5 xeitos de reducir o tempo que gasta o arquivo
Pero, por desgraza, odia ou non, cando executas un pequeno negocio, o depósito debe ser feito, ou pronto atoparás o teu escritorio colapsando baixo o peso de todo o papel que segue acumulándose. ¿Que é o que fai?
Existen dúas aproximacións ao problema que poden axudar.
Podes tentar facer o teu tempo de presentación o máis curto posible (un método que case perfeccionou ao longo dos anos de executar unha oficina) ou facer o teu tempo de presentación tan divertido como sexa posible (algo que segue intentando realizar). Vexamos consellos para reducir a cantidade de tempo que realmente gasta a presentación primeiro.
Destruír e reciclar cando sexa posible
A primeira pregunta sobre calquera peza de papel que teña esperanzas de ser arquivada é: "Debe presentar este documento?"
Moitos dos documentos que aparecen no correo poden ir directamente á trituradora. Cal é o punto de presentación de anuncios ou cartas informativas doutras empresas, por exemplo? Cando estea lidando co correo, lea un anaco de correo unha vez, decida se o necesitará un ano a partir de agora e arrástralo ou fragmentarlo de conformidade.
As posibilidades son boas. Tamén está a presentar unha gran cantidade de copias en papel de documentos que non necesita ser arquivada e que nin sequera debería imprimir en primeiro lugar.
Non hai necesidade de presentar copias en papel de facturas ou cartas, por exemplo, se os seus ficheiros electrónicos están organizados e está seguindo os procedementos de copia de seguridade axeitados.
Entón, cando estás enfrontando esa pila de arquivo, tritura o "papel en que podes vivir sen".
Use un sistema de arquivo que facilite as tarefas da outra oficina, non máis difícil.
A maior parte do documento que necesito estar rexistrado está relacionado co proceso de facer negocios e estes documentos deben ingresar no sistema de contabilidade antes de que faga outra cousa con eles.
Entón, no canto de levar ese recibo a un cartucho de toner da impresora e arquivalo baixo "P" no meu sistema de arquivo principal, o arquivo no meu "primeiro" sistema de arquivo, unha serie de cartafoles etiquetados por mes e ano.
Por exemplo, se compras o cartucho de toner en setembro de 2017, ese é o ficheiro que vai, xunto con todas as outras contas, recibos e outros documentos comerciais que se produciron durante ese mes. A continuación, é unha simple cuestión de traballar a través do cartafol ao final do mes e facer que todas as entradas de contabilidade que se precisen realizar (ou se non o fas ti mesmo, entregas o cartafol mensual ao teu contador ou contador) .
Teña en conta que realizamos un negocio de servizos , non un negocio de venda polo miúdo, así que sentar e traballar nas contas unha vez por mes funciona para min. Deberá modificar a idea de carpeta mensual de forma adecuada se precisa actualizar as súas contas con máis frecuencia.
Pense antes de arquivar
Que pasa despois de que usei os cartafoles mensuais para facer a contabilidade? Os documentos deben ser movidos ao sistema de arquivo "principal". Pero no canto de simplemente arquivar cada documento de forma individual segundo o seu título, fago un ficheiro lóxico segundo o grupo, un procedemento de presentación atopo moito máis rápido.
Vexamos o exemplo do cartucho de toner da impresora.
No canto de presentar este recibo en "P" para o cartucho de toner da impresora, eu presentaría este nun Material de oficina: recibos, o mesmo lugar onde eu ía presentar documentos como un recibo para unha colección de notas post-it ou un recibo para impresora papel. Isto non só fai que a presentación sexa máis rápida, pero fai que sexa moito máis fácil atopar documentos despois.
Utiliza palabras e frases enteiras nas etiquetas do teu cartafol de ficheiro, non só as letras
Non hai ningunha regra que diga que só se limita a letras simples cando se crean as divisións do seu sistema de arquivo. E se o fai, está facendo a súa presentación innecesariamente lenta e complicada. Personaliza o teu sistema de arquivo para que poida beneficiarse da presentación por un grupo e atopar o lugar axeitado para poñer un documento máis rápido.
Por exemplo, no canto de ter unha sección do meu sistema de arquivo chamado "C", tamén teño unha sección titulada "Arquivos de clientes".
Os ficheiros dentro de "Arquivos de clientes" están ordenados alfabéticamente. A beleza de personalizar o sistema de arquivo deste xeito é que sempre se pode subdividir e organizar se o necesitas. Así, un gran cliente podería ter un divisor de sistema de ficheiros marcado co seu nome dentro da sección "Arquivos de clientes" para facilitar a busca de documentos relacionados con ela.
Neste exemplo, entón, as etiquetas do sistema de arquivo lerían "B", "C", "Arquivos de clientes", "D" ... Vexa o que fai máis doado o seu arquivo?
Outra páxina de presentación para acelerar a súa presentación: non esqueza personalizar o alfabeto tamén. En vez de ter unha sección "M", etiquete tamén un "Mc".
Mantén o teu sistema de arquivo "primeiro" próximo e cómodo
A outra gran cousa sobre o uso dun sistema de arquivo de dúas etapas como o que describín anteriormente é que se fai moito máis sinxelo manter a primeira etapa do seu sistema de arquivo (os cartafoles mensuais) físicamente preto do seu espazo de traballo . Estarás moito máis disposto a presentar os documentos inmediatamente en vez de deixalos acumular se ten un lugar próximo e organizado para arquivos.
Coloque os cartafoles mensuais do mes pasado, o próximo e o mes seguinte nunha bandexa ou utilice un arquivo concertino e colóquea dentro do seu espazo de traballo. A maior parte do seu sistema de arquivo (o sistema de arquivo "principal", como o chamamos anteriormente, pode atoparse a través da sala ou mesmo nunha sala completamente diferente, pero a fin de aforrar tempo , non debería ter que levantarse faga a súa primeira etapa de presentación.
Como facer funcións de arquivo
Os consellos de presentación que che deron ata o momento axudaríanlle a reducir o tempo que gasta a presentación e previr a conxelación cerebral. Pero o que significa facer o seu tempo de presentación máis divertido?
En realidade, a única estratexia que vin con aquí é o soborno absoluto, gratificándome cunha cookie se eu arquivo por certo tempo. Isto funcionará, pero pode levar moitos quilates se tes moita información.
Ou pode levar un enfoque máis artístico, usando todas as cores distintas para as carpetas de arquivos e empregando fontes ou caligrafía pouco comúns para as etiquetas. Se isto fai ou non facer a súa presentación máis divertida, certamente fará que sexa máis atractivo.
E quen sabe? Quizais só o feito de que a súa presentación sexa moito máis rápida agora que está tan organizada fará que sexa moito máis divertido de facer.