárono o segundo cliente. Na semana seguinte, necesitabas enviar os 100 cada un da Parte A ao primeiro cliente e non estaba alí.
A túa pequena empresa pode ter un problema de control de inventario. É importante saber non só o que ten a súa pequena empresa na man, pero o que ten que está dispoñible para o envío. No caso anterior, mentres o seu empregado viu que tiña 100 de cada parte da embarcación, non había ningún proceso no seu lugar para informala de que os 100 foron asignados a outro cliente.
Auditoría de piso a folla
Outro método que pode usar para probar a presión do seu control de inventario é facer unha auditoría de piso a chave. Isto significa que sae ao seu piso de almacén (ou sala de almacenamento ou armario de salón ou garaxe) onde queira que o seu pequeno negocio gaste o seu inventario e seleccione un puñado de elementos para contar.
Discutiremos cantos elementos contaremos máis tarde, pero cando remate, entón leva os números de conta ao sistema que rastrexa o inventario. Este pode ser o seu WMS (sistema de xestión de almacéns), ERP / MRP (planificación de recursos empresariais / planificación de requisitos materiais), unha folla de cálculo de Excel, un libro de libros máis recentes ou, posiblemente, un montón de publicidade. Se non ten un sistema que rastrexa o seu inventario, aínda que sexa só un montón de publicidade, ten un problema de control de inventario.
En auditorías de piso a folla, entón compara os contas físicos que acaba de facer co que pensou o seu sistema de control de inventario. De novo, o teu obxectivo debe ser 100% de precisión. Se os números de reconto físico non se aliñan exactamente ao que pensou o seu sistema de control de inventario, xa sabes por que? ¿Pódese aplicar contramedidas para impedir que isto suceda de novo? Algunhas das razóns máis populares que conteñen non se alinean inclúen:
- Recibiches un envío do teu provedor, pero non contas as pezas nas caixas. A lista de envases non se debe contar como 100% precisa. Abra as caixas e conte os contidos. Se o seu fornecedor di que lle enviaron 1.000 pezas e que só lle enviaron 990 partes e non capturan o erro, non só ten un problema de control de inventario, pero pode terminar con envíos curtos aos seus propios clientes.
- Enviou pezas a un cliente pero non reduciu o seu inventario correctamente. Ou en todo. Asegúrese de deducir os seus envíos saíntes dos seus valores totais de inventario en tempo real.
- As cuestións de calidade obrigáronlle a eliminar unha parte do seu inventario desde a súa pila de inventario utilizable. Non obstante, o sistema de control de inventario non ten unha forma de diferenciar entre utilizables e non utilizables, polo que o sistema di que ten máis do que pode empregar. Ter a capacidade de diferenciar entre o inventario utilizable e non utilizable non é só unha característica importante que lle permite seguir as pezas con problemas de calidade, pero tamén pode ser un mecanismo para asignar inventario a un cliente mentres mantén as pezas en stock.
- Os seus produtos son valiosos e fáciles de afastar? Unha empresa que vende anvils podería ter menos problemas que unha compañía que vende moedas de ouro. Asegúrese de que o seu plan de control de inventario inclúa unha forma de manter a seguridade dos seus produtos. E implementar un programa de contador de ciclos que che axude a realizar un seguimento do teu inventario.
Conceptos básicos do programa de contador de ciclos
Un programa de contador de ciclos é o que está a suceder durante eses contas de chan. Un programa de contador de ciclos é un proceso polo cal regularmente contas unha porcentaxe das túas partes para que, durante un ano, contas todas (ou polo menos todas as partes máis valiosas).
Pode usar un programa de contador de ciclos xunto cun inventario físico anual , que normalmente axuda a reducir as varianzas destes inventarios físicos. Algunhas empresas usan contas de ciclos en lugar de inventarios físicos anuais, pero non o recomendo.
Para determinar os parámetros do programa de contador de ciclos, cómpre determinar:
- Cantas pezas totais tes que contar?
- Vai contarlles ao longo dun ano? Se non, como vai determinar o punto de corte? Normalmente, as empresas seguen a regra 80-20, é dicir, o 80% do valor do seu inventario provén do 20% das súas partes, así que concentrarse en contar ese 20%.
- Cantas veces vas contar?
- Quen vai realizar o contador? Se a súa empresa é o suficientemente grande, o mostrador de ciclo debe ser alguén cuxo rendemento do traballo está ligado á precisión do inventario. Isto axuda a eliminar calquera posible conflito de interese no proceso de contador de ciclos. Un reconto de ciclos é unha auditoría - e non unha ferramenta de clasificación de rendemento do traballo.
- Como se vai realizar o conde? O proceso de chan a chapa é o método preferido. Debe ter un contador de ciclos unha lista de números e localizacións. O mostrador entra no chan e conta-los. Non debe ter ningunha idea de cantos esperan estar alí. Outro método é un reconto de folla a chan. Este é o inverso do método floor to sheet. O método de folla a chan comeza cando entregas ao teu contas unha lista de pezas e os seus contas correspondentes de acordo co teu sistema de seguimento de inventario. O contador audita as cantidades físicas nas baldas en comparación co reconto do sistema.
Ao comprender os factores de proceso de reconto do ciclo anterior, pode entón construír o seu programa de contador de ciclos. Por exemplo, se tes 500 números de pezas para contar e podes contar unha vez por semana, podes contar 10 pezas por semana (ou só dúas por día). Ao final dun ano de 50 semanas, contarás os 500 números de pezas. Basta lembrar de contar diferentes números de pezas con cada reconto, para evitar o exceso de contas dun número de parte e sub-contar outro.
Durante este proceso, é importante saber cando o reconto de inventario está desactivado. É por iso que un contador de ciclos non debe ser un supervisor de almacén ou un secretario de control de inventario. É a natureza humana para os empregados poñer solucións no lugar sen aumentar os problemas subxacentes á xestión. Como pequeno empresario ou director, necesitas saber cando os procesos subxacentes de control de inventario non funcionan, para que poidas implementar contramedidas para evitar problemas de downstream.
Resolver problemas de control de inventario
Un programa de conteo de ciclos, combinado cun inventario físico anual, recorre un longo camiño para resolver os problemas de control de inventario. Os programas de conteo de ciclos axudan a identificar déficits no control de inventario, pero depende de ti facer cambios para corrixir os problemas que o programa de contador de ciclo descobre.