Documentos para manter a longo prazo e curto prazo
4 razóns para manter rexistros
- Será moito máis doado para arquivar os seus impostos.
- Ao ter todo gravado, axudarás a non perderche ningunha dedución, o que che fará aforrar diñeiro.
- Axudará a asegurarse de que está a presentar reclamacións precisas. En vez de adiviñar, "Eu creo que paguei a ese contratante $ 1,000", rapidamente levantando unha folla de cálculo, saberás que lle pagou $ 850 o 17 de xullo.
- No caso de que estea auditado ou o IRS teña algunha dúbida sobre os elementos da súa declaración, terá a proba para facer unha copia de seguridade da súa reclamación. Se non tes esta documentación, atoparás gastar tempo e diñeiro intentando atopar a proba. Peor aínda, se non podes chegar cun recibo, a túa reclamación non será honrada e quizais teñas que pagar impostos e sancións adicionais.
Que rexistros debo seguir?
A resposta curta é que debes seguir todo. O IRS é coñecido por auditar pequenas empresas , especialmente aquelas que mostran unha perda en anos consecutivos. Ademais, moitos axentes do IRS non entenden os matices fiscais que se aplican aos investimentos inmobiliarios, facendo máis propensos a cuestionar a súa presentación.
Deberá ter probas de que o IRS cuestione algún dos seus elementos ou, incluso no día a día do negocio, se alguén intenta facer un problema.
Os dous tipos de rexistros que terá que manter son rexistros permanentes e rexistros a curto prazo.
1. Rexistros permanentes
Estes son os documentos que desexa manter indefinidamente.
Cales son algúns exemplos de rexistros permanentes?
Estes son documentos que serán relevantes e valiosos para ti moito máis alá do ano fiscal actual, como por exemplo:
- Todos os arrendamentos inquilinos.
- Calquera tipo de documentos legais - Multas, informes de inspección, aparicións xudiciais.
- Calquera tipo de permiso que teña eliminado na propiedade.
- Calquera cousa que desvalorizas, como propiedades ou melloras.
- Se ten a súa empresa incorporada como LLC , LP , S Corporation ou outra, vai querer manter todos os rexistros relacionados con isto.
- Políticas de seguro.
- Documentos de préstamo, como hipotecas.
- Impostos de anos pasados.
- Título da propiedade / escritura.
2. Rexistros a curto prazo
A curto prazo non me refiro a un par de meses. Vai querer manter os documentos que considere importantes o suficiente para reclamar os seus impostos durante un mínimo de cinco anos. Canto tempo despois depende do teu nivel de confort. Isto axudarache no caso de que algunha vez teña que verificar ou demandar.
Cales son algúns exemplos de rexistros a curto prazo?
Todo o que conta como ingreso ou gasto para o ano fiscal determinado, como por exemplo:
- Custos de publicidade para o teu negocio ou propiedade.
- Gastos de entretemento: como cea ou xantar para clientes actuais ou potenciais.
- Intereses pagos con hipoteca e tarxetas de crédito para o seu uso comercial.
- Taxas xurídicas / profesionais. Para contadores, avogados, axentes de seguros, corretores de inmobles.
- Gastos de oficina: Internet, segunda liña telefónica para empresas, material de oficina, dedución de domicilio social se ten unha oficina na casa utilizada exclusivamente para empresas.
- Aluguer recibido.
- Reparacións realizadas.
- Depósitos de seguridade recibidos.- Cando finalice o arrendamento dun inquilino, se mantén parte do depósito de seguridade, debes rexistrala como ingreso. Se manteñas algo para pagar as reparaciones, o diñeiro que gastas na reparación considérase un gasto que podes deducir nos teus impostos.
- Gastos de viaxe para empresas : como millas dirixidas a actividades de aluguer.
- Utilidades pagadas.
- Salarios pagados a empregados ou contratistas independentes.
Como debo seguir os rexistros?
Debe manter unha copia dixital (computadora) e unha copia impresa (papel) de todos os seus rexistros.
1. Copia dixital
Vai querer usar unha folla de cálculo ou un programa como Quicken Rental Property Manager para realizar un seguimento dos seus ingresos e gastos.
Debería facelo axiña que entre o ingreso ou o gasto. Quererá incluír tanta información detallada como sexa posible:
- Data,
- Tempo,
- A quen lle pagou ou quen lle pagou,
- Natureza dos ingresos ou gastos
- Cantidade.
- Ata se pode incluír como foi pagado ou incurrido (diñeiro, número de cheque, tarxeta de crédito, xiro postal, etc.).
O nivel de detalle dependerá do software que utilice ou cree. Algúns programas ligarán directamente ás túas contas bancarias e rexistrarán os teus ingresos e gastos por ti.
Aínda que elixas un programa menos custoso ou que manteñas os teus rexistros en follas de cálculo persoais, debes configurar rexistros separados para cada propiedade, para cada tipo de gasto e para tipos de renda separados. O punto é gravar a maior cantidade posible de información no momento da transacción, para que poida crear informes financeiros no futuro.
Sempre debería darlles unha copia de seguridade en CD, nun disco duro externo, nunha nube e ata cunha copia en papel. Deberán imprimirse ao final de cada mes e / ou ao final do ano.
2. Copia dura
Vai querer asegurarse de ter unha copia en papel dos seus documentos máis importantes. Se é posible, quererá almacenalos nunha especie de sistema de arquivo retardador de lume ou caixa de depósito seguro. Se non pode atopar un tamaño suficientemente grande para todos os seus ficheiros, quererá manter os máis importantes, como os títulos da propiedade nesta caixa. Categoriza todo ao ano e logo ordena alfabeticamente os ficheiros para que sexan fáciles de atopar.