W-4, I-9, Solicitude de emprego, inscrición estatal e moito máis
A súa primeira responsabilidade pola documentación e regulamentos para os novos empregados vén inmediatamente despois de contratar. Antes de que o empregado comience a traballar e reciba o seu primeiro cheque de pagamento , hai algúns formularios que ten que ter o empregado completo. Estes formularios deben ser completados por cada empregado, segundo as leis nacionais e estatais.
na maioría dos casos, non tes que devolver os formularios a ninguén, pero debes mantelos. Cando se completen estes formularios, debes mantelos nun lugar específico, dispoñible para os empregados e outros que precisan ver. O Departamento de Traballo dos Estados Unidos (baixo a División de Salarios e Horas) ten requisitos específicos para a nómina e os rexistros de persoal que deben manterse en todos os empregados.
As axencias federais, estatais e locais tamén poden auditar os rexistros dos seus empregados por diversos motivos, polo que manter rexistros é importante.
01 - Formulario W-4 para a retención do imposto sobre a renda federal
Todos os novos contratos deben completar o Formulario W-4 antes de recibir o seu primeiro cheque de pagamento. Este formulario inclúe información sobre o estado civil, o número de dependentes e os montantes de retención adicionais designados. Utilízase para calcular a retención para os impostos de renda federais. Non tes que gardar copias de todos os formularios W-4, só o máis recente.
Os empresarios non deben darlles consellos aos empregados sobre como completar este formulario, pero pode dirixilos a un artigo IRS que lles axuda a completar este formulario.
Asegúrese de usar a versión máis recente do formulario W-4. A Lei de Cortes Fiscais e Empregos de 2017 fixo cambios significativos nas táboas de retención e os empregados poden querer cambiar a súa retención para evitar ter demasiado impostos tomados dos seus cheques de pagamento. Debe estar utilizando o formulario 2018 W-4 para novas contratacións e para os empregados que queiran realizar cambios no seu formulario.
Os empregados poden cambiar a súa forma W-4 a miúdo como queiran. Por exemplo, un empregado pode recibir unha bonificación e quere cambiar de retención. É a súa responsabilidade como empresario para seguir o último cambio e asegurarse de que os cheques dos empregados reflicten os desexos do empregado por retención.
02 - Formulario I-9 e E-Verify System for Employment Eligibility
Como empresario, debes documentar a elegibilidade dos novos empregados para traballar en EE. UU. O documento que debes utilizar é F orm I-9 , Verificación de Elegibilidade de Emprego, que debe ser completado por cada novo aluguer. O novo empregado debe proporcionar documentación sobre a (a) identidade e (b) a elegibilidade do traballo.
Hai dous pasos para o proceso I-9. En primeiro lugar, o empregado enche o formulario e establece os documentos de identidade e traballo de elegibilidade. Entón, vostede como empresario debe ver eses documentos e asegurarse de que son adecuados e adecuados.
Debe manter este formulario no rexistro do empregado, pero non necesita envialo a ninguén. Se un funcionario de inmigración chega á súa empresa ou quere inspeccionar os documentos dos seus empregados, o formulario é a súa proba de que verificou a elegibilidade do traballo do empregado.
Os empresarios máis grandes (con moitos empregados) poden rexistrarse no sistema E-Verify e usalo para comprobar a elegibilidade dos novos empregados para traballar en EE. UU. O sistema usa a información do Formulario I-9 para comparar con bases de datos federales.
03 - Modelo de solicitude de emprego
Cada novo empregado debe completar un formulario de solicitude de emprego, aínda que esta persoa xa presentou un currículo para o traballo. O formulario de solicitude de emprego contén información sobre o novo empregado que se pode verificar, como empresarios anteriores e educación. Inclúe tamén varias declaracións que o aspirante debe asinar.
Unha declaración sobre o formulario de solicitude confirma que a información da aplicación é verdadeira e correcta, mentres que outras declaracións permiten ao empresario realizar comprobacións de referencia e verificación de antecedentes.
Ter un formulario de solicitude para cada empregado protexeo como empresario dun solicitante que faga reclamacións fraudulentas e permítelle actuar se o formulario de solicitude non é preciso.
04 - Retención e rexistro do Estado
Os empresarios deben rexistrar novos empregados co novo sistema de notificación de contratacións do seu estado; este rexistro permite que o Estado recompilou os pagos de apoio infantil destes empregados. A lista dos sistemas de notificación estatal está incluída neste artigo.
Cada estado que recolle os impostos sobre a renda ten requisitos para que os empresarios denuncien e paguen eses impostos. Póñase en contacto co departamento de ingresos estatal (ou equivalente) para obter información sobre como rexistrarse como empresario no estado. Esta axencia estatal tamén lle dará información sobre a retención de formularios e requisitos para informar e pagar os valores retenidos.
Para os estados que teñan un imposto sobre a renda, necesitarás deducir estes impostos dos cheques de empregados e enviar os impostos retenidos á axencia estatal correspondente.
05 - Unha listaxe de contratación de novos empregados
Aquí tes unha lista de 12 pasos de novos procesos de aluguer, así que non esquezas nada. Inclúe obter un número de identificación do empresario (un número de identificación do empresario federal) rexistrándose co IRS para recibir informes e pagamentos de impostos e rexistrarse coa entidade fiscal do seu estado (se o imposto sobre a renda estatal é obrigatorio). Tamén se listan outros rexistros e requisitos.
06 - One More Thing - Manual do seu empregado
Se a súa empresa ten varios empregados, debería ter un manual de empregados ou un manual de políticas e procedementos. Un manual pode incluír descricións e beneficios do proceso de traballo ademais de políticas e procedementos. Todos os empregados novos deberían recibir unha copia deste manual e deben asinar que len e entenden.
O manual do empregado convértese nun documento legalmente vinculante para vostede e os seus empregados. Ter empregados ler o manual do empregado pode axudar a previr empregados descontentos, expectativas non satisfeitas e posibles demandas.