Como facer folla de pagamento en Canadá
Como facer folla de pagamento en Canadá
Como empresario canadense, hai cinco pasos para executar a nómina:
1. Apertura e explotación dunha conta de nómina coa Axencia de Ingresos de Canadá (CRA).
2. Recollendo a información requirida dos empregados, como o seu número de seguro social (SIN) e un formulario TD1 federal e provincial rematado.
3. Facer as deducións de nómina canadenses apropiadas dos pagamentos dos traballadores por cada período de pagamento.
4. Remitir estas deducións de nómina, xunto coa participación do empresario das cotas do Plan de Pensións de Canadá (CPP) e os Premios de Seguro de Emprego (EI), á Axencia de Ingresos de Canadá, segundo se requira.
5. Informar sobre a renda e as deducións de cada empregado no despacho T4 ou T4A correspondente e presentar un retorno informativo o antes do último día de febreiro do seguinte ano natural.
Vexamos os detalles, entón.
Paso 1) Abre e opera unha conta de nómina coa Axencia de Ingresos de Canadá (CRA).
Necesitará unha conta de programa de deduccións de folla de pagamento da CRA para remitir as súas deducións de nómina á Axencia de Ingresos de Canadá.
Se xa ten un número de negocio e previamente rexistrado noutras contas do programa CRA (como GST / HST), só engadirá unha conta de descontos de folla de pagamento ás súas contas de programa existentes.
Se aínda non ten un número de negocio , terá que obter un primeiro, o que pode facer dunha das varias maneiras:
- Rexístrese en liña usando o servizo de Rexistro de Empresas (BRO)
- póñase en contacto coa Axencia Tributaria de Canadá por teléfono ao 1-800-959-5525
- mail ou fax Formulario RC1, Solicitude de número de negocio á oficina de servizo fiscal máis próximo (TSO) ou centro fiscal (TC)
Unha vez que teña un número de negocio pode rexistrarse nas contas do programa a través do servizo de rexistro de empresas en liña (BRO), incluíndo:
- deducións de nómina
- GST / HST
- imposto sobre sociedades
- importación -export
Paso 2) Recolle a información requirida dos empregados, como o seu número de seguro social (SIN) e un formulario TD1 federal e provincial completo.
Como parte do proceso de contratación , debería ter examinado a tarxeta SIN de cada novo empregado e rexistrar o nome do empregado e SIN exactamente como aparecen na tarxeta. (Teña en conta que de ver os números de Seguro Social que comezan co número '9' cando o fagan, porque este número sinala a unha persoa que non pode contratar; el ou ela non é un cidadán canadense ou residente permanente e está autorizado a traballar só para un empresario particular cunha autorización de emprego válida emitida por Citizenship and Immigration Canada.)
Tamén debería haber ter o novo empregado cubrir a forma federal e provincial apropiada Formulario TD1, Devolución de créditos fiscais persoais, que determina o importe dos impostos que se deducirá da renda laboral dunha persoa.
Paso 3) Facer as deducións de nómina adecuadas dos pagamentos dos traballadores por cada período de pagamento.
Engada primeiro os beneficios tributarios do seu empregado.
¿Proporciona un empregado con xuntanza e aloxamento, o uso dun coche da empresa, aparcamento ou un préstamo de baixos xuros? Todo o que proporcione un empregado distinto do diñeiro pode considerarse un beneficio tributável.
E se o pagamento dun empregado implica beneficios tributábeis, estes deben ser engadidos á renda dun empregado cada período de pagamento antes de facer calquera dedución de nómina, xa que a renda total determina o importe total que está suxeito ás deducións de orixe e a prestación impositiva pode estar suxeita a cotas de CPP, primas de EI e deducións por imposto sobre a renda como calquera outra renda.
A Guía da Axencia Tributaria de Canadá T4130, Guía de emprego - Beneficios e subsidios impositivos dá detalles sobre como calcular o valor destes beneficios e cales son os beneficios tributarios suxeitos a GST / HST.
Entón está listo para facer as súas reducións nómina canadenses. En xeral, os empresarios deben realizar as seguintes tres reducións do programa de goberno dos pagamentos dos empregados:
- Imposto sobre a Renda
- Contribucións do Plan de Pensións de Canadá (CPP)
- Premios de seguro de emprego (EI).
Pode ter outras deducións de empregados específicas para a súa organización, tales como beneficios de saúde prolongados, seguro de vida, plans de xubilación, etc.
1) Deducir o imposto sobre a renda
Para descubrir o imposto sobre a renda que debe deducir dos pagamentos dos empregados, emprega as táboas provinciais ou territoriais da provincia ou territorio onde o traballador informa que traballará. A forma máis sinxela de facelo é utilizar a Calculadora en liña da Dúbida de Nóminas da Axencia Tributaria de Canadá, que calculará todas as outras deducións de folla de pagamento que cómpre facer tamén.
Non obstante, se non pode usar a Calculadora en liña de Deducións de Nómina, todas as táboas de deducións de nóminas que necesita están dispoñibles a través da páxina de nómina da Axencia de ingresos de Canadá.
2) Deducir as contribucións do Plan de Pensións de Canadá (CPP)
En xeral, ten que deducir as cotas de CPP se un empregado ten máis de 18 anos e menos de 70 anos de idade, en emprego pensionable, non está desactivado e non recibe pensión de CPP ou QPP (pensión de Quebec).
Vai atopar unha ligazón ás taxas de cotas de CPP, cartas de máximas e exencións e outra información útil sobre as contribucións CPP na páxina do Plan de Pensións de Canadá da Axencia de Ingresos de Canadá.
Se vostede é un empresario en Quebec
Nótese que a provincia de Quebec ten o seu propio plan de pensións provincial, o Plan de Pensións de Quebec (QPP), o Plan de seguro parental de Quebec (QPIP) eo seu propio imposto sobre a renda provincial -
"Os empresarios con empregados en Quebec teñen que deducir as cotas para o QPP no canto do CPP, se o emprego é pensionable baixo o QPP. Os empresarios deben tomar deducións tanto para o QPIP como para a EI se o emprego é insurable". Guía de emprego T4001 - Deduccións e Remesas de Nóminas (Axencia de Ingresos de Canadá).
Visita o sitio web de Revenu Québec para obter máis información.
3) Dedicando primas de seguros de emprego (EI)
Normalmente, deduce as primas da EI dos pagamentos dos traballadores por cada dólar de ingresos insurables ata o máximo anual. A contribución de IE do empresario é 1,4 veces maior que o premio de EI retenido para cada empregado. Teña en conta que, a diferenza do CPP, non hai límite de idade para deducir os premios EI. Cando as deducións do IE empregado chegan ao importe máximo anual, deixas de deducirlles.
Consulte o gráfico da Axencia Tributaria de Canadá das taxas e os máximos de IE para determinar as deducións da IE durante un ano determinado. Teña en conta que hai un gráfico separado para Quebec, que ten unha estrutura de taxa diferente.
En 2017 os Ingresos Asegurados Anuais Máximos son de 51.300 dólares e as deducións de nómina deberán realizarse a unha taxa federal do 1,63% (1,27% en Quebec) cun Premio Federal Máximo de Empleados Anuais de $ 836,19 ($ 651,51 en Quebec). O Premium Employivo Anual Máximo de 2017 é de $ 1.170,67 ($ 912,11 en Quebec).
Do mesmo xeito que con outras deducións de folla de pagamento, pode utilizar a Calculadora en liña da Dúbida de Nóminas da Axencia Tributaria de Canadá para calcular o importe do Seguro de Emprego que debe deducir por calquera período de pagamento.
Tamén pode usar as táboas proporcionadas pola Axencia de ingresos de Canadá, a Guía T4302, as táboas de deducións de folla de pagamento e a Guía T4008, as táboas suplementarias de deducións nómina ou calcularlas manualmente usando este método.
Algúns beneficios e pagamentos que dá aos empregados non están suxeitos ao seguro de emprego; Consulte esta lista da Axencia de ingresos de Canadá.
Como empresario canadense, tamén pode haber situacións especiais que afectan as súas deducións de IE; consulte a páxina de Seguro de emprego da Axencia de ingresos de Canadá para obter información sobre temas como o emprego fóra de Canadá, os pagos especiais e a contratación dun membro da familia.
Paso 4) Remitir as súas deducións de nómina de empregados, xunto coas contribucións do empresario, á Axencia de Ingresos de Canadá.
Normalmente, a Axencia de Ingresos de Canadá envíalle un formulario de remesa por correo cada vez que se deba unha remisión de deducións nómina. Non obstante, como novo empresario canadense, non terá un formulario de remesa para o seu primeiro pago, polo que terá que enviar un xustificante ou xustificante a cargo do Xeneral de Recepción co seu Número de Negocio (BN) impreso na parte traseira para o centro fiscal axeitado.
Con este cheque ou xiro postal, cómpre incluír unha carta que indica:
- que es un novo remitente,
- o período de cobertura da súa remesa,
- o seu nome completo de empregador, enderezo e número de teléfono comercial; e
- o teu número de negocio.
Os novos empregados son clasificados como remitentes regulares polo CRA, o que significa que ten que remitir as súas deducións para que a Axencia de Ingresos de Canadá recibaas o día 15 do mes seguinte ao seguinte mes. Máis tarde, unha vez que estableceu unha historia de remesas, pode reclasificarse como remitente trimestral ou acelerado e ter que completar menos trámites.
Para obter máis información sobre remesas, incluída a forma de corrixir os erros de remisión de folla de pagamento, consulte a páxina de deducións de pagamento da nómina de CRA.
Paso 5) Completa todas as deslizamentos T4 e as declaracións de información.
Por último, como empresario, cada ano ten que completar un Slip T4 para cada empregado e completar o formulario Resumo T4.
Debe presentar a devolución da información T4 e entregar os desprazamentos T4 aos empregados o antes do último día de febreiro seguinte ao ano calendario ao que se aplica a devolución da información.
Os T4 Slips poden ser cubertos de forma electrónica utilizando a aplicación T4 Web Forms da Axencia de ingresos canadenses (que permite enviar entre un e seis T4 orixinais ou modificadas) ou en liña mediante un formulario PDF T4.
Para obter máis información sobre deslizamentos T4, consulte a páxina T4 - Información para empresarios da CRA.
O formulario resumo T4 tamén pode ser cuberto e arquivado por vía electrónica. Tamén pode presentalo en papel, en cuxo caso terá que enviar o resumo orixinal e os desprazamentos T4 relacionados ao Centro Tecnolóxico de Ottawa. Atopará unha ligazón a este enderezo e instruír por instrucións de liña para cubrir o formulario Resumo T4 seguindo a ligazón ao comezo deste parágrafo.
Máis información sobre o funcionamento da nómina en Canadá
Todos os rexistros da súa empresa , incluídos os seus rexistros relativos á nómina, deben manterse no seu lugar de traballo ou na súa residencia en Canadá a non ser que a Axencia de Ingresos de Canadá teña autorizado a mantelos noutro lugar.
Nótese tamén que os rexistros comerciais e os documentos de apoio "que son necesarios para determinar as súas obrigas tributarias e dereitos" deben manterse por un período de seis anos.
Incumprimento dos requisitos canadenses de nómina
As sancións por incumprimento dos requisitos de nómina canadienses varían entre multas de $ 1,000 a $ 25,000, prisión por ata 12 meses ou unha combinación de ambos. A páxina de penalidades de CRA fornece os detalles de delitos e omisións particulares de non realizar as deducións de folla de pagamento adecuadas aos formularios de información de presentación.
Máis recursos de folla de pagamento en Canadá
A Axencia de Ingresos de Canadá ten moitos recursos relacionados coa nómina. Ademais dos recursos de CRA citados anteriormente, pode que estas Guías dos empregadores sexan especialmente útiles:
- T4001: Guía dos empregados - Deduccións e remesas de folla de pagamento
- T4130: Guía de emprego - Prestacións e subsidios tributáveis
Ver tamén:
O proceso de contratación: como contratar empregados en Canadá
Pasos para iniciar unha empresa en Canadá
7 xeitos de facer máis fácil o reclutamiento dos empregados
Axencias de ingresos canadenses Contas en liña para empresas
Guía para o seguro de compensación dos traballadores en Canadá