Nunca podes dicir grazas demasiado ou moi a miúdo
Dixendo grazas a un donante, finaliza unha transacción pero constrúe unha ponte para o apoio futuro e un compromiso máis profundo. Faino ben, e estás no teu camiño cara ao futuro éxito de recolleita de fondos.
Aquí tes dez consellos para facer a carta de agradecementos xusto.
01 - Accede ao correo rápido
Obtendo a carta aí rapidamente fará que o seu nome de caridade se pegue no espírito do doador, asegúreo de que recibiu a doazón e impresione coa súa eficiencia e reflexión.
Incluso os donantes en liña deberían recibir unha carta de agradecemento por correo, pero iso é caro e moitas organizacións sen ánimo de lucro están a moverse en liña o máximo posible. Neste caso, asegúrese de que o seu donante en liña non reciba un recibo por correo electrónico. Leve tempo para personalizar un correo electrónico grazas e convertelo en algo memorable
Escribe sobre as mellores prácticas por cartas de agradecemento por correo electrónico . En caixas de correo electrónico completas, a súa carta de agradecemento pode pasar desapercibida, así que preste atención á súa liña de asunto e asegúrese de que a liña "de" identifique claramente a súa organización.
Hai moitos obstáculos para agradecer un donante por correo electrónico que podes esquecer. Ten que permanecer fóra da carpeta SPAM , atrapar a atención do donante e atraerlle a abrir a mensaxe. Non permita que a facilidade e o custo relativamente baixo do correo electrónico te ceguen ás súas deficiencias.
02 - Faino persoal
O que funciona para unha carta de recolleita de fondos tamén funciona para unha carta de agradecemento. Por exemplo, usa pronombres persoais , como "vostede", "nós" e "I."
Inclúa información sobre o doador, como canto tempo foron un doador ou que lle gustou velos no último evento. Quizais o doador recibise un premio ou conseguise unha promoción. Non dubides en engadir algo ao respecto á túa carta.
Un bo sistema de rexistros de doadores será o mellor amigo para este nivel de personalización. A maioría dos sistemas, incluso os de baixo custo, teñen a capacidade de capturar información actual sobre os seus donantes.
Cando pasaron por última vez? ¿Ofrecéronse voluntariamente? Cando foi a última vez que o donante tivo contacto coa súa organización e cal era a natureza desa interacción?
Se é un donante por primeira vez, envíe un paquete de benvida e invita ao doador a subscribirse a boletíns e anuncios.
Se agradecer un donante de moito tempo, considere unha nota manuscrita máis que unha carta formal ou outra forma creativa de agradecer .
03 - Coordina-lo cos temas da campaña
Debuxa un modelo para unha carta de agradecemento cando escribes os teus materiais de recolleita de fondos. Pense nisso como parte do paquete da túa campaña. Se a doazón responde a algún outro estímulo ... talvez un evento que realizou ... relaciona a carta con ese evento.
Voltar ao círculo completo para o recurso mellora a pegadização do nome da túa organización na mente do doador. Tamén é tranquilizador para o doador.
Se a doazón responde a unha chamada de correo electrónico particular, desenvolve unha páxina de destino de post doazón no seu sitio web especialmente para os doadores.
O xenérico está fóra. Especificidade para o que o doador viu que o obrigou a dar é imprescindible. Por exemplo, se un doador doou para axudar ás vítimas dun terremoto, asegúrese de que as súas grazas se refiren a esa situación.
04 - Utilizar historias para conectar os donantes aos resultados
Fai o teu donante o heroe destas historias. El ou ela fixo posible esa historia. Manteña un inventario de historias sobre as cousas boas que realiza a súa caridade. entón configure bloques de copia usando esas historias e colócaas nas túas cartas de agradecemento segundo corresponda.
Cambiar as historias con frecuencia manterá as túas cartas frescas e fará máis fácil enviar moitas letras sen ter que facer cada unha delas completamente nova.
Aínda que atendas ás persoas que están en situacións sensibles e necesitas protexer as súas identidades, hai formas de contar as súas historias sen comprometer a súa privacidade.
05 - Teña unha persoa real asinar as túas cartas
06 - Engadir unha nota persoal e escrita a man
Ao mencionar un evento recente que o donante asiste, ambos lembrarán ao doador dunha experiencia agradable e engadirán autenticidade á nota. Considere ter unha festa de anotación con voluntarios que poida escribir notas sobre cartas ou anexar notas post-it con mensaxes manuscritas.
07 - Incluír un sobre de resposta
Moitos donantes manteñen estes sobres e os utilizan para un agasallo máis tarde ... ou mesmo de inmediato. Andrew Olsen of Fundraising Fundamentals está entusiasmado coa inclusión de sobres de resposta en cartas de agradecemento. Descubriu entidades de caridade que utilizan esta táctica para que novos donantes teñan "taxas de conversión de 2º don que están en calquera lugar do 8% -12% máis que as organizacións que non as inclúen".
08 - Use a letra como recibo de impostos
Moitas veces, as cartas xeralmente inclúen as divulgacións axeitadas cada vez que un donante dá, xa sexa en liña, por cheque ou a través de entrega mensual .
É unha boa práctica tamén proporcionar un resumo de entrega para o ano a principios do próximo ano, só no momento en que os donantes adoitan preparar as súas declaracións . Basta lembrar que un recibo non é un agradecemento . O recibo debe ser unha parte menor da carta.
09 - Invitar máis participación
No mundo de hoxe onde pode estar solicitando doazóns de persoas de todo o mundo, o compromiso pode ser alcanzado a través de redes sociais . Incentive o seu doador a seguir a súa organización en Facebook e Twitter ou en calquera outra rede social na que participe.
Como non hai hipervínculos nunha carta enviada por correo electrónico, dá o enderezo do teu sitio web e asegúrate de que os teus botóns de redes sociais sexan fáciles de atopar.
Inclúe unha invitación explícita para visitar o sitio web e facer clic neses botóns e rexistrarte para o seu boletín electrónico ou outras comunicacións. As iconas de redes sociais son algúns dos elementos máis importantes no sitio web da túa caridade.
10 - Engadir un postscript e proporcionar información de contacto
Para o PS dunha carta de agradecemento, é posible que desexe remitir outra vez á historia que proporcionou ("Michael e Jane están seguros e felices por ti") ou poñer información de contacto importante alí.
Os donantes deberían ter o nome, número de teléfono e enderezo de correo electrónico de alguén da organización que poidan contactar con preguntas. O servizo ao cliente é tan importante para as organizacións sen ánimo de lucro como para as empresas, polo que é fácil que un donante poida atopar unha persoa real se eles teñen un problema.