Cálculo da retención do imposto sobre a renda federal, o imposto FICA e máis
Está a pensar en facer o seu propio procesamento de folla de pagamento ? Cálculo de retencións e deducións para cheques de empregados non é difícil se seguir os pasos detallados aquí.
O seu obxectivo neste proceso é obter a cantidade de pago bruto (o salario bruto é o valor real que debe o empregado) á paga neta (o importe do salario do empregado). Despois de calcular o salario bruto do período de pagamento, debes deducir ou reter as cantidades para a retención do imposto sobre a renda fixa federal, o imposto sobre a renda estatal e local e as deducións do FICA (Seguridade Social / Medicare) .
ACTUALIZACIÓN: A nova Lei tributaria afecta os cálculos de retención
A Lei de redución de impostos e emprego, asinado polo presidente Trump o 22 de decembro de 2017, cambiou as taxas de impostos para moitos estadounidenses. Estes cambios na velocidade significan cambios nas táboas de retención e poden esixir novas formas W-4 para moitos empregados. O IRS publicou táboas de impostos actualizadas e incentiva aos empresarios a que implementen os cambios necesarios o máis axiña posible, pero a máis tardar o 15 de febreiro de 2018.
Os detalles de como afectan estes cambios aos seus procesos de nómina están detallados neste artigo.
Cal é a diferenza entre deducións e retencións?
A retención é un termo utilizado para os impostos federales ou estatais, como o imposto sobre a renda e os impostos FICA, que se toman do salario dos empregados. As deducións son para outros importes que se poden tomar do cheque de pagamento dun empregado, como os beneficios de xubilación, os custos de asistencia sanitaria ou fondos especiais e as doazóns.
Use os pagamentos brutos para todos os cálculos
O salario bruto é o importe do salario dos traballadores por período de nómina. Cando calcule os importes de retención e deducións, cómpre utilizar o importe bruto bruto do empregado para cada cálculo. Os cálculos non son progresivos, sendo usados menores e menores para os cálculos. Vexa o exemplo de cálculo detallado a continuación para obter máis información sobre como isto funciona.
A única excepción a esta regra é cando calcula a retención do imposto sobre a renda federal mediante o método de porcentaxe (explicado a continuación).
01 - Primeiro paso: Obter un formulario W-4 de cada empregado
O IRS esixe que todos os traballadores nos EE. UU. Signen o formulario do IRS W-4 ao contratar. Este formulario inclúe información importante que terá que pagar ao empregado e asegurarse de que os ingresos e as retencións estean calculados correctamente no salario do empregado.
Ademais do nome e enderezo do empregado, a información máis importante é:
- Número de seguridade social do empregado
- O estado civil do empregado,
- A cantidade de dereitos que o empregado reclama e
- Calquera cantidade adicional que o empregado queira levar de cada salario.
O estado civil, os subsidios e os montos adicionais serán necesarios para calcular a retención no Paso Catro.
02 - Paso Dous: Calcula Pagar bruto
Os salarios dos empregados comezan como salario bruto. O salario bruto é o importe total da remuneración. Para os traballadores asalariados, é un importe anual dividido polo número de prazos. Para os empregados por hora, é a cantidade de horas traballadas a taxa (incluíndo horas extras.
Se non está seguro de que tipo de empregados tes, lea este artigo sobre a diferenza entre empregados por horas e salarios.
Aquí hai exemplos de como se calcula o salario bruto para os empregados asalariados e por hora, se non se inclúe unha prórroga por ese período de pagamento:
Un empregado asalariado cobra un salario anual. Digamos que o salario anual é de 30.000 dólares. Ese salario anual divídese co número de prazos do ano para obter o salario bruto por un período de pagamento. Se paga aos traballadores asalariados dúas veces ao mes, hai 24 períodos de pagamento no ano e o salario bruto por un período de pago é de 1250 $ (30.000 dólares divididos por 24).
Un traballador por hora é pagado a un ritmo por hora durante o período de pagamento. Se a tarifa por hora de un empregado é de $ 12 e traballou 38 horas no período de pagamento, a súa remuneración bruta é de $ 456.00 ($ 12 x 38).
Pero non está feito co salario bruto aínda se se paga a prórroga. A continuación, necesitarás calcular as horas extras para os traballadores por hora e algúns traballadores asalariados. O salario debe ser engadido á paga regular para obter un salario bruto.
03 - Paso tres: calcular as horas extraordinarias
Todos os empregados por horas teñen dereito a horas extras se traballan máis de 40 horas nunha semana. Algúns empregados asalariados están exentos de horas extras, dependendo do seu nivel de remuneración. Os traballadores con salarios máis baixos deben recibir as horas extraordinarias se o seu salario é igual a 455 dólares por semana (23.660 dólares por ano), aínda que estean clasificados como exentos.
A lexislación laboral federal require unha extensión mínima mínima de 1 hora e media a hora por todas as horas de máis de 40 nunha semana. Podes pagar máis que esta extensión extra necesaria, pero para os nosos propósitos aquí imos usar a cantidade necesaria. Algúns estados tamén teñen leis extras que requiren que as horas extras se paguen a taxas máis elevadas. Consulte o departamento de traballo estatal para máis información.
Aquí tes un exemplo de como se calcula a extensión:
Sandy funciona 43 horas nunha semana. Ten dereito a horas extras durante 3 horas a 1,5 veces a súa taxa horaria. Se a súa taxa horaria é de $ 12, recibe horas extraordinarias a razón de 18 dólares por 3 horas, totalmente de 54 dólares por horas extras. Este tempo extra engádese ao seu salario por hora regular de 480 dólares (40 horas por 12 dólares), por un total de 534 dólares. Esta é a súa remuneración bruta polo período de pagamento.
Estes artigos sobre horas extras poden axudarche a resolver o problema de pago das horas extras:
Empregados por horas e horas extras
Exentos contra empregados non exentos: Regras de horas extras
04 - Paso Catro: Calcula o importe de retención do imposto sobre a renda federal (FIT)
Para calcular a retención do imposto federal sobre a renda necesitará:
- A remuneración bruta do empregado para o período de pagamento
- Forma W-4 do empregado, e
- Unha copia das táboas tributarias do IRS na Publicación 15: Guía do imposto do empregador ). Asegúrese de ter a táboa para o ano correcto. A táboa cambiou a partir do 1 de xaneiro de 2018, polo que necesitará a táboa 2018.
Ir á páxina da Publicación 15 que di: "Taboleiros de Métodos porcentuais para a retención do imposto sobre a renda"
Busque a táboa que coincida con:
- Estado civil. O único (incluído o estado do xefe de familia) está á esquerda e está casado á dereita.
- Tipo de período de pagamento. Isto varía de semanal a anual (o que significa que a persoa cobra unha vez ao ano). Cada dúas semanas semanal (todos os outros venres, por exemplo), e semestral sería dúas veces ao mes (o 1 e 15, por exemplo).
- A continuación, atopar o salario bruto da persoa sobre esa mesa.
Digamos que estás mirando o período semanal de nóminas para unha persoa casada.
Mire o lado esquerdo para atopar o importe do salario bruto semanal para esa persoa. Digamos que é de $ 1500. Atopar $ 1500 na lista "Over ... But not over". Os $ 1500 son máis de $ 525 pero non máis de $ 1626.
Verás esta liña:
A cantidade de imposto sobre a renda para reter é:
Over- Pero non máis do exceso de exceso-
$ 525 $ 1626 $ 35,90 máis 15% - $ 525
Hai varios pasos para esta próxima parte.
1. Coloca 35,90 dólares desde a columna "Importe de retención fiscal".
2. Entón, cómpre atopar o exceso do saldo do seu empregado a partir do número da columna "sobre exceso". Reste $ 525 de $ 1500; que lle dá $ 475.
3. Múltiples $ 475 polo 15% na terceira columna. Isto ofrécelle $ 146.25.
4. Engada os $ 146.25 aos $ 35.90 ao igual $ 182.15. Esa é a cantidade que rexeita do pagamento da persoa polo imposto sobre a renda federal.
O IRS ten unha calculadora de retención para facer máis sinxelo este proceso se ten moitos empregados.
A continuación, cómpre calcular os impostos FICA.
05 - Paso cinco: Calcular as débedas da Seguridade Social e do Medicare
Debe deducir os impostos FICA (Seguridade Social e Medicare) dos cheques de pagos dos empregados . O cálculo para estas deducións é bastante sinxelo. O importe do imposto FICA é do 15,3% do salario bruto do empregado.
A metade do total (7,65%) é retirada do salario do empregado e a metade é pagada polo empresario.
Para o empregado anterior, con $ 1500 en pagamento semanal, o cálculo é de $ 1500 x 7,65% (.0765) por un total de $ 114.75.
Teña coidado de non deducir demasiado impostos da Seguridade Social dos empregados de alta renda, xa que a Seguridade Social está limitada cada ano, o importe máximo fixado pola Administración da Seguridade Social.
Tamén terá que considerar a dedución adicional do imposto de Medicare debida polos traballadores con ingresos máis altos, que comeza cando o empregado alcanza un importe de pagamento específico para o ano. O imposto adicional é de 0,9% do salario bruto, e comeza en 200.000 dólares, en función do estado de W-4 do empregado. Non hai imposto adicional por parte do empresario.
06 - Paso seis: Toma deducións fiscais do estado
A maioría dos estados impoñen os impostos sobre a renda dos salarios e os salarios dos empregados. Deberá facer algunha investigación para determinar os importes destas deducións e como envialos á autoridade tributaria local / estatal correspondente. As túas responsabilidades como empresario para deducir, pagar e informar estes impostos están discutidas neste artigo.
Lembre usar o pagamento bruto de novo para a dedución do imposto sobre a renda do estado.
Volver a todos os impostos sobre a nómina
07 - Paso sete: aproveitar outras deducións
Aínda non terminou de deducir. Aquí están algunhas outras posibles descontos do pagamento dos traballadores que poida necesitar para calcular:
- Débedas por contribución dos empregados á cobertura do plan de saúde
- Débedas por 401 (k) ou outras contribucións ao plan de xubilación
- Débedas por contribucións a fondos internos da empresa ou doazóns de caridade.
Lembre, todas as deducións baséanse no salario bruto.
08 - Finalmente, un exemplo de como verá o estado de pagamento do empregado
No caso do empregado anterior, o trozo de pago semanal sería así:
Caída bruta FIT retención FICA retención Outros débedas Pagamento neto
$ 1500.00 $ 182.15 $ 146.25 $ 0 $ 1171.60
09 - Usar as táboas de métodos porcentuais para calcular a retención do imposto sobre a renda federal
O método porcentual para calcular a retención é un método alternativo de cálculo. Este cálculo non se basea no salario bruto senón nos salarios netos despois da dedución por dereitos totais de retención. Para o 2018, o IRS publicou detalles do Aviso 1036 explicando como funciona o método de porcentaxe.
En primeiro lugar, deduce o número total de bonificacións (na Liña 5 do formulario) do salario bruto do período de nómina correcto. Se un empregado ten dúas bonificacións e se paga semanalmente, o total a deducir sería de $ 159.60. Se o pagamento semanal do empregado é de 650,00 dólares, o importe empregado no cálculo sería de $ 650 menos $ 159.60 ou $ 490.40. A continuación, use a táboa no Aviso 1036 para calcular a retención do mesmo xeito que no Paso Catro.
10 - E non se esqueza de pagar os seus impostos de nómina
Debe facer depósitos co IRS dos impostos retidos do pagamento dos traballadores por impostos de renda federais e impostos FICA e as cantidades que debe como empresario. En concreto, despois de cada nómina, debes
- Paga a retención do imposto sobre a renda federal de todos os empregados
- Paga o reembolso do imposto FICA de todos os empregados e
- Paga a metade do imposto FICA para todos os empregados.
Dependendo do tamaño da túa nómina, debes facer depósitos mensual ou semanalmente.
Tamén debe presentar un informe trimestral no Formulario 941 que mostra os importes que debe e canto paga.