Como solicitar unha extensión de tempo para arquivar W-2s
A liña de fondo: Se ten que presentar un ficheiro de atraso o antes posible, para evitar multas e sancións adicionais.
ACTUALIZACIÓN: Nova data de presentación previa para formularios W-2 e 1099-MISC
O IRS anunciou que o prazo de presentación dos formularios W-2 e 1099 , incluídos os formularios W-2, os formularios 1099-MISC e os formularios de transmisión W-3 e 1096, é o 31 de xaneiro do ano seguinte.
Ese é un mes antes da data de presentación anterior e aplícase tanto a formularios enviados como a formularios por correo electrónico. A nova data anterior está en vigor para os anos impositivos que comezan co ano fiscal 2016, para axudar a previr o fraude fiscal.
O prazo para dar aos empregados de W-2 non cambiou; aínda é o 31 de xaneiro do seguinte ano.
Novos requisitos para presentar unha solicitude de extensión para os W-2
Ademais dos cambios nos prazos de presentación, o IRS cambiou a normativa para solicitar unha extensión para a presentación de formularios W-2. A aplicación de extensión non está garantida e debes proporcionar unha explicación detallada sobre a solicitude de extensión. As solicitudes deben enviarse no formulario IRS 8809 antes do prazo de 31 de xaneiro. A extensión é de 30 días.
Datas debidas para formularios W-2 e formularios 1099-MISC
Os formularios e quen deben recibilos, a 31 de xaneiro do ano seguinte ao ano fiscal
- Os W-2 deben ser entregados aos empregados e presentados na Administración da Seguridade Social.
- Os formularios 1099-MISC deben ser entregados a non traballadores e arquivados co IRS.
O formulario 1099-MISC debe ser proporcionado ao non-funcionario e enviado ao IRS para todos os que pagou polo menos 600 ou máis dólares durante o ano fiscal. Aquí está a lista de individuos que deben recibir o Formulario 1099-MISC.
Penalidades para a presentación tardía dos formularios W-2 e 1099-MISC
O IRS impón sancións por non proporcionar declaracións W-2 aos empregados.
Se presenta W-2s en liña, non necesita incluír formularios W-3, pero se envía por correo o W-2, pode pagar unha multa por non presentar declaracións W-3, xunto coas copias dos traballadores W- 2.
Tamén se poden impoñer penas por declaracións incompletas ou inexactas. Se pode mostrar "causa razoable" polo seu fracaso, pode evitar as penalidades, pero non contan coa SSA ou o IRS que acepten a súa "causa razoable". Se o teu fracaso é voluntario ou se pode probar que intencionadamente ignorou a lei, as sancións son maiores. Aquí tes os detalles:
A pena por non proporcionar un W-2 é de 50 dólares por declaración, non importa se a declaración correcta é proporcionada.
Presentación coa Administración da Seguridade Social (SSA)
Pode ser responsable polas penalidades se non chega ao formulario W-3 coa SSA (xunto con W-2 para todos os empregados) a finais de febreiro do ano anterior. Ademais, pode ser penalizado se os formularios son incorrectos, con erros ou omisións. Pode evitar sancións se:
- Arquivo en tempo hábil, ata a data de caducidade
- Inclúe toda a información necesaria no formulario
- Asegúrese de que a información é correcta
- Asegúrese de arquivar o formulario correcto (non un formulario fotocopiado para o W-3)
- Arquivo electrónico, se está obrigado a facelo (isto é, se ten 250 ou máis formularios W-2 para enviar
Verifique coidadosamente os formularios para a súa integridade e precisión. En particular, asegúrese de ter os TIN correctos para os empregados, os seus apelidos correctamente escritos e que calquera cantidade de diñeiro sexa correcta.
Penalidades para pequenas empresas
As sancións son menores para " pequenas empresas " (aquelas con 5 millóns de dólares ou menos en ingresos brutos anuais medios para os tres últimos exercicios).
A cantidade de penalización baséase no momento da súa presentación. O importe máis baixo é de $ 15 para as declaracións presentadas correctamente dentro dos 30 días posteriores á data de caducidade.
Usar un fornecedor de servizos de nómina non lle alivia a responsabilidade de garantir que os formularios W-2 sexan arquivados correctamente e puntualmente. Se a súa falta de arquivo é intencional, a pena é de polo menos $ 100 por cada formulario, sen máximo.
Penalidades por presentación tardía de formularios 1099-MISC
Se non pode enviar un formulario 1099-MISC no prazo de caducidade, pode estar suxeito a unha sanción, en función da tardanza: Se corre correctamente dentro de 30 días, a pena é de $ 30; $ 60 por devolución se presenta máis de 30 días de retraso pero o 1 de agosto e $ 100 por devolución se se presenta despois do 1 de agosto ou non presenta ningún arquivo. As declaracións deben ser completas e correctas para evitar penas.
Se non proporciona as declaracións 1099-MISC aos pagadores a tempo, tamén pode incorrer nunha sanción separada. O importe está baseado no momento de proporcionar a declaración correcta.