Como, por que e cando para equilibrar o caixón de efectivo
Cando se investiga, a causa máis común do roubo é a falta dun procedemento ou controis axeitados.
O proceso de contar o diñeiro, reconciliar os recibos e equilibrar o caixón de caixa crea unha responsabilidade das transaccións do día. Este sistema de xestión de efectivo pódese crear ao mesmo tempo que se establecen as políticas da tenda . Moitos dos sistemas de POS (punto de venda) de hoxe teñen instrucións paso a paso para pechar (tamén coñecido como equilibrio) o caixón de efectivo para guiar ao empregado.
Por que Balance?
A administración da tenda ou os caixeiros poden obter un informe de vendas en calquera momento durante un cambio. Ao engadir o diñeiro inicial no caixón á cifra de vendas diarias, un comerciante saberá exactamente canto diñeiro debe estar no cadro de caixa ou o sistema de POS en calquera momento. Isto é moi útil:
- Para evitar a excesiva cantidade de efectivo no piso de vendas.
- Se a tenda é roubada.
- Cando un cliente reclama pouco cambio.
- Para descubrir frecuentes excesos / escaseces para caixas particulares.
- Para eliminar a tentación de levar diñeiro sen documentación do caixón de efectivo.
Como equilibrar un caixón de caixa
O equilibrio dunha caixa rexistrada xeralmente ten lugar ao final do día ou ao final do cambio de caixa. O caixón de efectivo e os seus contidos deberán dirixirse a unha oficina ou a outra área illada para preparar o informe.
Se se equilibra o caixón despois de pechar, asegúrese de que as luces de chan de venda estean apagadas e que a porta estea bloqueada. Para moitos vendedores, teñen présa e tenden a comezar a pechar antes de que a tenda estea pechada. Esta non é unha práctica segura. Non obstante, se ten moitos empregados na tenda, é posible pechar un dos rexistros durante as horas abertas.
Calquera excesión ou escaseza debe ser investigada. Debe ter en conta a natureza humana por erros menores e pequenas cantidades. A isto queremos dicir que as miscounts sinxelas de cambio son comúns ao procesar unha transacción. Non obstante, as discrepancias frecuentes poden ser un sinal de roubo de empregados ou poden indicar que se require un adestramento adicional para un cajero en particular. Como norma xeral, quere asegurarse de que non hai máis de 2 dólares por noite. Aínda que depende da cantidade de transaccións ese día (noutras palabras, canto máis transaccións sexa maior a posibilidade de contar erro) a regra $ 2 é útil.
O efectivo inicial é devolto ao cajón de diñeiro e almacénase á noite, mentres o depósito está preparado para o banco. Todas as declaracións de tarxetas de crédito, informes de terminais e outros rexistros de ingresos poden ser grapados ao informe do caixón de caixa diario e presentado por data.
Separación de deberes
Para obter máis rendición de contas, considere usar dúas persoas para equilibrar a caixa rexistrada. Unha persoa contará o caixón e creará o informe de efectivo diario, mentres que a outra persoa prepara un depósito bancario. Tanto os membros do persoal deberán asinar o informe indicando que son responsables das cifras que se mostran. Aínda que ningún sistema pode evitar a fraude, esta fita de auditoría axudará a desalentar a colusión entre os empregados.
Ao comezo do próximo cambio, cada caixeiro debe asignar o seu propio caixón de efectivo. Ten o cadro de contar o efectivo no caixón para verificar o saldo inicial. Se é unha pequena tenda con só un rexistro, o diñeiro probablemente permaneza no caixón durante a noite. Se esta é a túa situación, o procedemento é o mesmo.
Unha última nota: dado que o erro humano é parte do xogo, asegúrese de incluír discrepancias no seu diñeiro como parte das súas declaracións de ganancias e perdas.
Engada unha liña ás túas declaracións de ganancias e perdas que conteñan orzamento e mostran unha perda de miscounting. Esta é outra forma de auditar e xestionar a perda.