Como o New Deadline afecta ás correccións W-2
Un cambio no prazo de presentación dos formularios W-2 e W-3 requerirá que a súa empresa realice cambios nos seus procedementos.
A data límite para a presentación de formularios W-2 e W-3 coa Administración da Seguridade Social (SSA) cambiou. Para os formularios 2017, o prazo de presentación é o 31 de xaneiro de 2018.
O prazo para presentar formularios coa SSA agora é o mesmo que o prazo para a presentación de formularios W-2 aos empregados.
Se desexa que os empregados teñan tempo para recibir formularios e para que se realicen cambios, terá que entregar os formularios W-2 aos empregados a principios de xaneiro. É moito máis fácil facer correccións antes de presentar a SSA.
Atopa máis detalles sobre o novo prazo de presentación neste artigo sobre os prazos anuais do informe do imposto sobre as follas de pagamento 2018 , para os impostos de nómina de 2017.
Como o cambio de prazo afecta os erros do formulario W-2
No pasado, tiñas un mes para entregar aos empregados os formularios W-2 e asegurarte de que eran correctos antes de envialos á Administración da Seguridade Social. Cos dous prazos agora o mesmo, quizais desexes dar aos W-2s aos empregados a principios do mes de xaneiro, polo que se poden corrixir erros.
Se non, deberás seguir este procedemento para corrixir erros nos W-2 e W-3.
Corrixindo W-2s e W- 3s usando W-2C e W-3C
Se emitiu unha declaración W-2 incorrecta a un empregado, antes ou despois de presentar o formulario de transmisión W-3 coa Administración da Seguridade Social, debe completar un formulario W-2c e W-3c .
En primeiro lugar, unha revisión dos requisitos de formulario W-2
Debe preparar e distribuír un W-2 a cada empregado, mostrando os seus salarios e retencións durante o ano, a finais de xaneiro do próximo ano. A finais de xaneiro, debes preparar un formulario de transmisión W-3 e envialo xunto con todos os formularios W-2, á SSA.
O prazo exacto cambia cada ano por mor de festivos e fins de semana. Aquí tes un artigo actualizado que mostra os prazos exactos para o ano fiscal actual.
Erros no nome do empregado, SSN
Se informaches correctamente o nome do empregado ou o número de seguridade social correctamente e este ano o nome / SSN é incorrecto, complete o W-2c só a través da caixa I. Non complete os cadros numerados con información de salario e retención. Se esta é a primeira vez que informou incorrectamente o nome / SSN, simplemente volva a facer o W-2 orixinal e entregalo ao empregado. Se enviou o formulario á SSA xunto co W-3, terá que facer o W-2c e o W-3c.
Falta o Nome ou Número de Seguro Social
Se o erro é un nome de empregado perdido ou SSN, non pode usar o W-2c para engadir esta información. As instrucións para formularios W-2C e W-3C afirman que debes poñerse en contacto directamente co SSA ao 1-800-772-6270.
Erro nun importe nun formulario W-2
Se cometeu un erro nun importe, xa sexa por retención ou por ingresos, enche completamente o W-2c, mostrando os valores orixinais e corrixidos. Tamén pode ter que presentar un 941c se informou de forma incorrecta salarios e / ou retención en 941 - Declaración tributaria trimestral do empresario .
Notas adicionais
- Se pagou salarios a un empregado por erro, estes salarios aínda están suxeitos a un empregado.
- Non use un W-2c para pagar de novo.
- Debes usar un W-3c separado para cada tipo de W-2c (isto é o mesmo que se fas diferentes tipos de W-2s).
Ler instrucións con coidado
Este artigo é unha visión xeral sobre estas declaracións salariais e fiscais; non se trata de ser integral. Antes de completar un W-2c ou W-3c, lea atentamente as instrucións (atopadas nos documentos).
Un recordatorio sobre a presentación tardía
Asegúrese de obter os seus W-2s aos seus empregados ata a data de caducidade e os seus W-3s transmitidos ao SSA á hora de evitar penas por distribución e presentación tardías.