Como manter un rexistro de quilometraxe para reclamar os gastos de vehículos a motor

by Susan Ward

Debe ter un libro de rexistro para substituír as súas reclamacións de gastos de automóbil

Se usou un ou máis dos seus vehículos para obter ingresos comerciais o ano pasado, pode reclamar os gastos relacionados como un gasto comercial no seu imposto sobre a renda en EE. UU. E Canadá mediante o rexistro de quilometraxe. ( ¿Que gastos do vehículo automóbil pode reclamar no imposto sobre a renda? Detalle os gastos que pode reclamar e como reclamalos). Pero como sempre, se quere deducir estes gastos, ten que ser capaz de acreditar a súa reclamación con probas no forma dun libro de rexistro de quilometraxe de automóbiles.

Como manter un rexistro de quilometraxe

Tanto o Servizo de Impostos Internos (IRS) como a Axencia de Ingresos de Canadá (CRA) afirman que manter un rexistro preciso de viaxes de negocios mantidas durante todo un ano é a mellor proba que pode ter para apoiar as reclamacións de gastos do automóbil.

A seguinte información debe estar rexistrada no caderno de rexistro cada vez que o vehículo se usa para fins comerciais:

a data,
o punto de partida,
o destino,
o propósito da túa viaxe;
o vehículo comezando a quilometraxe,
o quilometraxe final do vehículo,
o total de millas (ou quilómetros en Canadá) impulsado.

Rexistro de quilometraxe de mostra

Os libros de rexistro de quilometraxes normalmente están dispoñibles nas tendas de material de oficina ou pode usar o seguinte modelo que se pode copiar nun documento de oficina de Word, Excel ou similar seleccionando o texto e usando copiar / pegar (usando Windows, esboza o texto que se seleccionará con o rato e preme CTRL-C para copiar e CTRL-V para pegar).

**Número de quilometraxe do carburante / rexistro de custos Year__________ Odometer o 1 de xaneiro _____________**
Data	Inicio de quilometraxe	Fin de quilometraxe	Total de quilometraxe	Obxectivo comercial	Park $	Peaxes $	Outros $

Seguimento automático de quilometraxe

Introducir manualmente a información de viaxe nun libro de rexistros é tedioso, especialmente se fai moitas viaxes de negocios. Afortunadamente existen varias aplicacións de rastreamento de quilometraxe dispoñibles para teléfonos intelixentes Apple e Android que fan uso dos teléfonos GPS para rastrexar cada milla / quilómetro dirixidos con fins comerciais.

Por unha pequena cantidade mensual, a aplicación rexistrará a información da súa viaxe de negocios e permítelle descargar un resumo de quilometraxe. Algunhas das aplicacións de seguimento de quilometraxe máis populares inclúen:

MileIQ (iOS e Android)
Rexistro de gastos de quilometraxe (só para iOS)
TripLog (iOS e Android)

Uso comercial versus persoal

Tanto o IRS como o CRA están atentos ás reclamacións excesivas para o uso de vehículos persoais por parte dos empresarios, alegando que a maioría ou a totalidade da súa quilometraxe de vehículos para o seu uso comercial é unha forma segura de atraer un escrutinio extra das autoridades fiscais e unha posible auditoría . (Vexa 10 bandeiras vermellas que obterán a súa pequena empresa canadense auditada ).

Polo tanto, cando chega o momento de solicitar os gastos comerciais dos seus vehículos a motor, terá que saber cantas millas ou quilómetros non relacionados cos negocios que dirixe e a forma máis sinxela de facelo é descubrir cantos quilómetros ou quilómetros totais que tes impulsado ao longo do ano comparando a lectura do odómetro do seu vehículo ao final do ano fiscal ao que foi a principios do ano.

Entón, unha vez que teña os datos do ano, para calcular os custos do seu vehículo automóbil , cómpre ter en conta todas as millas / quilómetros que impulsou para o seu uso comercial ao longo do ano.

O seu uso persoal é entón a quilometraxe total do ano menos a quilometraxe comercial.

Boa noticia para os contribuíntes canadenses: pode usar un rexistro de quilometraxe simplificado de CRA como proba

A Axencia de ingresos de Canadá agora permite ás pequenas empresas reducir o rexistro de rexistro e usar un caderno de mostras de tres meses para extrapolar o uso comercial durante todo o ano.

Para usar un caderno de diario simplificado:

Debe ter previamente mantido un rexistro de quilometraxe durante un ano completo para establecer o uso dunha empresa de base do ano.
Debe manter este caderno de rexistro durante un ano completo en 2009 ou ano posterior.
O seu uso comercial do seu vehículo durante o ano en que está a usar o caderno de diario simplificado debe estar dentro do 10% dos resultados do seu uso comercial do seu vehículo rexistrado no ano base.

O CRA tamén di que as empresas terán que demostrar que o uso do vehículo no ano base segue sendo representativo do seu uso normal.

Todas estas cousas son verdadeiras, entón sería capaz de manter un diario de rexistro por só tres meses e, a continuación, calcular o uso do seu vehículo por vehículo multiplicando o uso comercial segundo o ano base pola razón do período de mostra e ano base , usando esta fórmula:

(Ano do período de mostra% ÷ Período do ano base%) × Ano base anual anual% = Uso comercial anual calculado

Teña en conta que para iso, terá que saber que porcentaxe de uso da súa empresa era para o período particular de tres meses do ano que está a utilizar como ano base para que poida comparalo co seu novo período de mostra.

Entón, se, por exemplo, mantiven un rexistro de quilometraxe CRA simplificado para xaneiro, febreiro e marzo do último ano fiscal, tamén teño que saber que miña porcentaxe de uso comercial do meu vehículo estaba en xaneiro, febreiro e marzo durante o meu ano base cando gardaba un rexistro de quilometraxe durante todo o ano.

Aquí tes un exemplo:

Supoña que gardaba un caderno de diario simplificado nos primeiros tres meses do ano e descubrín que o meu uso da porcentaxe do vehículo é do 64%.

Volvo ao meu rexistro completo de quilometraxe completo para o ano fiscal de 2015, que escollín usar como ano base, mire os rexistros de xaneiro, febreiro e marzo e descubra que a miña empresa utiliza a porcentaxe de vehículo durante ese tempo foi do 68%. A miña porcentaxe de utilizar o meu vehículo para fins comerciais para ese ano base enteiro foi do 70%.

A continuación, aplicando a fórmula para extrapolar os meus tres meses de datos no meu caderno de diario simplificado para cubrir todo o ano:

(64% ÷ 68%) x 70% = 65%

Así, o 65% é o uso anual da porcentaxe do vehículo que estou reclamando a utilización dos meus datos de diario simplificados: cifra que será aceptable para a Axencia de Ingresos de Canadá porque se atopa dentro do rango de variación permitido do 10%.

Para obter máis detalles sobre a reclamación de gastos comerciais relacionados coa utilización do seu vehículo para obter ingresos comerciais, consulte ¿Que gastos de vehículos automóbiles pode reclamar no imposto sobre a renda en Canadá?