Boa xestión de oficina é boa para a súa liña inferior
1. Establecer rutinas de xestión de oficina e adherirse a elas.
As tarefas rutineiras requiren procedementos de rutina se quere manterse organizado e manter as cousas funcionando sen problemas.
Configurar rutinas para o manexo de documentos e sistemas de oficina. Por exemplo, se é posible, cada parte do papel que entra na súa oficina debe ser manexada unha vez, actuando e arquivada, non apegada a unha mesa. Do mesmo xeito, as comunicacións dixitais, como os correos electrónicos, deberían ser priorizadas e actuar inmediatamente de ser posible ou marcadas para futuras accións.
Os sistemas de Office, que inclúen ordenadores de sobremesa, portátiles, servidores de ficheiros, impresoras multifuncionais e dispositivos móbiles, necesitarán procedementos de administración e de emerxencia. Cando o sistema falla ou falla un equipo relacionado co ordenador, todos na súa oficina deben saber quen chamar e non facer (como intentar solucionar o problema). Aprenda os 3 pasos para protexer os seus datos empresariais críticos.
2. Configurar responsabilidades claramente delineadas.
A boa xestión da oficina depende de quen sabe quen é o responsable do que son as persoas responsables de facer as cousas.
Que pasaría, por exemplo, se a compra para a súa pequena empresa fose feita por quen sempre? Poderías atopar papel de impresora cando o necesites? Poñer unha persoa encargada de ordenar todos os equipos e materiais soluciona o problema e mantén as cousas funcionando sen problemas. Que os empregados envíen por correo electrónico á persoa designada calquera solicitude de subministración ou publique unha lista manuscrita nun lugar destacado onde a xente poida engadir o que necesitan.
É o mesmo coa administración de sistemas (computador). Debe ter unha persoa responsable da seguridade dos seus sistemas informáticos e facer un seguimento de cousas como contas, contrasinais e software. Usar sistemas baseados en cloud para aplicacións de oficina, software de contabilidade e almacenamento de datos é unha solución ideal para pequenas empresas, pero aínda necesita ter unha persoa confiable asignada para realizar tarefas administrativas, como engadir / eliminar usuarios, asignar permisos, etc.
3. Manteña rexistros e mantén actualizados os rexistros da súa empresa.
Manter os rexistros soa como a parte máis fácil da boa xestión de oficina - ata que considere a necesidade de manter estes rexistros accesibles e actualizados. Pero a primeira regra para ser un bo director de oficina axudaralle a aprehender isto; fai actualizar rexistros dunha rutina de oficina. Cando obtén un novo cliente ou cliente, por exemplo, só leva un momento ingresalo na súa base de datos de contactos. A continuación, só levará outro momento ou dous para actualizar o rexistro despois de falar con el no teléfono.
(Téntao tamén que a maioría das xurisdicións teñen Actos de privacidade que regulan o manexo da información do cliente).
4. Pase un paseo pola súa oficina e teña sentado.
¿O teu escritorio é un exemplo de xestión espacial ou mala xestión do espazo?
Cando camiñas pola oficina, tes que desviar os obstáculos ou correr o risco de atravesar algo?
Cando se senta nunha mesa, ¿podería funcionar cómodamente alí? ¿Están as cousas organizadas lóxicamente para que as cousas que máis usaría na mesa estean máis preto?
Hai moitas cousas abarrotadas en oficinas hoxe en día, desde a impresora ata os armarios de presentación . Para unha boa xestión de oficinas, debes estar seguro de que todas as cousas na oficina están organizadas para a máxima eficiencia e máxima seguridade. Os conceptos básicos do deseño de pequenos ou fogares ofrecen consellos para satisfacer con seguridade as necesidades de enerxía, iluminación e ventilación do seu espazo de oficina .
5. Programe o traballo tedioso.
É moi fácil poñerlle as cousas que non che gusta e a maioría dos empresarios non gozan de tarefas como a presentación , o envío e a recepción ou a contabilidade, mesmo os xestores de oficina.
Desafortunadamente, unha oficina, como unha cociña, non funcionará ben sen que se fagan as tarefas.
Se es un pequeno empresario que está en condicións de non poder asignar o que vexa como un traballo aburrido ou desagradable para alguén, obrigate a facelo regularmente programando o tempo cada semana por iso. Tome unha mañá ou unha tarde, por exemplo, e gasta facer chamadas en frío , devolver consultas de correo electrónico non prioritarias, facer mensaxes en redes sociais , recuperar contabilidade ou actualizar os rexistros.
6. Delegar e subcontratar.
Nun mundo perfecto, todos só estarían facendo o que el ou ela tiña tempo para facer e fíxoo ben. Como o mundo non é perfecto, en cambio, moita xente está facendo cousas que non teñen tempo ou talento para facelo ben.
Delegar e outsourcing non só pode mellorar a xestión da súa oficina de pequenas empresas, senón tamén para concentrarse nos seus talentos, mellorando así a súa liña de fondo. Un asistente a tempo parcial ou virtual pode ser capaz de manexar moitas tarefas administrativas ou administrativas. Para máis información sobre a delegación, consulte Decidir delegado .
7. Facer que a planificación empresarial sexa unha prioridade.
Moitos propietarios de pequenas empresas pasan os seus días actuando e reaccionando e despois preguntan por que parecen estar xirando as súas rodas. A planificación empresarial é un compoñente importante da boa xestión de oficinas e debe ser parte da súa rutina habitual de xestión de oficinas.
Os propietarios de pequenos negocios exitosos pasan o tempo todas as semanas na planificación empresarial, e moitos usan as sesións diarias de planificación empresarial como ferramenta para a definición e crecemento de obxectivos.
Esta guía de planificación empresarial é un gran impulso para conseguir os seus esforzos de planificación empresarial. el establece un marco de planificación empresarial para a súa pequena empresa e ofrece recursos sobre todo desde a redacción dunha declaración de visión a través das regras para a definición de obxectivos comerciais .
Se tes persoal, involúcelos na planificación empresarial , formal ou informal.
Vai amar a diferenza
Non deixes que o caos interfire coa actividade. Unha vez que comece a aplicar estes sete principios de boa xestión de oficinas, quedarás sorprendido coa diferenza que fai boa xestión de oficina e canto máis negocios fas.
Ver tamén:
Por que a computación en nube é ideal para pequenas empresas
Dominar o teu sistema de arquivo