Estar prevenido é eliminado. Antes de enviar formularios W-2 aos empregados e arquivar estes formularios coa Administración da Seguridade Social (xunto coa forma de envío W- 3 ), revise estes erros comúns para evitar problemas.
Presentando formularios W-2 atrasados
Comezando co ano fiscal 2016, o prazo de presentación de formularios W-2 (e 1099 formularios) foi movido ata o 31 de xaneiro. Entón, os seus formularios W-2 do 2017 para os empregados deberán enviarse á Administración da Seguridade Social a partir do 31 de xaneiro , 2018.
Hai penas por presentación tardía. Lea máis sobre os novos prazos para os formularios W-2 e 1099.
Usando o formulario W-2 do ano incorrecto
Use o formulario W-2 para o ano en que a renda foi imposible, e non o ano en que está a presentar o formulario. Por exemplo, para os salarios dos empregados en 2015, use a forma 2016 W-2 ; este formulario darase aos empregados e presentarase na Administración da Seguridade Social en 2017.
Faltan os prazos de presentación. Debe proporcionar os formularios W-2 aos empregados a partir de finais de xaneiro e deberá enviar estes formularios á Administración da Seguridade Social a finais de febreiro. Os prazos varían cada ano dependendo de cando a data caia no calendario. Se a data límite é un fin de semana ou unha festa, a data transfórmase ao seguinte día hábil. Aquí están os prazos exactos para os impostos sobre a nómina do ano para o ano en curso.
Non se está a usar o formulario W-2 aprobado
Non podes descargar o formulario W-2, copialo e usalo.
O vermello sobre A é unha tinta especial. Debe obter os formularios aprobados, desde unha empresa de subministración de oficinas, o IRS ou unha empresa de software. Lea máis sobre onde podes obter formularios W-2 aprobados.
Non se puido deter a retención da seguridade social
A retención da Seguridade Social debe ser interrompida nos salarios tributarios máximos da Seguridade Social por cada ano.
(Este máximo cambia na maioría dos anos para reflectir o custo da vida.) Aínda que este non sexa un erro específico de W-2, é común e fará que o informe sobre salarios da Seguridade Social sexa superior a un empregado. Debe devolver o exceso ao empregado e corrixir tanto o W-2 como o Formulario 941 , o salario trimestral e o informe tributario para calquera trimestre que reflicte o exceso. Por exemplo, se o empregado alcanzou o máximo de retención da Seguridade Social en setembro, debe cambiar o Formulario 941 para o terceiro trimestre.
Envío de formularios W-2 ao IRS
Os formularios da Seguridade Social deben entregarse aos empregados a finais de xaneiro e presentarse á Administración da Seguridade Social a finais de febreiro, xunto coa forma de envío W-3, que acumula toda a información de todos os W-2.
Non se pode obter unha exención do IRS para non publicar
Os empresarios que presenten 250 ou máis formularios W-2 deben obter unha exención se non desexan enviar un ficheiro electrónico. Lea máis sobre como obter unha exención de presentar formularios W-2 electronicamente (PDF).
Facer estes erros de formulario común no formulario W-2
Os erros de formulario máis comúns en formularios W-2 inclúen:
- Non se inclúen decimais e centavos por cantidades
- Non se pode empregar a tinta negra (facer que as entradas sexan demasiado claras)
- Facendo entradas demasiado grandes ou demasiado pequenas. O IRS suxire que use 12 puntos. Tipo de letra de correo para imprimir W-2s.
- Nome do empregado de formato incorrecto. O primeiro nome de empregado e a inicial media van na primeira caixa, o apelido do empregado vai na segunda caixa e calquera sufijo (como "Jr.") vai na terceira caixa.
O uso de software financeiro pode axudarche a evitar moitos destes erros nos formularios W-2, especialmente os erros do formulario e o teu software pode avisalo cando chegas ao importe salarial máximo da Seguridade Social. Consulte este artigo nos programas de software de contabilidade 2012 de Rosemary Peavler, Guía de Finanzas Empresariais, centrándose en programas que inclúen funcións de folla de pagamento.
Como corrixir un formulario W-2
Debe proporcionar un formulario W-2 a cada empregado a finais de xaneiro de cada ano (para o ano calendario anterior), pero non necesita enviar estes formularios á Administración da Seguridade Social (SSA) ata finais de febreiro. Este atraso proporciona tempo para corrixir erros.
Se pode corrixir o erro antes de arquivar con SSA, faga a corrección e envíe o formulario corrixido.
Se atopas o erro despois de que teñas presentado o SSA, debes enviar un W-2 corrixido xunto cun formulario de transmisión corrixido W-3c).
Lea máis detalles sobre como facer correccións a un formulario W-2, despois de que o enviou á Administración da Seguridade Social.