Ademais da planificación tributaria, decembro tamén é o momento de completar as tarefas de nómina de fin de ano e prepararse para o novo ano de nómina. Aquí tes algúns recordatorios para axudarche a pechar a túa folla de pagamento para este ano e prepararte para os impostos de nómina do próximo ano
Formulario W-4 do empregado - Certificado de autorización de retención do emprego
Os empregados poden completar os formularios W-4 en calquera momento e ao final do ano calendario é un bo momento para lembrarlles que revisen a súa W-4 para asegurarse de que a información é precisa e que a cantidade que desexan retirarse dos impostos sobre a renda fixa é exacta .
Se o seu estado require un imposto sobre a renda, os empregados tamén deberían comprobar a forma de retención do imposto sobre a renda do estado para os cambios e as retencións. Só un recordatorio de que os empregados poden cambiar as súas formas de W-4 o máis veces que queiran ao longo do ano, por suposto, non máis dunha vez por calquera salario.
Formulario W-9 non empregado - Solicitude de número de identificación do contribuínte e certificación
Unha forma W-9 é similar á forma W-2, pero é para os non empregados. O formulario W-9 úsase para verificar o enderezo da persoa e o número de identificación fiscal. O número de identificación fiscal é a información máis importante, porque o IRS usa isto para coincidir cos 1099s depositados polos contribuíntes con 1099s presentados polos empresarios.
Solicite formularios W-2 e formularios 1099-MISC
Se envía os seus propios formularios W-2 (o resumo fiscal de fin de ano para os empregados) e os formularios 1099-MISC (resumo fiscal de fin de ano para contratistas independentes), agora é o momento de solicitar formularios para este exercicio.
Se tes un servizo de folla de pagamento, asegúrate de que teñan que preparar estes formularios en xaneiro. Lembra que os formularios W-2 e os formularios 1099-MISC deben enviarse a persoas físicas antes de finais de xaneiro.
Pode obter formularios W-2 das tendas de material de oficina ou do IRS. Non podes usar unha forma W-2 que descargas desde Internet, porque a tinta vermella na copia A é especial e non se pode copiar.
Debes usar o formulario oficial.
Ler máis sobre W-2s e 1099s
Verifique os nomes dos empregados e os números de seguridade social (SSN)
Antes de preparar os formularios W-2, consulte coa Administración da Seguridade Social para asegurarse de que os nomes dos empregados e os números da Seguridade Social coincidan e sexan precisos. Vexa a sección de servizos empresariais de SSA en liña para obter máis información.
Verifique a información non empregada antes de enviar os formularios 1099-MISC.
Antes de enviar un non empregado, como o contratista ou empresa que pagou, debe verificar o número de identificación fiscal para esa persoa. Como se mencionou anteriormente, terá que enviar un formulario W-9 para obter a dirección e o número de identificación fiscal.
Outras tarefas de imposto de nómina de fin de ano
- Asegúrese de que os salarios dos traballadores estean rexistrados no ano correcto. Usar o concepto contabilístico de recibo construtivo como a data en que a persoa ten acceso sen restricións aos fondos é o que conta. Entón, coloque os salarios no ano correcto empregando a data de cheque de pagamento. Se está pagando os salarios dos empregados durante a última semana de decembro, pero o salario está fechado en xaneiro, esa conta conta con xaneiro. A excepción é se por algunha razón paga os salarios en decembro, para os traballadores asalariados, polos salarios que se deben para xaneiro. Lea máis sobre as taxas de pagamento dos empregados a data de fin de ano, así como outros ingresos de ano e problemas de sincronización de gastos.
- Determine como vai xestionar cheques de empregados que non se cobraron por moito tempo. Debe facer un esforzo sincero para atopar o empregado (use cartas certificadas para que poida amosar que a carta non se pode entregar). Se non atopa o empregado, é requirido pola lei estatal para entregar cheques de cobro non cobrados ao departamento de ingresos estatal. Continuarán traballando para atopar o individuo. Tamén terá que contabilizar a responsabilidade da nómina para o cheque de pagamento non cobrado no seu sistema de contabilidade. A forma na que se manexa depende da probabilidade de que o traballador adquira o cheque.
- Determine os montos tributábeis dos W-2 de empregados para determinados beneficios, incluídas as porcentaxes para o uso persoal dos vehículos da empresa e os teléfonos móbiles por parte dos propietarios e empregados e os gastos educativos pagos por empresarios que poidan ser obxecto de tributación. Consulte co seu asesor fiscal os requisitos de informes para estes beneficios.