O que necesitas para gardar e organizar
En certa medida, os elementos que necesitarás para desenvolver un sistema de presentación dependerán moito da túa empresa.
Por exemplo, se vende un produto tanxible, necesitará algo que rastrexa o seu inventario. Non obstante, aquí tes unha lista xeral de elementos que terás que seguir fóra do teu negocio na casa:
- Planos de negocio e mercadotecnia.
- Documentos xurídicos (é dicir, documentación de LLC, licenza comercial e rexistros de propiedade intelectual, contratos)
- Contactos (profesionais, clientes, provedores, prestadores de servizos, etc.)
- Información financeira (declaracións de ganancias / perdas, balances, contas a pagar / cobrables)
- Impostos
- Gastos comerciais (recibos)
- Proxectos
Xunto a esta lista, vai querer engadir elementos específicos para a súa empresa.
Sistemas para organizar o seu negocio doméstico
As probabilidades son usar unha variedade de métodos para almacenar e xestionar os seus traballos e outras informacións importantes. O factor clave é escoller un método que funcione mellor para vostede. Todos teñen unha forma diferente de pensar e organizar. Por exemplo, para algunhas persoas, ten máis sentido organizar arquivos alfabéticamente, pero para outros, é máis doado organizalo por data.
Se non está seguro de que funcionará mellor para vostede, proba un e, se loita para mantelo, adopta un sistema diferente. Aquí tes tres formas de organizar os teus ficheiros e información:
Sistema de arquivo de ficheiros sinxelo
Para pequenas empresas que non xeran demasiada documentación, o sistema de ligante é unha boa opción.
Tamén é ideal para persoas que quere ter todo nun só lugar ou que precisan que a súa información sexa móbil. O sistema de aglutinante usa un gran aglutinante de tres aneis, protectores de follas e separadores de sección.
Utiliza os separadores de sección para organizar as túas categorías comerciais, como pedidos pendentes, pedidos completos, copias mestras de varios formularios ... etc. A partir de aí, comezarás a recoller os ficheiros nos protectores de follas. Unha vez que o aglutinante estea cheo - ao final da semana, mes ou tres meses - será hora de purgar. Só tes que transferir ficheiros de pedidos e outros rexistros históricos a un sistema de arquivo tradicional que recoñeza de cerca a organización da túa ligante.
Sistema de arquivo tradicional
Os sistemas de ficheiros tradicionais usan un gabinete de arquivo, arquivos colgantes e cartafoles manila. Case todas as empresas van necesitar este tipo de arquivo a medida que o seu negocio creza. Hai pouco papeleiro xerado ao longo do tempo para non ter un. E xa que os rexistros fiscais deben conservarse durante sete anos, necesitará un lugar para almacenar todos estes rexistros. Os sistemas de arquivo tradicionais son ideais para os elementos que deben ser mantidos, pero non se accede regularmente, como os impostos do ano anterior e a licenza comercial. Aquí tes algúns consellos para obter o teu sistema de arquivo tradicional do chan e ter éxito:
- Pense sobre o tipo de sistema que realmente usará. Podes ir noces á compra de material de oficina legal e inventar o sistema de arquivo máis elaborado e colorido do mundo, pero se non se axusta ao teu estilo de traballo, será un desperdicio de tempo e diñeiro.
- Crea un sistema para xestionar o teu papel que permita a menor cantidade de "toques". Queres evitar construír pilas de papel e tratar con cada peza varias veces. En lugar diso, traballa para tomar decisións sobre onde un papel debe pasar a primeira vez que o toca.
- Deixar de lado o tempo de presentación . É fácil evitar esta tarefa como a peste, pero é necesaria e axudará a que o seu negocio funcione moito máis ben. Especialmente recibos e outros elementos utilizados no momento do imposto, manter este material organizado fai a presentación dos seus impostos moito máis fácil.
Sistema de arquivo electrónico
O mundo dixital non eliminou por completo a necesidade de almacenamento de papel, pero facilitou moito o almacenamento de información. Os sistemas dixitais poden crear, enviar e xestionar as facturas e pode seguir as súas finanzas empresariais domésticas e despois ser importadas en software fiscal para a presentación electrónica. Pode escanear recibos e dispoñeros almacenados nun arquivo no computador (aínda que probabelmente tamén debería manter a versión en papel). Os sistemas electrónicos poden almacenar os seus clientes, clientes e información de prospectos nun sistema de xestión de relación con clientes para facilitar o acceso, correo electrónico, facturación e moito máis. Os sistemas en liña pódense empregar para gardar as súas ideas, axudarlle a xestionar proxectos, organizar información ou investigar.
Pero, como os sistemas de ficheiros de papel, o sistema de arquivo dixital debe ter unha estrutura organizativa, empregando cartafoles e ficheiros almacenados no computador ou na nube . Para unha xestión máis sinxela, use a mesma estrutura e os nomes dos ficheiros no seu sistema dixital como fai no seu sistema de papel. Para protexer os seus ficheiros dixitais, copia-los a unha unidade de disco separada ou a un sistema de almacenamento en liña.
Unha combinación de todo o anterior
Probablemente necesitarás usar máis dun sistema para xestionar todos os datos e materiais que necesitas para almacenar na túa empresa. En primeiro lugar, terás que decidir que funciona mellor para ti e logo implementalo. Por exemplo, pode que teña un sistema de ligazón para axudarche a organizar a xestión diaria da túa empresa como a túa axenda, a comercialización e as copias dos teus formularios.
O seu sistema tradicional pode almacenar todos os seus papeis a longo prazo, como os impostos, permisos e licenzas comerciais dos anos anteriores e os rexistros de propiedade intelectual. Podes usar un sistema dixital para almacenar as túas ideas, como Evernote e os proxectos de seguimento.
Doutra banda, pode querer ser tan dixital como sexa posible, usando unha lista de tarefas en liña e un calendario , analizando todos os recibos no seu computador e empregando software ou servizos en liña para todas as outras necesidades de xestión empresarial. Aínda así, aínda quererá un sistema para xestionar o papel que se xera. A clave é atopar o sistema que sexa doado para vostede manter e atopar a información que precisa cando precisa.
Actualizado setembro de 2016 Leslie Truex