Xestión de rexistros de bos negocios significa menos estrés no tempo fiscal
Pero mentres a maioría de nós definitivamente consideramos que a xestión de rexistros comerciais é un traballo escandaloso e adoita darlle unha baixa prioridade, unha boa xestión de rexistros non só facilita a nosa vida laboral, senón que nos pode dar un alivio de estrés real no momento do imposto.
Aquí tes que podes facer para facilitar a xestión de rexistros:
1. Manter separado o seu negocio e gastos persoais
Soa doado, non? Pero esta é a parte da xestión discográfica que percorre a maioría da xente. Se colle un cliente potencial para unha rolda de golf, por exemplo, é que un gasto persoal ou un gasto comercial? (A resposta é persoal porque as tarifas verdes non son un gasto deducible para empresas.) Os vehículos que usa tanto para motivos persoais como empresariais son outro problema perenne. Debe coñecer cales son os gastos comerciais lexítimos e o que non ten e asegúrese de que os rexistros da súa empresa teñan esa precisión.
2. Obteña documentación suficiente para todos os gastos comerciais
Moitos empresarios cometen o erro de pensar que as "listas" son suficientemente boas para os fins de xestión do rexistro. Por exemplo, teñen unha lista de compras nas súas declaracións de tarxeta de crédito e pensan que iso é bo en termos de reclamar esas compras como gastos comerciais.
Desafortunadamente, o CRA (Axencia de Ingresos de Canadá) é máis esixente. Non aceptan declaracións de tarxeta de crédito nin cheques canceladas como documentación suficiente para gastos cando normalmente se emitiría unha factura ou recibo . O IRS é máis indulgente e, en ausencia dun recibo, generalmente aceptará as declaracións de tarxeta de crédito e os cheques cancelados como proba de reclamacións de gastos.
En canto a manter rexistros, hai dous puntos a ter en conta:
a) Recibir sempre un recibo . Póñase en costume de solicitar un recibo sempre que faga unha compra, non importa o pequeno. Os pequenos gastos engádense tamén, e necesitas a documentación para os rexistros da túa empresa.
b) Etiquetar os seus recibos, se fose necesario . Aínda hai negocios en torno a esa man de receitas que non teñen nada nelas, agás a data en que se comprou o elemento e canto custou, o que non é de gran utilidade cando estás mirando un recibo que intenta descubrir cal é o O elemento en cuestión foi e a categoría de gasto empresarial en que se encaixa.
Cando reciba un recibo , mire nel e escriba a información faltante / relevante sobre ela, como o que é o recibo e a categoría de gastos.
3. Obter unha conta bancaria separada para a súa empresa
Aínda que as taxas para as contas bancarias comerciais son notoriamente elevadas en comparación coas contas persoais, unha conta bancaria comercial é absolutamente necesaria para unha boa xestión de rexistros comerciais. Unha conta bancaria de negocios axúdalle a separar os seus gastos persoais e empresariais. Depositará todos os ingresos da súa empresa na conta comercial e retirará todos os gastos ou pagamentos relacionados coa empresa da conta comercial.
¿Que tipo de conta bancaria comercial debería recibir? Unha conta de cheques - preferentemente unha que entrega declaracións mensuais e devolve os teus cheques cancelados.
As comprobacións de negocios permiten facer a súa xestión de rexistro fácil porque pode usar a liña de notas na fronte de cada control para documentar o propósito comercial do gasto.
4. Ter e utilizar unha tarxeta de crédito separada para os gastos comerciais
Usar as túas tarxetas de crédito persoais para fins comerciais rápidamente póñache nun cadro de xestión de rexistro. Unha tarxeta de crédito empresarial simplifica enormemente a xestión de rexistros comerciais axudando a separar os seus gastos persoais e empresariais. (Tamén axuda a facer que o teu negocio sexa máis profesional).
5. Manteña un rexistro de quilometraxe da súa viaxe de negocios
Se usa algún dos seus vehículos para fins comerciais , un rexistro de quilometraxe será unha gran axuda na xestión de rexistros.
Teña en conta a quilometraxe (ou quilómetro) que leva no odómetro a principios de ano e despois introduce o quilometraxe por data cada vez que usa o vehículo para un propósito comercial. Manter o seu rexistro de quilometraxe na caixa de luvas do seu vehículo facilitará isto. Se ten máis dun vehículo que usa para fins comerciais, manteña un rexistro de quilometraxe en cada un.
6. Manteña todos os seus rexistros comerciais para un ano fiscal especial
Tendo os rexistros da súa empresa espallados por todo o lugar é un contenedor de tempo real cando se trata de contabilizar ou preparar os seus impostos e organizar o seu sistema de xestión de rexistros comerciais a partir do ano fiscal fará que sexa moito máis sinxelo atopar os rexistros comerciais que precisa cando precisa eles.
7. Manteña a súa empresa rexistrándose para o tempo correcto
Por algún motivo, parece haber moita confusión sobre canto tempo ten que manter os rexistros da súa empresa . A efectos fiscais, "se presenta a súa devolución a tempo, manteña os rexistros nun mínimo de seis anos despois do final do ano fiscal ao que se relacionan". Este período de seis anos comeza desde a última vez que usou os rexistros comerciais, non desde o momento da transacción.
Para declaracións de impostos de EE. UU., "Manteña rexistros durante 3 anos desde a data en que presentou o seu retorno orixinal ou dous anos desde a data en que pagou o imposto, o que sexa posterior se presenta unha reclamación por crédito ou reembolso despois de presentar a súa devolución. por 7 anos se presenta unha reclamación por unha perda de valores inútiles ou de dedución de débedas incobráveis ".
8. O software de contabilidade faino fácil
Coa súa facilidade de uso, a accesibilidade desde dispositivos móbiles e de baixo custo, os paquetes de software de contabilidade de pequenas empresas baseados na nube de hoxe poden simplificar moito a xestión de rexistros . Para vendedores de software de $ 10 por mes, como FreshBooks e Zoho, ofrecen paquetes de inicio básicos axeitados para autónomos e propietarios exclusivos , incluíndo facturación , seguimento de gastos e informes simples. Pense nas vantaxes de poder, por exemplo, enviar unha factura directamente desde o seu teléfono intelixente, sacar unha foto dun recibo de almorzo cun cliente e rexistralo como gasto ou rastrexar o tempo facturable cun temporizador integrado.
Estas oito cousas que podes facer para facer a túa xestión de rexistros fáciles non son difíciles. Do mesmo xeito que moitos negocios administrativos relacionados co funcionamento dunha empresa, só requiren establecer bos hábitos e persistencia. Pero se aplica estas regras agora e segue, verá unha gran diferenza o próximo imposto ea súa contabilidade será máis fácil durante todo o ano.