Programación da auditoría
A aseguradora de compensación do traballador probabelmente iniciará o proceso de auditoría logo de caducar a política de compensación do traballador.
Pode recibir unha carta da súa aseguradora ou unha chamada telefónica da persoa asignada para realizar a súa auditoría. O seu auditor asignado deberá programar a auditoría nun momento que sexa conveniente para vostede. A data debe ser o suficientemente lonxe no futuro que terá tempo suficiente para recoller a información que necesitará o auditor. Solicite ao auditor que lle proporcione un resumo dos datos que necesitará para realizar a auditoría.
Teña en conta que o seu auditor asignado pode ou non ser un empregado da aseguradora. Algunhas compañías de seguros teñen un departamento de auditoría interno con persoal propio. Outros outsource a función de auditoría a unha empresa de auditoría independente. O proceso debe ser o mesmo se a auditoría é realizada por un empregado da aseguradora ou un contratista.
Rexistros que necesitarás
O auditor necesitará información financeira para o período de tempo cuberto pola política que se está a verificar. Aquí está o tipo de información que se lle pode solicitar:
- Libro de contabilidade
- Formularios de impostos, en particular os formularios 941 e 944, declaración de impostos federales dos empregados (trimestral e anual, respectivamente)
- Rexistros de desembolsos de efectivo
- Pagamentos por servizos prestados por contratistas independentes. O auditor deberá verificar que estes traballadores non sexan os seus empregados.
- Pagamentos por servizos prestados por subcontratistas
- Certificado de seguro por cada subcontratista contratado
- Formas W-2 e 1099
- Descrición de emprego para cada traballador. Asegúrese de que describe con precisión as funcións do traballador.
- Descrición das operacións do seu negocio
- Rexistros de folla de pagamento para o prazo da política. O auditor terá que verificar todas as fontes de pagos a cada traballador (salario, bonos, etc.).
- Limitacións de folla de pagamento aplicables a oficiais executivos, socios, propietarios exclusivos, etc. que están cubertos pola política
- A folla de cálculo da túa experiencia
Unha vez que recolleu os datos necesarios, necesitará organizalo. Coloca todos os teus rexistros de folla de pagamento (como formularios W-2, taxas de pagamento e rexistros de horas extraordinarias) para que a información sexa de fácil acceso. Do mesmo xeito, coloque toda a información relacionada cos subcontratistas, incluídos os importes de pagamento e os certificados de seguro, nun só lugar. Os teus esforzos cumprirán e facilitarán a auditoría.
¿Que inclúe na folla de pagamento?
O premio de compensación do traballador calcúlase multiplicando unha taxa por veces a súa nómina e dividindo o resultado por 100. O NCCI e a maioría das autoridades de compensación dos traballadores estatais refírense á nómina como remuneración . Estes termos úsanse indistintamente. Ambos significan o valor monetario dos servizos que os seus empregados proporcionan á súa organización.
Os custos que se inclúen na remuneración varían un pouco de estado a outro. Non obstante, generalmente inclúen o seguinte:
- Salarios brutos e salarios, incluídos salarios retroactivos e salarios
- Comisións. Isto inclúe comisións totais recibidas por un traballador e calquera sorteo contra comisións.
- Bonos, incluídos os bonos de accións
- Vacacións, vacacións e remuneración por enfermidade
- Pago de horas extras. En todos excepto algúns estados, a remuneración inclúe as horas extraordinarias calculadas a taxa de tempo en liña recta. Por exemplo, supoña que a taxa normal ordinaria dun traballador é de $ 20 por hora. Se o traballador pagou $ 600 por 20 horas de horas extras, incluiría só $ 400 do pagamento das horas extras.
- Os pagamentos realizados por vostede que se non foron rexeitados do pagamento dos empregados conforme esixe por lei para a Seguridade Social, Medicare ou un plan de pensións
- Pago aos traballadores en función do tempo de traballo. Algúns exemplos son a obra pechada, o reparto de beneficios ou os plans de incentivos.
- Pagamento ou bonificacións para ferramentas manuais ou ferramentas eléctricas manuais que os traballadores utilizan para realizar os seus traballos
- Valor de aluguer dun piso ou casa provisto a un empregado. Ademais, o valor doutro aloxamento e as comidas recibidas por un traballador como parte do seu salario
- Pagamentos deducidos da remuneración bruta dos traballadores por xubilación, cafetería ou plans de aforro
- Nómina para empregados de subcontratistas non seguros (ver comentarios a continuación)
¿Que está excluído da folla de pagamento?
Hai unha serie de custos que normalmente se exclúen cando se calcula a nómina para o seguro de compensación dos traballadores. Mentres estes varían segundo o estado, moitas veces inclúen o seguinte:
- Consellos e outras propinas recibidas polos empregados
- Pago de separación (que non sexa o tempo de traballo)
- Descontos en bens adquiridos do empresario
- Gastos comerciais reembolsados
- Paga por deber militar activo
- Bonificacións uniformes
Clasificacións
Unha das tarefas principais dun auditor é asegurar que o negocio asegurado estea debidamente clasificado. Os sistemas de clasificación de compensación dos traballadores están deseñados para clasificar as empresas , e non os empregados individuais. O auditor revisará as operacións da súa empresa para determinar se a clasificación básica que figura na súa política é correcta.
A clasificación básica é a clasificación que mellor describe o seu negocio en xeral. Isto adoita ser o mesmo que a clasificación gobernamental (a clasificación asignada é a maior parte da folla de pagamento). Por exemplo, supoña que opera unha tenda de máquinas. Algúns dos seus empregados traballan con tornos mentres que outros operan máquinas de perforación ou estampación. As actividades específicas realizadas polos teus empregados poden variar de traballador a traballador. Aínda así, todos se axustan á túa clasificación básica, Machine Shop.
Algúns empregados poden realizar tarefas que requiren clasificacións separadas. Por exemplo, a súa tenda de máquinas emprega un traballador administrativo que realiza o seu traballo nunha oficina pechada lonxe doutros traballadores. Este empregado probablemente asignaríalle a clasificación Clerical Office Employee en lugar de Machine Shop.
Os sistemas de clasificación de compensación dos traballadores son extremadamente complexos. O seu auditor pode reclasificar a súa empresa dun xeito que non entenda ou non ten sentido para ti. Neste evento, solicite ao auditor unha explicación. Se aínda está confundido cos cambios, solicite asistencia ao seu axente ou corredor .
Reunión co Auditor
Para realizar a auditoría, o auditor deberá reunirse con vostede ou un representante de confianza da súa empresa. Se delega esta tarefa noutra persoa, asegúrese de que el ou ela:
- sabe ben o teu negocio
- Entende todas as fases das operacións da súa empresa
- sabe que tarefas realizan cada empregado
- comprende a política de compensación dos traballadores da súa empresa, incluídas as clasificacións que contén
- comprende os rexistros financeiros da súa empresa, incluídos os datos de folla de pagamento, para que el poida responder preguntas do auditor
Ao reunirse co auditor, vostede ou o seu nomeado debe ser cooperativo e responder as preguntas do auditor, así como poida. Non ofrezas información que non foi solicitada.
Como moitas empresas, a súa empresa pode contratar unha empresa de contabilidade fóra de casa para xestionar as súas funcións de contabilidade e folla de pagamento. Se o seu contable se reúne coa auditoría no seu nome? A resposta é non. O seu contador pode proporcionar ao auditor os rexistros financeiros que necesita para facer a auditoría. Non obstante, o auditor deberá visitar as súas instalacións para realizar unha auditoría física.
Subcontratistas
Moitos estados teñen leis que impoñen responsabilidade aos contratistas que contratan subcontratistas sen seguro. Estas leis aplicaranse se a súa empresa opera como contratista e subcontrata o traballo a outros.
Por exemplo, supoña que a súa empresa, ABC Construction, contrata un subcontratista chamado P & J Plumbing para facer traballos de canalización nun edificio que está a renovar. Un empregado de P & J está ferido no traballo e intenta presentar unha reclamación de indemnización dos traballadores. Non obstante, P & J non comprou a cobertura de compensación dos traballadores. Na maioría dos estados, o traballador lesionado pode buscar beneficios baixo a política de compensación do seu traballador.
As aseguradoras están obrigadas por lei a proporcionar beneficios aos empregados de subcontratistas non seguros. Deste xeito, o seu auditor revisará os seus documentos fiscais e buscará 1099 formularios emitidos a subcontratistas. Verificará se obtivo un certificado de seguro de cada subcontratista contratado. Se calquera subcontratista contratado non proporcionou evidencia de seguro de compensación dos traballadores, o auditor cobraralle un premio adicional para a cobertura do seguro do contratante.
A taxa cobrada por un subcontratista non seguro depende do tipo de traballo que realice o subcontratista. Por exemplo, se o subcontratista realizou traballos de cuberta, utilizarase a taxa para a clasificación de cuberta aplicable. A taxa aplicarase a toda ou parte do custo do traballo subcontratado. Se o diñeiro que pagou ao subcontratista era só para o traballo, entón o custo total (dividido por 100) servirá como base do premio.
Contratante Versus Subcontratista
Se a súa empresa non é un contratista, é responsable das lesións sufridas polos empregados dos contratistas independentes que contratou? A resposta xeralmente non. O contratante opera un negocio que é independente do seu. Deste xeito, o contratista ten a responsabilidade de brindar aos traballadores lesionados beneficios de indemnización aos traballadores.
Por exemplo, supoña que posúe unha tenda de venda polo miúdo. Contratas un piso fabuloso, un contratista de pisos, para tirar un antigo piso de linóleo na túa tenda e reemplazarlo por un novo. Describe o resultado que queres (un novo piso) e Fabuloso fai o traballo. Un fabuloso supervisor supervisa aos traballadores de pisos. O supervisor establece horarios de traballo e determina como os empregados realizan o seu traballo. Se un fabuloso empregado se lesiona ao instalar o seu novo piso, Fabuloso (e non a súa empresa) debería ser responsable do traballador.
Existen algunhas situacións nas que unha empresa pode ser responsable das lesións dos empregados dun contratante independente. Así, debes insistir en que todos os contratantes independentes contraten probas de que adquiriron un seguro de compensación dos traballadores.